Überblick
Im Backoffice gibt es einen zentralen Bereich zur Verwaltung von eingeladenen Vorsitzenden und Referent:innen. Dort stehen zwei Listen zur Verfügung: eine Ansicht nach Verplanungen (Person kann mehrfach erscheinen) und eine Ansicht nach Personen (jede Person nur einmal). In der Ansicht nach Verplanungen können Sie Massenaktionen ausführen, z.B. E-Mails versenden, Ersatzpersonen aktivieren oder Daten exportieren.
Voraussetzungen
Das Referent:innen-Management (Invitee-Tool) ist für die Veranstaltung freigeschaltet.
Falls nicht: Freischaltung durch das Converia Team veranlassen.
Zugriff auf Verwaltung → Beitragseinreichung → Vorsitzende/Referent:innen
Konfiguration / Vorgehen
Navigieren Sie zu Verwaltung → Beitragseinreichung → Vorsitzende/Referent:innen.
Wählen Sie die passende Liste:
Liste nach Verplanungen: Eine Person kann mehrfach erscheinen, wenn sie in mehreren eingeladenen Beiträgen/Sessions verplant ist.
Liste nach Personen: Jede eingeladene Person erscheint einmal; zusätzlich sehen Sie die Anzahl der Verplanungen.
Öffnen Sie Details zu einer Person, indem Sie in der Liste nach Personen auf den Namen klicken.
Nutzen Sie in der Liste nach Verplanungen die Massenaktionen (z.B. E-Mails versenden, Ersatzpersonen aktivieren, Export).
Hinweise
Die Liste nach Verplanungen kann in einingen Converia-Versionen „Liste nach Autor:innen“ heißen.
Massenaktion „Ersatzperson aktiv setzen“:
Die Ersatzperson wird zur Vorsitzenden bzw. zum Referenten mit Status „Geplant“.
War die ausgetauschte Person gleichzeitig Hauptverantwortliche bzw. Submitter:in, wird auch diese Rolle auf die neue Person übertragen.