Überblick
Mit der Datenbereinigung können Sie Personendaten dauerhaft entfernen. Eine endgültige Löschung ist nur möglich, wenn keine relevanten Konferenzdaten mehr vorhanden sind. Personendatensätze können mit mehreren Veranstaltungen verknüpft sein und deshalb trotz Auswahl unter Umständen nicht endgültig gelöscht werden.
Voraussetzungen
Zugang zu Administration → Alle Konferenzen → Datenbereinigung
Die betroffenen Datensätze müssen gemäß Löschfrist zur Bereinigung vorgesehen sein.
Innerhalb der Löschfrist darf keine neue Aktivität in Form neuer Konferenzdaten erzeugt worden sein.
Eine endgültige Löschung ist nur möglich, wenn keine Konferenzdaten mehr vorhanden sind.
Konfiguration / Vorgehen
Öffnen Sie Administration → Alle Konferenzen → Datenbereinigung.
Wechseln Sie in den Reiter Persons.
Legen Sie im Bereich Konferenzzuordnung fest, welche Personendatensätze berücksichtigt werden sollen. Wählen Sie dazu entweder
Ausschließlich der Veranstaltung zugeordnete Personen oder
Alle der Veranstaltung zugeordneten Personen.
Wählen Sie im Bereich Konferenzauswahl bei Bedarf eine Veranstaltung aus.
Starten Sie die Filterung über Suche.
Prüfen Sie die angezeigte Personentabelle.
Wählen Sie die gewünschten Personendatensätze über die Checkboxen aus.
Nutzen Sie bei Bedarf Auswahloptionen mit Alle anwählen, Alle abwählen, Sichtbare anwählen oder Sichtbare abwählen.
Passen Sie über Ergebnisse an, wie viele Einträge pro Seite angezeigt werden sollen.
Nutzen Sie die Seitennavigation, wenn weitere Datensätze auf Folgeseiten vorhanden sind.
Wählen Sie unterhalb der Liste im Aktionsfeld die gewünschte Aktion aus.
Starten Sie den Vorgang über Aktion ausführen.
Wichtig: Prüfen Sie vor der Ausführung, ob die ausgewählten Datensätze nach Ihren internen Regeln zur Aufbewahrung und Löschung von Daten entfernt werden sollen.
Anwendungsfälle
Löschen ohne Veranstaltungszuordnung
Diese Option eignet sich für größere allgemeine Bereinigungen ohne Bezug zu einer bestimmten Veranstaltung.
Löschen mit Veranstaltungsbezug – Ausschließlich der Veranstaltung zugeordnete Personen
Diese Option eignet sich, wenn nur Personen berücksichtigt werden sollen, die ausschließlich der ausgewählten Veranstaltung zugeordnet sind.
Sobald ein Personendatensatz zusätzlich mit einer anderen Veranstaltung verknüpft ist, wird er nicht für die Bereinigung vorgeschlagen. Dabei ist unerheblich, ob in der weiteren Veranstaltung Konferenzdaten vorhanden sind.
Löschen mit Veranstaltungsbezug – Alle der Veranstaltung zugeordneten Personen
Diese Option eignet sich, wenn alle Personen berücksichtigt werden sollen, die der ausgewählten Veranstaltung zugeordnet sind, auch wenn darüber hinaus weitere Veranstaltungsbezüge bestehen können.
Hinweise
Warnung: Personendatensätze werden nachhaltig und unwiderruflich gelöscht, wenn die Löschbedingungen erfüllt sind.
Wenn keine Konferenzauswahl im Filter erfolgt, werden Personendatensätze immer ohne Veranstaltungsbezug zur Löschung herangezogen.
Wenn die Option Ausschließlich der Veranstaltung zugeordnete Personen verwendet wird, werden Personen mit weiteren Veranstaltungszuordnungen nicht für die Bereinigung vorgeschlagen.
Wenn die Option Alle der Veranstaltung zugeordneten Personen verwendet wird, können auch Personen in der Auswahl erscheinen, die zusätzlich mit anderen Veranstaltungen verknüpft sind.
Personendatensätze können mit mehreren Veranstaltungen unterschiedlicher Organisationen verknüpft sein. Trotz Auswahl in der Bereinigungsliste können diese Datensätze daher unter Umständen nicht endgültig gelöscht werden.
Eine endgültige Löschung erfolgt nur dann, wenn für den Personendatensatz keine relevanten Konferenzdaten mehr in anderen Veranstaltungen vorhanden sind.
Über Ergebnisse können Sie die Anzahl der Einträge pro Seite erhöhen, z.B. für die Bearbeitung in Chargen mit 500 oder 5.000 Einträgen.
Bei großen Datenmengen empfiehlt sich eine schrittweise Verarbeitung in Chargen von maximal 5.000 Einträgen.
Datenschutz-Hinweis: Die Bereinigung von Personendaten unterstützt die technische Entfernung personenbezogener Daten in Converia. Ob ein Datensatz gelöscht werden soll, ist vorab anhand der internen Regeln Ihrer Organisation zur Aufbewahrung und Löschung von Daten zu prüfen.
FAQs
Warum kann ein Personendatensatz nicht endgültig gelöscht werden?
Weil noch relevante Konferenzdaten mit dem Datensatz verknüpft sind. Diese können auch aus anderen Veranstaltungen stammen.
Zählt ein Login im Frontend als Aktivität?
Nein. Ein Login im Frontend gilt nicht als Aktivität für die Löschlogik.
Warum erscheint ein Datensatz in der Auswahl, wird aber nicht endgültig gelöscht?
Die Auswahl in der Liste richtet sich nach den verwendeten Filtern und Zuordnungen. Eine endgültige Löschung ist nur möglich, wenn keine relevanten Konferenzdaten mehr vorhanden sind. Personendatensätze können auch mit anderen Veranstaltungen verknüpft sein, die noch aktiv sind oder in einem anderen organisatorischen Zusammenhang genutzt werden.
Welche Option eignet sich für größere Bereinigungen?
Für größere Bereinigungen eignet sich in der Regel Löschen ohne Veranstaltungszuordnung.