Überblick
Der Check-In vor Ort unterstützt das Personal am Einlass dabei, Teilnehmende schnell zu finden, ihren Status zu prüfen und den Einlass zu entscheiden. Der Check-In kann manuell (Suche) oder per Scan (Barcode/QR-Code) erfolgen. Beim Scannen wird der Check-In-Status unmittelbar aktualisiert und zusätzliche Hinweise wie Zahlungsstatus oder fehlende Nachweise werden angezeigt.
Voraussetzungen
Zugriff auf das Converia Backoffice mit Berechtigung für Verwaltung → Anmeldung → Check-In.
Mindestens eine Check-In-Liste ist verfügbar (Standardliste wird bei neuen Veranstaltungen automatisch angelegt).
Für Scan-Check-In: Barcode/QR-Code auf Buchungsbestätigung oder Badge liegt vor und ein Scanner ist angeschlossen (optional).
Vorgehen
Check-In am Counter starten
Navigieren Sie zu Verwaltung → Anmeldung → Check-In.
Wählen Sie die passende Check-In-Liste aus (Details siehe Teilartikel „Check-In-Listen vorbereiten“).
Teilnehmende einchecken
Checken Sie Teilnehmende per Scan ein (Barcode/QR-Code) oder suchen Sie die Person über den Namen (mind. 3 Buchstaben).
Prüfen Sie in der Übersicht den Status (u.a. farblich visualisiert).
Führen Sie – je nach Status reminder/relevante Schritte aus:
Alle Bedingungen erfüllt: Check-In ist direkt möglich (grün).
Bedingungen nicht erfüllt (z.B. Zahlung/Nachweis): Nach Prüfung kann Check-In möglich sein (orange).
Buchung storniert/ungültig: Check-In ist nicht möglich (rot).
Check-Out (Auschecken)
Wenn eine Person bereits eingecheckt ist, kann sie ausgecheckt werden.
Voraussetzung: In den Listenoptionen ist inklusive anwesender Besucher aktiviert.
Hinweise
Wenn in der Check-In-Liste mit Scan einchecken aktiviert ist, löst ein Scan den Check-In direkt aus. Eine Prüfung „Bedingung nicht erfüllt“ ist dann nicht möglich.
Vorkonfigurierte USB-Scanner können (je nach Setup) von Converia ausgeliehen werden.
FAQs
Warum wird eine Person beim Scan/Suchen nicht angezeigt?
Typische Ursachen:
Die Person ist nicht Teil der ausgewählten Check-In-Liste und die Option inklusive "Bedingung nicht erfüllt" ist deaktiviert.
Der Scan liefert kein korrektes Scanformat (z.B. fehlender Prefix bei Scanner-Konfiguration).