Überblick
Die Personenverwaltung zeigt standardmäßig Personen, die mit der aktuell ausgewählten Veranstaltung verknüpft sind, z.B. über Buchungen oder Beiträge. Zusätzlich kann eine konferenzunabhängige Personensuche verfügbar sein, um alle Personendatensätze aus dem eigenen Zugriffsbereich anzuzeigen. Der Artikel hilft Ihnen dabei, Personen schneller zu finden und die angezeigten Datensätze für typische Arbeitsaufgaben gezielt zu filtern.
Voraussetzungen
Zugriff auf Verwaltung → Personenverwaltung
Konfiguration/Vorgehen
Personen finden
Öffnen Sie Verwaltung → Personenverwaltung.
Suchen Sie nach Namen oder E-Mail-Adresse.
Nutzen Sie bei Bedarf die verfügbaren Filter, um die Personenliste weiter einzugrenzen.
Arbeiten Sie je nach Freischaltung entweder veranstaltungsbezogen oder konferenzunabhängig.
Filter in der Personenliste verwenden
Öffnen Sie in Verwaltung → Personenverwaltung den gewünschten Filterbereich.
Aktivieren Sie die passenden Filterkriterien.
Kombinieren Sie mehrere Filter, wenn Sie die Trefferliste weiter einschränken möchten.
Prüfen Sie die angezeigten Ergebnisse in der Personenliste.
Filter für Autor:innen
Der Filter Autor:innenfilter unterstützt Sie bei der Auswertung von Personen im Zusammenhang mit Einreichungen, Beiträgen und Rollen im Einreichungsprozess.
Verfügbare Filterkriterien:
Kriterien für Autor:innensuche
Autor:innen/Chairs
Einreicher:in
Präsentierende:r
Einladungsstatus
Einladungsstatus eingrenzen
Videoaufzeichnung
zugeordnete Session wird aufgezeichnet
akzeptierte Beiträge
Abstracts
Manuscripte
abgelehnte Beiträge
Abstracts
Manuscripte
Beiträge Überarbeitung nötig
Abstracts
Manuscripte
Unvollständig
… abgebrochene Abstracts
… fehlende Manuscripte
Autor:in hat zugesagt
Ja
Nein
Keine Aussage
Damit können Sie z.B. gezielt alle präsentierenden Personen, alle Einreicher:innen mit unvollständigen Unterlagen oder alle Autor:innen mit akzeptierten Beiträgen anzeigen.
Filter für Teilnehmende
Der Filter Teilnehmende unterstützt Sie bei der Auswertung von Personen im Zusammenhang mit Anmeldung, Rechnung und Check-In.
Verfügbare Filterkriterien:
Rechnungskriterien
Angemeldet
Nicht angemeldet
Eingecheckt
Check-In-Listen
Auswahl einer bestimmten Check-In-Liste
Teilnahme storniert
Rechnungsstatus
Offene Rechnung
Teilw. bezahlte Rechnung
Bezahlte Rechnung
Nachweispflicht
ignoriert
alle
nicht erbracht
ungeprüft
verifiziert
ungültig
Damit können Sie z.B. alle angemeldeten Personen mit offener Rechnung, alle eingecheckten Personen oder alle Teilnehmenden mit einem bestimmten Nachweisstatus filtern.
Datenqualität sicherstellen
Prüfen Sie bei Änderungen an Personendaten, ob bereits ein passender Datensatz vorhanden ist.
Achten Sie besonders auf mögliche Dubletten.
Prüfen Sie die Sprachzuordnung der Person, wenn die Kommunikation mehrsprachig erfolgt
Hinweise
Die verfügbaren Filter hängen davon ab, welche Module und Prozesse in Ihrer Veranstaltung genutzt werden.
Mehrere Filter können kombiniert werden.
Wenn Personen doppelt vorhanden sind, sollte dies über einen Dublettenabgleich gelöst werden und nicht durch das Überschreiben von Daten in einem einzelnen Datensatz
FAQs
Warum sehe ich nicht alle Personen in der Personenübersicht?
Standardmäßig zeigt die Personenverwaltung Personen, die mit der aktuell ausgewählten Veranstaltung verknüpft sind. Je nach Konfiguration kann zusätzlich eine konferenzunabhängige Personensuche verfügbar sein.
Wann sollte ich Filter verwenden?
Filter sind hilfreich, wenn Sie gezielt bestimmte Personengruppen bearbeiten oder prüfen möchten, z.B. präsentierende Autor:innen, Teilnehmende mit offener Rechnung oder Personen mit einem bestimmten Nachweisstatus.
Was sollte ich bei doppelten Personendatensätzen tun?
Doppelte Datensätze sollten nicht manuell in einem Datensatz überschrieben werden. Nutzen Sie dafür den vorgesehenen Dublettenabgleich.
Wenn Sie möchten, formuliere ich als Nächstes auch noch den Artikel „Personen verwalten“ im gleichen Stil um.