Überblick
Beim Anlegen einer neuen Konferenz werden zunächst nur wenige Basisdaten benötigt (z.B. Name, Kürzel, Sprachen). Die neue Veranstaltung kann auf Basis einer Kopiervorlage oder einer Vorgängerkonferenz erstellt werden, um Einstellungen und Inhalte zu übernehmen. Die detaillierten Grundeinstellungen (Datum, Ort etc.) konfigurieren Sie danach in den zentralen Einstellungen.
Voraussetzungen
Zugriff auf Administration → Alle Konferenzen → Konferenz erstellen, oder
Zugang zum Backoffice und Berechtigung zum Anlegen von Konferenzen für die eigene Organisation (ab Converia v9.2)
Konfiguration / Vorgehen
Neue Konferenz erstellen
Navigieren Sie zu
Administration → Alle Konferenzen → Konferenz erstellen, oder
legen Sie über das Backoffice-Dashboard (keine Veranstaltung ausgewählt) eine Konferenz an.
Tragen Sie die erforderlichen Basisdaten ein:
Konferenzname
Start/Ende
Organisation (i.d.R. vorausgewählt)
Nutzt Converia Pay Ja/Nein
Kürzel (max. 15 Zeichen inkl. Leerzeichen)
Interne Bezeichnung (nicht nachträglich veränderbar; internes Kürzel im Dateisystem; nicht im Frontend sichtbar)
Primärsprache und ggf. Sekundärsprachen
Datenübernahme aus Vorlageveranstaltungen
Prüfen Sie, ob die neue Konferenz …
aus einer Converia-Kopiervorlage erstellt werden soll oder
auf Basis einer Vorgängerkonferenz (Vorjahresveranstaltung) angelegt wird.
Optional: Passen Sie Erweiterte Optionen zur Übernahme an, z.B.:
Personendaten übernehmen (optional; Datenschutz berücksichtigen)
Parameter der Pre-Registration kopieren (empfohlen, wenn Voranmeldung genutzt wird)
EAV-Felder kopieren (Zusatzfelder aus der Vorgängerveranstaltung)
Fragen und Antworten kopieren (empfohlen, wenn Angebotsstruktur übernommen wird)
Badge-Gruppen kopieren (nur möglich, wenn Fragen & Antworten übernommen werden)
Parameter der Beitragseinreichung kopieren (inkl. Mails) (dringend empfohlen)
Themen kopieren (empfohlen)
Nur Mailtemplates der Beitragseinreichung kopieren (Alternative zu „Parameter … inkl. Mails“)
Domains der Kopiervorlage mit neuer Konferenz verknüpfen (erforderlich)
Artikel kopieren (empfohlen, um CMS-Standardartikel und Seitenstruktur-Verknüpfungen zu übernehmen)
Kategoriezuordnung kopieren (empfohlen, falls die Vorgängerkonferenz einer selbst erstellten Kategorie in der Konferenzübersicht zugeordnet ist)
Erstellen Sie die Konferenz und wechseln Sie anschließend im Suchfeld in die neue Veranstaltung.
Hinweis: Ist eine Sprache in der Vorlageveranstaltung nicht vorhanden. Verwenden Sie entweder eine Vorlageveranstaltung, in der alle benötigten Sprachen vorhanden sind oder wählen Sie nur die verfügbaren Sprachen aus und fügen Sie das Subportal für die fehlende Sprache nachträglich manuell hinzu.
Hinweise
Unabhängig von der Datenübernahme können Frontend-Nutzer:innen vorhandene Accounts auch für neue Veranstaltungen nutzen.
Wenn Personendaten übernommen werden, prüfen Sie vorab den datenschutzrechtlichen Rahmen für Ihre Veranstaltung.
Die erweiterten Optionen zur Datenübernahme aus Vorlageveranstaltungen sind so voreingestellt, dass sie für die meisten Anwendungsfälle passen. Eine Änderung der Einstellungen ist in der Regel nicht erforderlich und nur in Sonderfällen sinnvoll.
Einmal angelegte Veranstaltungen können in Converia nicht einfach gelöscht werden. Stattdessen werden sie deaktiviert oder bei Bedarf über die Funktion Datenbereinigung sauber und datenschutzkonform bereinigt.
FAQs
Kann ich den Konferenznamen später ändern?
Ja. Der Konferenzname ist nachträglich änderbar. Die interne Bezeichnung ist nicht nachträglich veränderbar.