Überblick
Converia versendet E-Mails entweder automatisch bei bestimmten Frontend-Prozessen oder manuell aus dem Backend (z.B. über das E-Mail-Modul oder systemnahe Versandaktionen).
Alle gespeicherten und versendeten E-Mails werden in E-Mail-Ordnern innerhalb der jeweiligen Konferenz abgelegt; systemgenerierte E-Mails landen automatisch im passenden Ordner.
Voraussetzungen
Zugriff auf die betroffene Konferenz im Backend
Für einen funktionierenden Versand müssen die allgemeinen Kontaktpersonen (inkl. E-Mail-Adresse) korrekt hinterlegt sein, da sie je nach Modul als Absender dienen.
Konfiguration / Vorgehen
Automatischer E-Mail-Versand (Frontend)
Passen Sie Mailtexte bei Bedarf über E-Mail-Vorlagen im Konfigurationsbereich an.
Beachten Sie: Automatische E-Mails werden ausschließlich aus dem Frontend ausgelöst – Vorgänge im Backend lösen keinen automatischen Versand aus.
Typische automatische Versandzeitpunkte sind:
nach erfolgreicher Buchung
nach abgeschlossener Beitragseinreichung
für das Zurücksetzen des Passworts
nach dem Anlegen eines Benutzeraccounts über Account-Einladungslink
Manueller E-Mail-Versand (Backend)
Nutzen Sie je nach Use Case entweder das E-Mail-Modul oder systemnahe Versandmöglichkeiten (z.B. Buchungs-/Rechnungs-Infomail, Zahlungserinnerungen, Arbeitsabläufe im Beitragsmanagement).
E-Mail-Ordner / E-Mail-Verlauf nutzen
Öffnen Sie Alle oder einen bestimmten Ordner und klicken Sie auf Suche, um die abgelegten E-Mails anzuzeigen.
Bearbeiten Sie nicht versandte E-Mails über das Stift-Icon (z.B. Empfänger:innen anpassen, Versandzeit einstellen, Anhänge hinzufügen).
Beachten Sie: Bereits versandte E-Mails können nur noch in der Vorschau angezeigt werden – eine nachträgliche Bearbeitung ist nicht möglich.
Löschen Sie nicht versandte E-Mails: Das ist nur einzeln möglich.
Hinweise
Wenn der Versand „nicht funktioniert“:
Prüfen Sie zuerst am Status-Symbol in der E-Mail-Liste, ob Converia die E-Mail versendet hat.
Wenn nicht versendet: Prüfen Sie als Nächstes die Kontaktpersonen (inkl. E-Mail-Adresse) für diese Veranstaltung.
Wenn versendet, aber nicht zugestellt: Klären Sie das mit der zuständigen E-Mail-Administration oder dem Converia Support.