Überblick
Mit dem Beitragsexport können Sie aus den in Converia erfassten Abstracts ein Dokument erstellen, in dem jedes Abstract auf einer eigenen Seite beginnt. Dafür exportieren Sie zunächst die gewünschten Beiträge nach Excel und nutzen anschließend in Microsoft Word einen Seriendruck, um die Inhalte in ein zusammenhängendes Dokument zu übernehmen.
Voraussetzungen
Die Beiträge wurden per Formular eingereicht.
Zugriff auf Verwaltung → Beitragseinreichung → Beiträge
Microsoft Word (für den Seriendruck) und die Möglichkeit, eine Excel-Datei als Datenquelle zu verwenden.
Konfiguration / Vorgehen
Öffnen Sie Verwaltung → Beitragseinreichung → Beiträge.
Filtern Sie die Beitragsliste nach den gewünschten Kriterien.
In der Regel sind dies angenommene bzw. verplante Beiträge, bei denen die Autor:innen die Teilnahme zugesagt haben.
Laden Sie die gefilterte Liste per Excel-Export herunter.
Prüfen Sie in der Excel-Datei, ob alle Abstracts enthalten sind.
Erstellen Sie in Word einen Seriendruck und wählen Sie als Dokumenttyp Briefe, damit jedes Abstract auf einer neuen Seite beginnt.
Wählen Sie als Empfänger den zuvor erstellten Excel-Export.
Öffnen Sie Empfängerliste bearbeiten und sortieren Sie die Liste bei Bedarf, z.B. nach dem Beitragscode (Funktion Sortieren).
Fügen Sie die gewünschten Parameter aus der Tabelle als Seriendruckfelder in Ihr Word-Dokument ein.
Formatieren Sie die Seriendruckfelder nach Bedarf (z.B. Titel fett oder größere Schrift, Autor:innen kursiv).
Prüfen Sie die Ausgabe vor dem finalen Speichern über Fertig stellen und zusammenführen → Einzelne Dokumente bearbeiten.
Speichern Sie das neu erstellte Dokument unter einem passenden Namen.
Nehmen Sie abschließend die finalen Korrekturen vor (z.B. Umbrüche).
Hinweis (Sortierung nach Beitragscode)
Bei einer Sortierung nach Beitragscode erfolgt die Reihenfolge typischerweise 1 → 10 → 100. Damit z.B. Beitragscode 2 vor 10 erscheint, müssen Beitragscodes mit führenden Nullen formatiert sein (bei max. dreistelliger Anzahl), z.B. 001, 002, 003 … 010, 011 ….
Hinweise
Die Qualität des Ergebnisses hängt davon ab, dass die Beitragsliste vor dem Export korrekt gefiltert ist und der Excel-Export vollständig ist.
FAQs
Warum ist die Sortierung nach Beitragscode manchmal „falsch“ (2 kommt nach 10)?
Weil bei einer Standard-Sortierung die Reihenfolge häufig 1 → 10 → 100 ist. Verwenden Sie Beitragscodes mit führenden Nullen (z.B. 001, 002 … 010 …), wenn Sie eine numerisch „korrekte“ Reihenfolge benötigen.
Wie stelle ich sicher, dass jedes Abstract auf einer neuen Seite beginnt?
Legen Sie den Seriendruck in Word als Briefe an. Dadurch beginnt jedes Abstract auf einer neuen Seite.