Converia unterstützt Veranstalter beim Einlass vor Ort, beim Drucken von Badges und bei der Erfassung von Anwesenheiten. Die Software kann einfache Check-ins ebenso abbilden wie tageweise Anwesenheit, Ein- und Auschecken oder raumweisen Einlass für einzelne Sessions.
Wie funktioniert der Einlass mit Converia für große Veranstaltungen?
Teilnehmende kommen mit dem QR-Code aus der Anmeldebestätigung zur Veranstaltung. Vor Ort können Veranstalter den QR-Code mit der mobilen Check-in-App scannen.
Die Check-in-App zeigt direkt den Status der teilnehmenden Person an. Wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, kann die Person eingecheckt werden.
Für größere Veranstaltungen können zusätzliche Vor-Ort-Prozesse eingesetzt werden, zum Beispiel:
Self-Service-Terminals
automatischer Badge-Druck
Check-in-Counter
mobile Geräte für das Veranstaltungsteam
Damit lassen sich unterschiedliche Einlasssituationen abbilden, vom klassischen Counter bis zu stärker automatisierten Check-in-Prozessen.
Welche Badge-Optionen bietet Converia?
Converia unterstützt verschiedene Wege für Namensschilder und Badges:
Print-at-Home-Badge als PDF mit dem Ticket
Vorab-Druck des Badges per Seriendruck
Vor-Ort-Druck am Counter oder an einer Self-Service-Station
Die Badges können pro Veranstaltung im Design angepasst werden. Auf dem Badge lassen sich unterschiedliche Personeninformationen ausgeben, zum Beispiel Name, Organisation oder QR-Code.
Auch eine farbliche Unterscheidung von Teilnahmegruppen ist möglich. Beispiele sind:
blau für Teilnehmende
grün für Referierende
gelb für Konferenzpersonal
Welche Check-in-Modi werden unterstützt?
Converia unterstützt vier Check-in-Modi:
Einfacher Check-in: Erfassung eines Zeitstempels beim Einlass
Ein- und Auschecken: Erfassung von Eintritts- und Austrittszeit
Tageweiser Check-in: Erfassung der Anwesenheit pro Veranstaltungstag
Raumweiser Einlass: Erfassung der Anwesenheit pro Raum oder Session mit Zeiterfassung
Der raumweise Einlass eignet sich insbesondere für Veranstaltungen, bei denen Anwesenheitsnachweise erforderlich sind, zum Beispiel bei medizinischen Fortbildungen mit CME-Punkten.
Liefert Converia die Hardware für Check-in und Badge-Druck?
Nein. Converia ist Software-Anbieter.
Die Software kann auf unterschiedlichen Geräten eingesetzt werden, darunter:
Laptops
Tablets
mobile Endgeräte mit Browser
spezialisierte Self-Service-Stationen
Die Check-in-App läuft auf mobilen Endgeräten mit Browser. Für Hardware wie Stelen, Drucker oder Scanner arbeitet Converia mit lokalen Spezialisten zusammen und unterstützt bei Auswahl und Einrichtung.
Woher bekomme ich das Papier für die Badges?
Converia unterstützt verschiedene Badge-Formate für den Vorab-Druck und den Vor-Ort-Einsatz.
Die Badges sind beidseitig bedruckbare Butterfly-Badges im Format 97 × 86 mm. Sie können mit individuellen Inhalten gestaltet werden, zum Beispiel:
Name
Firma
QR-Code
farbliche Kennzeichnung
Für den Druck stehen verschiedene Blanko-Bögen zur Verfügung:
Druckbögen mit einem Einzelbadge
Druckbögen mit drei Badges pro A4-Seite
Die Blanko-Bögen enthalten eine Lochstanzung für Lanyards oder Clips und können direkt über Converia bezogen werden.
Gut zu wissen
Der Check-in erfolgt über den QR-Code aus Ticket oder Anmeldebestätigung.
Die mobile Check-in-App zeigt den Status der teilnehmenden Person direkt an.
Für große Veranstaltungen können Self-Service-Terminals und automatischer Badge-Druck eingesetzt werden.
Converia unterstützt Print-at-Home-Badges, Vorab-Druck und Vor-Ort-Druck.
Es gibt verschiedene Check-in-Modi für einfachen Einlass, Tagesanwesenheit und raumweise Zeiterfassung.
Converia liefert keine Hardware, unterstützt aber bei Auswahl und Einrichtung geeigneter Geräte.
Badge-Papier im passenden Format kann direkt über Converia bezogen werden.