Überblick
In Converia können Beiträge und Sessions entweder eingereicht (mit Bewertungsprozess) oder eingeladen (direkt planbar) sein. Das Referent:innen-Management (Invitee-Tool) unterstützt Sie dabei, eingeladene Vorsitzende und Referent:innen zu verwalten – inklusive Statussteuerung, E-Mail-Kommunikation, Ersatzpersonen und einem Frontend-Portal für den Selfservice eingeladener Personen.
Das Invitee-Tool besteht aus zwei Teilen:
Backoffice-Modul: Verwaltung von Einladungen, Status, Listen und Massenaktionen.
Frontend-Portal: Zu-/Absage, ggf. Abstractbearbeitung, Upload von Präsentationen und weitere veranstaltungsspezifische Funktionen.
Da es sich um ein kostenpflichtiges Zusatzmodul handelt, muss das Referent:innen-Management für Ihre Veranstaltung freigeschaltet werden, bevor Sie es nutzen können.
Voraussetzungen
Das Referent:innen-Management (Invitee-Tool) ist für die Veranstaltung freigeschaltet.
Falls nicht: Freischaltung durch das Converia Team veranlassen.
Zugriff auf Verwaltung → Beitragseinreichung → Vorsitzende/Referent:innen
Konfiguration / Vorgehen
1) Invitee-Tool freischalten lassen
Kontaktieren Sie das Converia Team, um das Referent:innen-Management (Invitee-Tool) für Ihre Veranstaltung freizuschalten.
Prüfen Sie nach der Freischaltung im Backoffice, ob die zugehörigen Verwaltungsbereiche verfügbar sind.
2) Inhalte und Einladungen nutzen
Entscheiden Sie, ob Inhalte als eingereicht (mit Bewertung) oder eingeladen (direkt planbar) angelegt werden sollen.
Legen Sie eingeladene Beiträge bzw. Sessions im Backoffice oder im Konferenzplaner an.
Ordnen Sie Personen über Eingeladene Person hinzufügen Beiträgen oder Sessions zu.
Steuern Sie die Anzeige im Konferenzplan über den Einladungsstatus (z.B. sichtbar bei „Akzeptiert“).
Versenden Sie Einladungen und Erinnerungen über Massenaktionen und nutzen Sie bei Bedarf Ersatzpersonen.
Aktivieren und konfigurieren Sie das Frontend-Portal, damit eingeladene Personen Aufgaben selbst erledigen können.
Anwendungsfälle
Einladung und Verwaltung vieler Referent:innen/Vorsitzende mit Statusübersicht
Erinnerungen vor Programmveröffentlichung oder Deadlines
Ersatzpersonenprozess nach Absage
Selfservice im Portal (Zu-/Absage, ggf. Bearbeitung/Upload)
Hinweise
Ein eingeladener Beitrag kann nicht in einen eingereichten Beitrag umgewandelt werden (analog für Sessions).
Achtung: Wenn Sie eine:n eingeladene:n Referent:in zu einem eingereichten Beitrag hinzufügen, wird der Beitrag automatisch zu einem eingeladenen Beitrag.