Überblick
Wenn eine Rechnung storniert wurde und eine Rückerstattung erfolgt, kann die Erstattung in der Rechnung als negativer Betrag erfasst werden. Dadurch wird der Zahlungsstatus wieder ausgeglichen.
Voraussetzungen
Zugriff auf Verwaltung → Anmeldung → Rechnungen
Eine Rechnung, für die bereits eine Rückerstattung durchgeführt wurde.
ConveriaPay-Kund:innen: Die Funktion Zahlungen hinterlegen ist standardmäßig deaktiviert und muss vor der Nutzung freigeschaltet werden.
Hinweis: Wenn Sie als ConveriaPay-Kund:in vor Ort Zahlungen oder andere externe Zahlungen im System verbuchen möchten, muss die Funktion durch das Converia Support-Team freigeschaltet werden (Anpassung der Nutzer:innenrechte im Rechtemanagement).
Konfiguration / Vorgehen
Navigieren Sie zu Verwaltung → Anmeldung → Rechnungen.
Öffnen Sie die betroffene Rechnung über das Stift-Icon.
Prüfen Sie den Betrag, der zurückerstattet werden soll.
Wechseln Sie zum Reiter Zahlungen.
Fügen Sie im Abschnitt Zahlungen einen negativen Eintrag hinzu.
Optional: Hinterlegen Sie eine externe Referenz.
Wählen Sie die Zahlungsart (vorausgewählt ist die Zahlungsart, die in der Anmeldung gewählt wurde).
Passen Sie ggf. Datum und Datum des Zahlungseingangs an.
Optional: Versenden Sie eine Zahlungsbestätigung.
Klicken Sie auf Speichern, um den Vorgang abzuschließen.
Hinweise
Nach dem Speichern ist der Zahlungsstatus der Rechnung wieder ausgeglichen.
Zahlungsbestätigung: Wird nur versendet, wenn Sie beim Erfassen der Zahlung die Checkbox Mail beim Speichern aktiv auswählen.
FAQs
Wann sollte stattdessen eine Zahlungsstornierung verwendet werden?
Die Stornierungsfunktion für Zahlungen ist ausschließlich für Fehlbuchungen oder für das Übertragen einer Zahlung auf eine andere Rechnung vorgesehen.
Ich sehe den Reiter „Zahlungen“ nicht oder kann keine Zahlung hinzufügen. Woran liegt das?
Häufig fehlen die erforderlichen Rechte. Bei ConveriaPay-Kund:innen ist die Funktion zudem standardmäßig deaktiviert und muss durch das Converia Support-Team im Rechtemanagement freigeschaltet werden.
Wird automatisch eine Zahlungsbestätigung versendet?
Nein. Eine Zahlungsbestätigung wird nur versendet, wenn Sie dies beim Hinterlegen der Zahlung aktiv auswählen.