Überblick
Im Check-In werden Buchungsinformationen kompakt angezeigt, damit das Personal schnell entscheiden kann, ob ein Einlass möglich ist. Die Anzeige nutzt Textinformationen und Farbcodierungen und bietet Aktionen, um offene Punkte (z.B. Zahlung oder Nachweis) direkt zu klären.
Voraussetzungen
Zugriff auf Verwaltung → Anmeldung → Check-In.
Passende Check-In-Liste ist ausgewählt.
Vorgehen
1) Person finden
Navigieren Sie zu Verwaltung → Anmeldung → Check-In.
Nutzen Sie einen der Wege:
Scan (Barcode auf Buchungsbestätigung oder QR-Code auf Badge).
Suche über Namen (mind. 3 Buchstaben).
2) Entscheidung treffen und einchecken
Grün (Bedingungen erfüllt): Check-In direkt durchführen.
Orange (Zahlung/Nachweis offen):
Prüfen/klären Sie den fehlenden Punkt.
Führen Sie danach den Check-In durch.
Rot (Ungültige/stornierte Buchung): Kein Check-In möglich.
3) Offenen Betrag behandeln
Wenn eine Zahlung vor Ort entgegengenommen wird, hinterlegen Sie die Zahlung an der Buchung.
Alternativ: Wenn ein Nachweis vorliegt (z.B. Überweisungsbeleg) oder der offene Betrag am Einlass nicht relevant ist, wählen Sie Offenen Betrag ignorieren und führen Sie den Check-In aus.
Für Ticketing-Kund:innen gelten zusätzliche Vorgaben zur Verbuchung von Vor-Ort-Zahlungen.
4) Nachweis oder Mitgliederstatus prüfen
Nachweis prüfen: Wenn nachweispflichtige Teilnahmearten vorhanden sind und Nachweise fehlen/ungeprüft/ungültig sind, prüfen Sie den Nachweis im Rahmen des Check-Ins. Der Status muss verifiziert sein, damit Check-In möglich ist.
Mitgliederstatus prüfen: Wenn eine Mitgliederbuchung existiert, der Status aber nicht aktiv ist, setzen Sie den Status im Mitgliedereintrag ggf. auf aktiv, damit Check-In möglich ist.
5) Check-Out (Auschecken)
Stellen Sie sicher, dass inklusive anwesender Besucher aktiv ist.
Checken Sie die Person aus.
Hinweise
Ticketing-Kund:innen: Barzahlungen müssen ggf. in Rechnungsdetails verbucht und organisatorisch korrekt an Converia gemeldet werden.