Überblick

Nach einer Stornierung, Umbuchung oder Änderung kann eine bereits bezahlte Rechnung eine Überzahlung ausweisen. Ab Converia 9.4 können Sie diesen überzahlten Betrag bei Nutzung von Converia Pay direkt im Backoffice erstatten.

Damit eine Erstattung ausgelöst werden kann, muss die betreffende Rechnung angepasst worden sein und eine Überzahlung ausweisen.

Voraussetzungen

Sie verwenden Converia 9.4 oder neuer.
Converia Pay wird für die Zahlungsabwicklung genutzt.
Die Rechnung weist eine Überzahlung aus.
Sie haben Zugriff auf Verwaltung → Anmeldung → Rechnungen.

Konfiguration / Vorgehen

Öffnen Sie Verwaltung → Anmeldung → Rechnungen.
Öffnen Sie die überzahlte Rechnung.
Wechseln Sie in den Tab Zahlungen.
Klicken Sie im Abschnitt Erstattungsvorgänge auf Vorgang anstoßen.
Wählen Sie die Zahlung aus, die erstattet werden soll.
Legen Sie den Erstattungsbetrag fest. Das System schlägt automatisch den überzahlten Betrag vor.
Geben Sie bei Bedarf einen zusätzlichen Verwendungszweck für die Erstattung ein. Dieser wird an den automatisch erzeugten Verwendungszweck "Rechnungsnummer - Erstattung - Refund" angehängt.

Nach dem Anstoßen wird die Erstattung über Converia Pay verarbeitet.

Anwendungsfälle

Eine Rückerstattung kann z.B. erforderlich sein, wenn:

eine Teilnahme storniert wurde,
eine Umbuchung zu einem niedrigeren Rechnungsbetrag führt,
eine Buchung geändert wurde und dadurch eine Überzahlung entstanden ist.

Hinweise

Sie können maximal den überzahlten Betrag erstatten.
Erstattungen können nicht rückgängig gemacht werden.
Nutzen Sie Kommentare, um Abweichungen und Entscheidungen, z.B. Kulanzregelungen, für andere Backoffice-Bearbeiter nachvollziehbar zu dokumentieren.
Bei einer Überweisung kann es einige Tage dauern, bis die Erstattung auf dem Konto gutgeschrieben wird.
Bei einer Kreditkartenzahlung kann die Gutschrift bis zu sechs Wochen dauern.
Wenn Sie die Rückerstattung nicht selbst durchführen möchten, kann die Bearbeitung weiterhin durch das Converia Pay-Team als kostenpflichtige Zusatzleistung erfolgen.

FAQs

Warum kann ich keine Erstattung anstoßen?

Eine Erstattung ist nur möglich, wenn die Rechnung eine Überzahlung ausweist und Converia Pay verwendet wird. Die Funktion steht ab Converia 9.4 zur Verfügung.

Kann ich mehr als den überzahlten Betrag erstatten?

Nein. Der Erstattungsbetrag ist auf die vorhandene Überzahlung begrenzt.

Kann ich eine bereits angestoßene Erstattung rückgängig machen?

Nein. Eine angestoßene Erstattung kann nicht rückgängig gemacht werden.

Wird eine Rückerstattung automatisch durch eine Stornierung oder Umbuchung ausgelöst?

Nein. Sie müssen zunächst die Buchung und Rechnung entsprechend anpassen. Eine vorhandene Überzahlung wird anschließend separat erstattet.

Kann das Converia Pay-Team die Rückerstattung weiterhin übernehmen?

Ja. Die Bearbeitung durch das Converia Pay-Team steht weiterhin als kostenpflichtige Zusatzleistung zur Verfügung.

Converia Pay: Rückerstattung überzahlter Rechnungen