Überblick
Mit der Funktion Datenbereinigung können Sie in Converia Veranstaltungsdaten und Personendaten dauerhaft entfernen. In der Praxis empfiehlt es sich, zuerst Veranstaltungen und anschließend Personendaten zu bereinigen. Personendaten können nur dann endgültig gelöscht werden, wenn keine relevanten Konferenzdaten mehr vorhanden sind.
Voraussetzungen
Zugang zu Administration → Alle Konferenzen → Datenbereinigung
Die Funktion steht nur in vorgesehenen Vertragskonstellationen zur Verfügung.
Für das Bereinigen von Eventdaten muss die Veranstaltung deaktiviert sein.
In der Veranstaltung müssen ein Veranstaltungsbeginn und ein Veranstaltungsende gepflegt sein.
Das Veranstaltungsende wird verwendet, um die Löschfrist zu prüfen.
Personendaten können nur endgültig gelöscht werden, wenn keine Konferenzdaten mehr vorhanden sind.
Grundlegende Erklärungen
Was sind Veranstaltungsdaten (Eventdaten)?
Eventdaten sind veranstaltungsbezogene Daten innerhalb einer Veranstaltung, z.B. Buchungen, Beiträge oder Sessions.
Was sind Personendaten?
Personendaten sind die übergreifenden Stammdaten eines Personendatensatzes inklusive Login.
Was bewirkt die Löschfrist?
Die Löschfrist legt fest, ab welchem Zeitpunkt Datensätze für die Bereinigung berücksichtigt werden.
Konfiguration / Vorgehen
Öffnen Sie Administration → Alle Konferenzen → Datenbereinigung.
Prüfen Sie, ob Sie Daten zu Events oder zu Personendaten bereinigen möchten.
Bereinigen Sie zuerst Events und anschließend Personendaten.
Beachten Sie die jeweils unterschiedlichen Auswahl- und Filtermöglichkeiten in den Reitern Events und Persons.
Führen Sie Bereinigungen nur dann aus, wenn die Voraussetzungen für den jeweiligen Datentyp erfüllt sind.
Führen Sie die Datenbereinigung außerhalb der regulären Betriebszeiten durch.
Wichtig: Prüfen Sie vor der Ausführung, ob die betroffenen Daten nach Ihren internen Regeln zur Aufbewahrung und Löschung von Daten entfernt werden sollen.
Hinweise
Warnung: Die Datenbereinigung ist nicht rückgängig zu machen.
Beim Bereinigen von Events werden die zugehörigen Konferenzdaten dauerhaft entfernt.
Beim Bereinigen von Personendaten werden Personendatensätze nur dann endgültig gelöscht, wenn keine relevanten Konferenzdaten mehr vorhanden sind.
Eine reine Zuordnung zu einer Veranstaltung gilt nicht automatisch als Aktivität eines Personendatensatzes.
Ein Login im Frontend gilt nicht als Aktivität für die Löschlogik von Personendatensätzen.
Personendatensätze können mit mehreren Veranstaltungen verknüpft sein. Deshalb ist eine Auswahl in der Datenbereinigung nicht in jedem Fall gleichbedeutend mit einer endgültigen Löschung.
Das Löschen auf Datenbankebene ist ressourcenintensiv. Führen Sie die Datenbereinigung deshalb möglichst außerhalb der regulären Betriebszeiten durch.
Datenschutz-Hinweis: Die Datenbereinigung unterstützt Sie bei der technischen Entfernung von Daten in Converia. Ob Daten gelöscht werden sollen oder noch aufbewahrt werden müssen, richtet sich nach den internen Regeln Ihrer Organisation zur Aufbewahrung und Löschung von Daten.
FAQs
Warum sollte zuerst der Bereich Events bereinigt werden?
Weil Personendaten nur dann endgültig gelöscht werden können, wenn keine relevanten Konferenzdaten mehr mit dem Datensatz verknüpft sind.
Wann wird eine Veranstaltung zur Bereinigung vorgeschlagen?
Wenn sie deaktiviert ist, Buchungen oder Beiträge vorhanden waren und das hinterlegte Veranstaltungsende in die eingestellte Löschfrist fällt.
Ersetzt die Datenbereinigung interne Regeln zur Aufbewahrung und Löschung?
Nein. Die Datenbereinigung ist ein technisches Werkzeug. Ob Daten gelöscht werden sollen, richtet sich nach den internen Regeln Ihrer Organisation zur Aufbewahrung und Löschung von Daten.
Warum kann ein Personendatensatz trotz Auswahl in der Datenbereinigung bestehen bleiben?
Weil Personendatensätze mit mehreren Veranstaltungen verknüpft sein können. Solange noch relevante Konferenzdaten in anderen Veranstaltungen vorhanden sind, ist eine endgültige Löschung nicht möglich.
Ersetzt die Datenbereinigung interne Regeln zur Aufbewahrung und Löschung?
Nein. Die Datenbereinigung ist ein technisches Werkzeug. Ob Daten gelöscht werden sollen, richtet sich nach den internen Regeln Ihrer Organisation zur Aufbewahrung und Löschung von Daten.