Überblick
Mit der Funktion Datenbereinigung können personenbezogene Daten und veranstaltungsbezogene Daten aus dem System DSGVO-konform entfernt werden. Dabei wird zwischen dem Bereinigen von Veranstaltungen (Events) und dem Bereinigen von Personendaten unterschieden.
Es empfiehlt sich, zuerst Veranstaltungen zu bereinigen und anschließend Personendaten. Personendaten können nur endgültig gelöscht werden, wenn keine zugehörigen Konferenzdaten mehr vorhanden sind.
Die Funktion ist nicht allgemein verfügbar. Ihre Nutzung hängt von den vertraglichen Rahmenbedingungen ab und erfolgt in bestimmten Fällen nur nach Abstimmung mit Converia.
Voraussetzungen
Zugang zu Administration → Alle Konferenzen → Datenbereinigung
Die Funktion steht nur in vorgesehenen Vertragskonstellationen zur Verfügung.
Für das Bereinigen von Eventdaten muss die Veranstaltung deaktiviert sein.
In der Veranstaltung müssen ein Veranstaltungsbeginn und ein Veranstaltungsende gepflegt sein.
Das Veranstaltungsende wird verwendet, um die Löschfrist zu prüfen.
Personendaten können nur endgültig gelöscht werden, wenn keine Konferenzdaten mehr vorhanden sind.
Grundlegende Erklärungen
Was sind Eventdaten?
Eventdaten sind veranstaltungsbezogene Daten innerhalb einer Veranstaltung, z.B. Buchungen, Beiträge oder Sessions.
Was sind Personendaten?
Personendaten sind die übergreifenden Stammdaten eines Personendatensatzes inklusive Login.
Was bewirkt die Löschfrist?
Die Löschfrist legt fest, ab welchem Zeitpunkt Datensätze für die Bereinigung berücksichtigt werden.
Konfiguration / Vorgehen
Öffnen Sie Administration → Alle Konferenzen → Datenbereinigung.
Prüfen Sie, ob Sie Daten zu Events oder zu Personendaten bereinigen möchten.
Bereinigen Sie zuerst Events und anschließend Personendaten.
Beachten Sie die jeweils unterschiedlichen Auswahl- und Filtermöglichkeiten in den Reitern Events und Persons.
Führen Sie Bereinigungen nur dann aus, wenn die Voraussetzungen für den jeweiligen Datentyp erfüllt sind.
Führen Sie die Datenbereinigung außerhalb der regulären Betriebszeiten durch.
Hinweise
Warnung: Das Löschen ist auf Datenbankebene ressourcenintensiv. Der Vorgang kann andere Schreibzugriffe verlangsamen oder blockieren. Führen Sie die Datenbereinigung deshalb immer außerhalb der regulären Betriebszeiten durch.
Beim Bereinigen von Events werden z.B. Buchungen, Beiträge und Sessions unwiderruflich gelöscht.
Die Bereinigung von Events und Personendaten ist nicht rückgängig zu machen.
Beim Bereinigen von Events werden die zugehörigen Konferenzdaten dauerhaft entfernt.
Beim Bereinigen von Personendaten werden Personendatensätze nachhaltig gelöscht, sofern keine Konferenzdaten mehr vorhanden sind.
Ein Login im Frontend gilt nicht als Aktivität für die Löschlogik von Personendatensätzen.
FAQs
Warum sollte zuerst der Bereich Events bereinigt werden?
Weil Personendaten nur gelöscht werden können, wenn keine Konferenzdaten mehr mit dem Datensatz verknüpft sind.
Wann wird eine Veranstaltung zur Bereinigung vorgeschlagen?
Wenn sie deaktiviert ist, Buchungen oder Beiträge vorhanden waren und das hinterlegte Veranstaltungsende in die eingestellte Löschfrist fällt.
Wann wird ein Personendatensatz endgültig gelöscht?
Nur dann, wenn keine Konferenzdaten mehr mit dem Datensatz verknüpft sind.
Weiterführende Artikel
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Personendaten bereinigen