Überblick
E-Mails werden über Massenaktionen aus der Liste nach Verplanungen versendet. Vor dem Versand filtern Sie die Liste, wählen Einträge aus und starten den Versand. Je nach E-Mail-Typ ändert sich der Einladungsstatus automatisch oder bleibt unverändert. Zusätzlich können Sie Versanddaten einsehen und nach Zeiträumen filtern.
Voraussetzungen
Zugriff auf Verwaltung → Beitragseinreichung → Vorsitzende/Referent:innen.
Es gibt Einträge in der Liste nach Verplanungen.
Konfiguration / Vorgehen
Öffnen Sie Verwaltung → Beitragseinreichung → Vorsitzende/Referent:innen.
Wechseln Sie in die Liste nach Verplanungen.
Filtern Sie die Liste nach den gewünschten Kriterien.
Markieren Sie die gewünschten Einträge.
Starten Sie eine Massenaktion zum E-Mail-Versand.
Wählen Sie im Overlay den passenden E-Mail-Typ Referent:innen allgemein, Einladung oder Erinnerung Einladung.
Wählen Sie die passende Vorlage für Betreff und Inhalt oder geben Sie Ihren Inhalt manuell ein.
Versenden Sie die E-Mail(s).
Hinweise
Achten Sie auf den Typ der E-Mail:
Bei „Einladung“ oder „Erinnerung Einladung“ wird der Einladungsstatus auf „eingeladen“ gesetzt.
Bei allgemeinen E-Mails ändert sich der Einladungsstatus nicht.
Bei Erinnerungen wird das Versanddatum als Datum der letzten Erinnerung gespeichert.
In der Liste nach Verplanungen sehen Sie u.a.:
Datum der letzten Einladungs-E-Mail
Anzahl bereits versendeter Erinnerungen
Status „In Warteschleife“ (E-Mail ist noch nicht verarbeitet)
Filter nach Zeiträumen: Letzte Einladung älter als eine Woche / zwei Wochen / einen Monat / drei Monate.
Es gibt einen besonderen Ersetzer Link zum Verwaltungsmodul für Referenten, der einen direkten Link ins Referent:innenportal erzeugt.