Überblick
Die Importvorlage enthält die Tabellenblätter Persons, Sessions und Papers. Pro Tabellenblatt sind Spaltenname, Datentyp, Pflichtstatus und ggf. Bedingungen definiert. Nutzen Sie diese Referenz, um Spalten korrekt zu befüllen (z.B. Formate, Eindeutigkeit, Verknüpfungen über External IDs).
Voraussetzungen
Zugriff auf Verwaltung → Beitragseinreichung → Beitragsimport
Sie arbeiten mit der aktuellen Excel-Importvorlage (XLSX) aus dem Importmodul.
Konfiguration / Vorgehen
Öffnen Sie die Importvorlage und wählen Sie das Tabellenblatt Persons, Sessions oder Papers.
Suchen Sie in der passenden Tabelle unten nach Spalte oder Spaltenname.
Prüfen Sie Typ, Pflicht und Bedingung und passen Sie Ihre Werte entsprechend an.
Wenn Sie Verplanung nutzen, beachten Sie Spalten mit Pflichtstatus „Bei Verplanung“.
Hinweise
In den Tabellenblättern Sessions und Papers können bestimmte Verplanungsfelder trotz aktiver Verplanung leer bleiben; dann werden Sessions/Beiträge angelegt, aber nicht verplant (Details in den jeweiligen Tabellenhinweisen).
Rollen in Sessions werden über zusätzliche Spalten mit [Rollenname] abgebildet. Spaltenname und Rollenname müssen übereinstimmen; Rollen können vorab durch Converia Support angepasst/ergänzt werden.
Tabellenblatt Persons
Spalte | Spaltenname | Typ | Pflicht | Bedingung |
A | First Name | Text |
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B | Last Name | Text | Ja |
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C | Address | Text |
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D | Title | Text |
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E | Username | Text |
| Eindeutig im Import bzw. in Converia Installation |
F | Password | Text |
| Password Policy (mindestens 8 Zeichen) |
G | Street | Text |
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H | Postcode | Text |
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I | Town | Text |
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J | Country | Text |
| ISO 3166 ALPHA-2 Format (DE, GB, CH,…) |
K | Phone | Text |
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L | Mobile | Text |
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M | Fax | Text |
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N | University/… | Text |
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O | Department | Text |
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P | Aux | Text |
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Q | Website | Text |
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R | Text | Ja | Valide E-Mail-Adresse | |
S | Job Function | Text |
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T | Suffix | Text |
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U | Lang | Text |
| ISO 639-1 Format (DE, EN,…) |
V | External ID | Text | Ja | Eindeutig im Import bzw. der Veranstaltung |
W | Add Info | Text |
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X | EFN | Text |
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Y | Vita | Text |
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Z | Photo | Text |
| Datei existiert im Importordner |
Tabellenblatt Sessions
Spalte | Spaltenname | Typ | Pflicht | Bedingung |
A | Code | Text |
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B | External ID | Text | Ja | Eindeutig im Import bzw. innerhalb der Veranstaltung |
C | Title | Text |
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D | Topic | Text | Ja | Thema in Veranstaltung angelegt; mehrere Themen kommasepariert möglich; Themenkürzel müssen exakt übereinstimmen |
E | Form of Presentation | Text | Ja | Präsentationsform in Veranstaltung angelegt; interne Namen müssen exakt übereinstimmen |
F | Description | Text |
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G | Submitter external ID | Text | Ja | Verweis auf externe ID einer Person |
H | Date (d.m.Y) | Datum | Bei Verplanung | Format „Datum“: 31.12.2017; Tag existiert im Plan |
I | Start Time (H:i) | Uhrzeit | Bei Verplanung | Format „Uhrzeit“: 08:30:00; innerhalb der Tag-Start-Endzeit; Sekunden werden ignoriert |
J | End Time (H:i) | Uhrzeit | Bei Verplanung | Format „Uhrzeit“: 18:30:00; innerhalb der Tag-Start-Endzeit; Sekunden werden ignoriert |
K | Room | Text | Bei Verplanung | Raum existiert im aktuellen Plan |
L | [Rollenname] | Text |
| Rolle ist in Veranstaltung angelegt; Verweis auf externe ID einer Person; IDs kommasepariert |
M | [Rollenname] | Text |
| Rolle ist in Veranstaltung angelegt; Verweis auf externe ID einer Person; IDs kommasepariert |
N | [Rollenname] | Text |
| Rolle ist in Veranstaltung angelegt; Verweis auf externe ID einer Person; IDs kommasepariert |
Zusatzhinweise zu Sessions
Die Spalten H–K können auch bei aktiver Verplanung leer bleiben; dann wird die Sitzung angelegt, aber nicht verplant.
Die Spalten L–N enthalten standardmäßig vorhandene Rollen; zusätzliche Rollen sind möglich (vorab anpassen lassen) und werden dann in weiteren Spalten ergänzt.
Tabellenblatt Papers
Spalte | Spaltenname | Typ | Pflicht | Bedingung |
A | Code | Text |
|
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B | External ID | Text | Ja | Eindeutig im Import bzw. innerhalb der Veranstaltung |
C | Title | Text |
|
|
D | Topic | Text | Ja | Thema in Veranstaltung angelegt; mehrere Themen kommasepariert möglich |
E | Form of Presentation | Text | Ja | Präsentationsform in Veranstaltung angelegt |
F | Abstract Text | Text |
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G | Abstract File | Text |
| Datei existiert im Importordner |
H | Submitter external ID | Text | Ja | Verweis auf externe ID einer Person |
I | Presenter external ID | Text |
| Verweis auf externe ID einer Person; mehrere IDs kommasepariert |
J | Author external ID | Text |
| Verweis auf externe ID einer Person; mehrere IDs kommasepariert; alle Presenter müssen enthalten sein |
K | Session external ID | Text | Wenn in Sitzung | Verweis auf externe ID einer Sitzung |
L | Start Time (H:i) | Uhrzeit | Bei Verplanung | Format „Uhrzeit“: 08:30:00; innerhalb der Tag-Start-Endzeit; Sekunden werden ignoriert |
M | End Time (H:i) | Uhrzeit | Bei Verplanung | Format „Uhrzeit“: 09:30:00; innerhalb der Tag-Start-Endzeit; Sekunden werden ignoriert |
Zusatzhinweise zu Papers
Die Spalten K–M können auch bei aktiver Verplanung leer bleiben; dann wird der Beitrag angelegt, aber nicht verplant. Die Verplanung ist nur möglich, wenn die referenzierte Sitzung auch verplant wird.
FAQs
Was bedeutet „Bei Verplanung“ in der Spalte „Pflicht“?
Diese Spalte ist erforderlich, wenn Sie beim Import die Verplanung (Zeiten/Räume) nutzen.
Warum stehen bei Sessions Rollen als „[Rollenname]“?
Rollen werden über zusätzliche Spalten abgebildet; Spaltenname und Rollenname müssen übereinstimmen.