Überblick
In Converia können für dieselbe Person mehrere Personenkonten entstehen, z.B. wenn Personen durch Dritte angelegt werden oder wenn sich eine Person mehrfach selbst registriert. Converia erkennt solche möglichen Dubletten automatisch, wenn E-Mail-Adresse, Vorname und Name weitgehend übereinstimmen und nur geringfügige Unterschiede vorliegen, z.B. durch Umlaute, Akzente oder Tippfehler.
Der Dublettenabgleich dient dazu, solche Personenkonten zu prüfen und bei eindeutiger Übereinstimmung zusammenzuführen.
Wichtig: Führen Sie Personen nur dann zusammen, wenn eindeutig feststeht, dass es sich um dieselbe Person handelt. Falsch zusammengeführte Personen lassen sich nur mit hohem Aufwand wieder trennen und können zu Datenschutzproblemen führen.
Voraussetzungen
Zugriff auf Verwaltung → Personenverwaltung → Dublettenabgleich
Sie haben Zugriff auf die betroffenen Konferenzen. Nutzer im Backoffice können nur Dubletten aus Konferenzen abgleichen, für die sie selbst berechtigt sind. Personendatensätze aus anderen Konferenzen können nur von Administratoren abgeglichen werden.
Konfiguration / Vorgehen
Öffnen Sie Verwaltung → Personenverwaltung → Dublettenabgleich.
Grenzen Sie die angezeigten Dubletten bei Bedarf ein. Sie können die Ansicht auf die aktuelle Konferenz beschränken, nach Personennamen suchen oder nach Rollen filtern.
Prüfen Sie die beiden vorgeschlagenen Personendatensätze sorgfältig. Converia stellt die Daten beider Personen direkt gegenüber.
Beachten Sie die farbliche Kennzeichnung in der Ergebnisspalte:
Orange markierte Felder enthalten unterschiedliche Werte.
Grün markierte Felder enthalten identische Werte.
Prüfen Sie, ob beide Datensätze tatsächlich dieselbe Person betreffen. Achten Sie besonders auf:
gleiche E-Mail-Adresse
übereinstimmende Institution oder Organisation
mögliche Verwechslungen bei häufigen Namen
Führen Sie die Personen nicht zusammen, wenn Zweifel bestehen. Nutzen Sie in diesem Fall:
Speichern ohne Abgleich, wenn das Personenpaar später erneut geprüft werden soll
Als nicht abgleichbar markieren, wenn das Personenpaar nicht mehr als Dublette geführt werden soll
Wählen Sie bei eindeutiger Übereinstimmung für jedes orange markierte Feld den passenden Wert für die Ergebnisspalte aus. Verwenden Sie dazu den >-Button.
Starten Sie anschließend den Dublettenabgleich, um das Personenpaar zusammenzuführen.
Prüfen Sie vor dem Abschluss die am Ende der Seite aufgeführten Buchungen und Beiträge beider Personen. So erkennen Sie, welche Verknüpfungen aus beiden Datensätzen übernommen werden.
Hinweise
Seien Sie besonders vorsichtig bei unterschiedlichen E-Mail-Adressen, ähnlichen oder häufigen Namen sowie abweichenden Institutionen. In solchen Fällen kann es sich um verschiedene Personen handeln.
Wenn eine Person durch Dritte angelegt wird, vergibt Converia einen automatisch erzeugten Anmeldenamen. Dieser setzt sich aus der E-Mail-Adresse und einem Zusatz zusammen, meist _g oder _x_g. Beim Dublettenabgleich sollten Sie selbst vergebene Anmeldenamen gegenüber automatisch erzeugten bevorzugen.
Für die Auswahl der zu übernehmenden Werte gilt:
Bevorzugen Sie aktuellere Daten anhand des Registrierungsdatums.
Bevorzugen Sie bei E-Mail-Adressen die von der Person selbst hinterlegten Angaben.
Übernehmen Sie Adressdaten möglichst vollständig von einer Seite, damit die Adresse konsistent bleibt.
Beim Dublettenabgleich wird eine neue Person erstellt, die die Funktionen beider ursprünglichen Personen vereint, z.B. Buchungen und Beiträge. Die ursprünglichen Personenkonten werden gelöscht. Deren Zugangsdaten bleiben weiterhin gültig und führen zum neuen Personenkonto.
In der Übersicht der Aktivitäten sehen Sie nur Details aus den Konferenzen, für die Sie selbst eine Berechtigung haben.
Falls Converia zwei Personendatensätze der gleichen echten Person nicht automatisch erkennt, können Dublettenpaare auch manuell über Personendetails → Dubletten → Dublette hinzufügen hergestellt werden.
FAQs
Wann sollte ich zwei Personen nicht zusammenführen?
Führen Sie Personen nicht zusammen, wenn Zweifel bestehen, ob beide Datensätze tatsächlich dieselbe Person betreffen. Das gilt besonders bei unterschiedlichen E-Mail-Adressen, häufigen Namen oder abweichenden Institutionen.
Was ist der Unterschied zwischen Speichern ohne Abgleich und Als nicht abgleichbar markieren?
Mit Speichern ohne Abgleich bleibt das Personenpaar für einen späteren Durchlauf erhalten und wird erneut vorgeschlagen. Mit Als nicht abgleichbar markieren wird das Personenpaar nicht mehr als Dublette geführt.
Was passiert mit Buchungen, Beiträgen und Zugangsdaten?
Die neue zusammengeführte Person vereint die Funktionen beider ursprünglichen Personen. Die ursprünglichen Personenkonten werden gelöscht. Vorhandene Zugangsdaten bleiben jedoch gültig und führen künftig zum neuen Personenkonto.
Kann ich konferenzübergreifend alle Dubletten selbst abgleichen?
Nein. Nutzer im Backoffice können nur Dubletten aus Konferenzen abgleichen, für die sie selbst berechtigt sind. Personen aus anderen Konferenzen können nur von Administrator:innen abgeglichen werden.
Was kann ich tun, wenn eine Dublette nicht automatisch erkannt wurde?
Dublettenpaare können auch manuell über Personendetails → Dubletten → Dublette hinzufügen hergestellt werden.