Überblick
Sie können steuern, wann die Buchungsbestätigung bereitgestellt wird. Die gewählte Einstellung beeinflusst, ob das PDF-Dokument sofort erzeugt wird, erst nach Zahlung verfügbar ist, gar nicht generiert wird oder manuell freigegeben werden muss. Außerdem bestimmt sie, welche E-Mails wann verschickt werden und ob ein Link zur Buchungsbestätigung enthalten ist.
Voraussetzungen
Zugriff auf Konfiguration → Anmeldung → Konfiguration → Reiter Buchungsbestätigung
Eingerichtete PDF-Vorlage, sofern ein Modus verwendet wird, der eine Buchungsbestätigung erzeugt
Gepflegte Mailvorlagen, insbesondere wenn der Versand nicht direkt nach Buchungsabschluss erfolgt
Konfiguration / Vorgehen
Öffnen Sie Konfiguration → Anmeldung → Konfiguration → Reiter Buchungsbestätigung.
Suchen Sie die Einstellung für den Versandzeitpunkt der Buchungsbestätigung.
Wählen Sie den passenden Modus.
Prüfen Sie vor der Aktivierung, welche E-Mails im gewählten Modus versendet werden und ob die Mailtexte dazu passen.
Speichern Sie die Konfiguration.
Anwendungsfälle
Automatisch bei erfolgreicher Anmeldung
In diesem Modus werden Generierung und Versand direkt nach erfolgreichem Abschluss der Buchung ausgelöst.
Nur bei bezahlter Rechnung
Die Buchungsbestätigung ist erst verfügbar, wenn eine Zahlung vollständig im System hinterlegt wurde.
Bei Kreditkarte oder PayPal wird die Zahlung sofort vermerkt. Dann werden nach Abschluss der Buchung Rechnungsmail und Buchungsbestätigungsmail versendet.
Bei Überweisung wird zunächst nur die Rechnungsmail versendet.
Nach späterem Zahlungseingang kann die E-Mail „E-Mailtext (bezahlte Rechnung)” mit Link zur Buchungsbestätigung versendet werden.
Keine Buchungsbestätigung
In diesem Modus wird kein PDF-Dokument generiert. Sie können aber weiterhin eine E-Mail konfigurieren, die über den erfolgreichen Abschluss informiert.
Nach Freigabe
In diesem Modus wird die Buchungsbestätigung erst später freigegeben. Der Zeitpunkt kann unabhängig vom Zahlungsstatus festgelegt werden.
Nach Abschluss der Buchung wird die Rechnungsmail mit Link zur Rechnung versendet.
Die Buchungsbestätigungsmail wird zunächst ohne Link zur Buchungsbestätigung versendet.
Die Freigabe erfolgt später in der Buchungsübersicht über Buchungsbestätigung freigeben → Aktion ausführen.
Bei der Freigabe wird keine automatische E-Mail verschickt.
Bei Bedarf können Sie anschließend über Mail senden → Aktion ausführen alle Teilnehmenden informieren.
Hinweise
Bei Buchungen, die im Backoffice angelegt werden, werden keine E-Mails automatisch versendet. Ein Versand muss dort manuell ausgelöst werden.
Im Modus Keine Buchungsbestätigung wird kein PDF-Dokument erzeugt. Ein Link zur Buchungsbestätigung kann dann nicht bereitgestellt werden.
Im Modus Nach Freigabe sollte die Buchungsbestätigungsmail so formuliert sein, dass Teilnehmende nicht sofort einen Link zur Buchungsbestätigung erwarten.
Im Modus Nur bei bezahlter Rechnung ist zusätzlich die Vorlage „E-Mailtext (bezahlte Rechnung)” relevant.
Wichtiger Hinweis für Converia-Pay-Nutzer: Im Modus „Nur bei bezahlter Rechnung“ wird die Buchungsbestätigungsmail nur bei sofortigem Zahlungseingang automatisch versendet, z.B. bei Kreditkartenzahlung. Bei Converia-Pay-Überweisungen erfolgt kein automatischer Versand. Die Buchungsbestätigungen können stattdessen über die Massenaktion (Mail senden → Aktion ausführen) in der Buchungsliste versendet werden.
FAQs
Welcher Modus ist für den Standardversand geeignet?
Der Standardfall ist Automatisch bei erfolgreicher Anmeldung.
Was passiert bei Überweisung im Modus „Nur bei bezahlter Rechnung“?
Zunächst wird nur die Rechnungsmail verschickt. Die Buchungsbestätigung wird erst nach hinterlegtem Zahlungseingang verfügbar.
Wird bei „Keine Buchungsbestätigung“ trotzdem eine E-Mail versendet?
Ja. Sie können weiterhin eine E-Mail konfigurieren, die über den erfolgreichen Abschluss informiert.
Wird bei „Nach Freigabe“ automatisch eine E-Mail versendet, wenn ich freigebe?
Nein. Die Freigabe selbst löst keine automatische E-Mail aus.
Wird die Buchungsbestätigung bei Converia-Pay-Überweisungen automatisch versendet?
Nein. Bei Converia-Pay-Überweisungen erfolgt im Modus „Nur bei bezahlter Rechnung“ derzeit kein automatischer Versand der Buchungsbestätigungsmail. Die Buchungsbestätigungen können nach Zahlungseingang über die Massenaktion (Mail senden → Aktion ausführen) in der Buchungsliste versendet werden.