Converia unterstützt den vollständigen Anmelde- und Buchungsprozess für Veranstaltungen. Teilnehmende können Tickets buchen, Zusatzoptionen auswählen, persönliche Daten angeben, Sonderwünsche hinterlegen und die Zahlung abschließen.
Der Prozess ist so aufgebaut, dass auch komplexere Veranstaltungsmodelle mit Teilnahmekategorien, Workshops, Zusatzleistungen, Gruppenanmeldungen und individuellen Rechnungsanforderungen abgebildet werden können.
Wie läuft der Buchungsprozess für Teilnehmende ab?
Der Buchungsprozess in Converia ist in klar strukturierte Schritte gegliedert.
Typischerweise umfasst der Ablauf:
Teilnahmekategorie wählen
Ticket auswählen
Zusatzoptionen auswählen, zum Beispiel Abendveranstaltung oder Workshops
Persönliche Daten eingeben
Sonderwünsche angeben, zum Beispiel Essen, Shuttle oder Newsletter
Bestellübersicht prüfen und Zahlung abschließen
Bestätigung mit Rechnung und Ticket per E-Mail erhalten
Damit können Teilnehmende ihre Anmeldung strukturiert abschließen und erhalten die relevanten Unterlagen automatisch per E-Mail.
Können zusätzliche Felder im Anmeldeformular abgefragt werden?
Ja. Converia erlaubt zusätzliche Felder im Anmeldeformular.
Diese Felder können als Pflichtfelder oder optionale Angaben eingerichtet werden.
Beispiele sind:
Essensvorlieben, zum Beispiel vegetarisch oder vegan
Shuttle-Bedarf
Newsletter-Einwilligung
weitere veranstaltungsspezifische Angaben
So lassen sich Informationen erfassen, die über die Standarddaten einer Anmeldung hinausgehen.
Können Teilnehmende eine separate Rechnungsadresse angeben?
Ja. Teilnehmende können im letzten Buchungsschritt eine abweichende Rechnungsadresse hinterlegen.
Das ist besonders hilfreich, wenn Rechnungen nicht an die teilnehmende Person selbst, sondern an eine andere Stelle gehen sollen, zum Beispiel:
zentrale Buchhaltung
Arbeitgeber
Organisationseinheit
Einrichtung mit Kostenstelle
Verwaltung mit Sammelrechnungsprozess
Die separate Rechnungsadresse unterstützt damit strukturierte Abrechnungs- und Buchhaltungsabläufe.
Können Teilnehmende ihr Login für wiederkehrende Veranstaltungen wiederverwenden?
Ja. In Converia hat jede Person systemweit eine eindeutige Identität.
Bei einer Folgeveranstaltung können persönliche Daten automatisch vorausgefüllt werden. Das erleichtert die erneute Anmeldung und reduziert wiederholte Dateneingaben.
Eine Person kann in Converia gleichzeitig mehrere Rollen haben, zum Beispiel:
Teilnehmer
Speaker
Gutachter
Referent
Komiteemitglied
Diese Rollen können aus einem gemeinsamen Account heraus abgebildet werden.
Sind Gruppenanmeldungen und Genehmigungs-Workflows möglich?
Ja. Converia unterstützt Gruppenanmeldungen und Genehmigungsworkflows für Anmeldungen.
Zusätzlich können kostenfreie Anmeldungen mit Einladungsmanagement abgebildet werden. Dazu gehören:
Einladungen
Zusagen
Absagen
kostenfreie Registrierung eingeladener Personen
Das eignet sich zum Beispiel für VIPs, Speaker, eingeladene Gäste oder interne Gruppen.
Können Stornierungsfristen mit gestaffelten Gebühren hinterlegt werden?
Ja. In Converia lassen sich beliebige Stornierungsfristen mit Gebührenstaffeln konfigurieren.
Ein mögliches Modell ist zum Beispiel:
kostenlose Stornierung bis 100 Tage vor dem Event
gestaffelte Gebühren bei späterer Stornierung
automatische Anwendung der hinterlegten Regeln
Manuelle Ausnahmen sind ebenfalls möglich, zum Beispiel bei Krankheit. Solche Ausnahmen können freigegeben werden, ohne die allgemeine Stornierungslogik zu ändern.
Gibt es in Converia Rabattcodes und Voucher?
Ja. Converia unterstützt verschiedene Arten von Rabattcodes und Vouchern.
Dazu gehören:
personalisierte Codes, die einmalig pro Person verwendet werden können
generische Codes mit Nutzungslimit
versteckte Preisgruppen für VIPs
Direktlinks für eingeladene Personen
Damit lassen sich Sonderkonditionen, Einladungen, Kontingente und zielgruppenspezifische Preise flexibel abbilden.
Gut zu wissen
Der Buchungsprozess führt Teilnehmende von der Ticketwahl bis zur Bestätigung mit Rechnung und Ticket.
Zusatzoptionen wie Workshops, Abendveranstaltungen oder Sonderwünsche können im Buchungsprozess berücksichtigt werden.
Individuelle Formularfelder können verpflichtend oder optional sein.
Abweichende Rechnungsadressen unterstützen zentrale Buchhaltungs- und Kostenstellenprozesse.
Gruppenanmeldungen, Genehmigungsworkflows und Einladungsmanagement sind möglich.
Stornierungsfristen können mit gestaffelten Gebühren automatisiert angewendet werden.
Rabattcodes, Voucher, VIP-Preisgruppen und Direktlinks unterstützen unterschiedliche Buchungs- und Einladungsszenarien.