Überblick
Mit der Datenbereinigung können Sie die Konferenzdaten einer Veranstaltung dauerhaft entfernen, z.B. Buchungen, Beiträge und Sessions. Bereinigte Veranstaltungen sind im Backoffice nicht mehr nutzbar. Die Bereinigung von Veranstaltungsdaten ist häufig die Voraussetzung dafür, dass zugehörige Personendaten später endgültig gelöscht werden können.
Voraussetzungen
Zugang zu Administration → Alle Konferenzen → Datenbereinigung
Die Veranstaltung muss deaktiviert sein.
Es müssen Buchungen oder Beiträge vorhanden gewesen sein, damit die Veranstaltung zur Löschung vorgeschlagen wird.
Es müssen ein Veranstaltungsbeginn und ein Veranstaltungsende gepflegt sein.
Das Veranstaltungsende muss in die eingestellte Löschfrist fallen.
Konfiguration / Vorgehen
Öffnen Sie Administration → Alle Konferenzen → Datenbereinigung.
Wechseln Sie in den Reiter Events.
Prüfen Sie die Liste der vorgeschlagenen Veranstaltungen.
Kontrollieren Sie insbesondere Veranstaltungsname und Veranstaltungsende.
Wählen Sie die gewünschten Veranstaltungen über die Checkboxen aus.
Nutzen Sie bei Bedarf Auswahloptionen, um die Markierung zu steuern. Es stehen die Optionen Alle anwählen, Alle abwählen, Sichtbare anwählen und Sichtbare abwählen zur Verfügung.
Passen Sie bei Bedarf über Ergebnisse an, wie viele Einträge pro Seite angezeigt werden sollen.
Nutzen Sie die Seitennavigation, wenn nicht alle Datensätze auf einer Seite angezeigt werden.
Wählen Sie unterhalb der Liste die Aktion Personenbezogene Veranstaltungsdaten löschen im Aktionsfeld aus.
Starten Sie den Vorgang über Aktion ausführen.
Prüfen Sie die Auswahl vor der Ausführung sorgfältig.
Wichtig: Prüfen Sie vor der Ausführung, ob die Veranstaltung nach Ihren internen Regeln zur Aufbewahrung und Löschung von Daten bereits bereinigt werden soll.
Anwendungsfälle
Bereinigung abgeschlossener und deaktivierter Veranstaltungen
Vorbereitung einer nachgelagerten Bereinigung von Personendaten
Reduzierung nicht mehr benötigter veranstaltungsbezogener Datenbestände
Hinweise
Warnung: Die Bereinigung von Veranstaltungsdaten ist nicht rückgängig zu machen.
Beim Bereinigen von Veranstaltungen (Events) werden Buchungen, Beiträge, Sessions und weitere Konferenzdaten dauerhaft entfernt.
Der Frame (Ein Frame entspricht in Converia einer Veranstaltung und umfasst alle zugehörigen Subportale) bleibt in der Datenbank als gelöscht markiert bestehen, ist im Backoffice jedoch nicht mehr nutzbar.
Inaktive Subportale mit Konfigurationen und CMS-Inhalten bleiben grundsätzlich erhalten, können jedoch nicht mehr als Kopiervorlage verwendet werden.
Im Medienbrowser bleiben bestimmte Vorlagen, z.B. PDF-Vorlagen, erhalten.
Personenbezogene Systemordner auf dem Server wie paper, invoices oder person-files werden gelöscht.
Über Ergebnisse können Sie die Liste für die Bearbeitung in Chargen bis 100 Einträge anpassen.
Datenschutz-Hinweis: Prüfen Sie vor der Bereinigung, ob die Veranstaltung gemäß Ihren internen Regeln zur Aufbewahrung und Löschung von Daten entfernt werden soll. Die technische Bereinigung in Converia ersetzt diese Prüfung nicht.
FAQs
Was wird beim Bereinigen eines Events gelöscht?
Es werden die zugehörigen Konferenzdaten der ausgewählten Veranstaltung gelöscht, z.B. Buchungen, Beiträge und Sessions.
Bleibt die Veranstaltung im System sichtbar?
Nein. Die Veranstaltung ist im Backoffice nach der Bereinigung nicht mehr nutzbar.
Bleiben Subportale oder CMS-Inhalte erhalten?
Inaktive Subportale mit Konfigurationen und CMS-Inhalten bleiben grundsätzlich erhalten, können jedoch nicht mehr als Kopiervorlage verwendet werden.
Werden bei der Bereinigung auch Personendaten endgültig gelöscht?
Nicht automatisch. Die Bereinigung von Veranstaltungsdaten kann eine Voraussetzung dafür sein, dass Personendaten später endgültig gelöscht werden können.