Überblick
Nach erfolgreichem Abschluss des Buchungsprozesses erhalten Teilnehmende in der Regel eine Buchungsbestätigung. Sie steuern:
das PDF-Dokument (Vorlage + Texte)
den E-Mail-Versand (Betreff/Text/Ersetzer)
den Zeitpunkt der Generierung/Versendung (z.B. sofort oder erst später)
Voraussetzungen
Vorhandene PDF-Vorlage (siehe Artikel PDF-Vorlagen anlegen und bearbeiten)
Zugriff im Backoffice auf Konfiguration → Anmeldung → Konfiguration
Konfiguration / Vorgehen
Öffnen Sie Konfiguration → Anmeldung → Konfiguration.
Wechseln Sie in den Reiter Buchungsbestätigung.
Wählen Sie unter PDF-Vorlage die gewünschte Vorlage für die Buchungsbestätigung aus.
Passen Sie Text oben und Text unten an.
Standardangaben, die beim Generieren automatisch genutzt werden, sind:
Konferenzname
Veranstaltungsdatum
Name der teilnehmenden Person
Diese können durch Ersetzungen ergänzt oder ersetzt werden.
Beachten Sie die automatische Ausgabe der Buchungsdaten:
Zwischen Text oben und Text unten zieht Converia automatisch Buchungsdaten ein, wenn nicht mit Ticket gearbeitet wird.
Optional (Support-Einstellung): Klären Sie bei Bedarf mit Converia, ob
Antworten auf Fragen ausgegeben werden sollen und
wie viele Zeichen je Antwort erscheinen sollen.
Hinterlegen Sie einen Mailbetreff und Mailtext.
Nutzen Sie Ersetzungen unter dem Textfeld, um E-Mails zu personalisieren (z.B. Rechnungsnummer, Anrede, Konferenzname).
Optional: Nutzen Sie in der Buchungsbestätigungsmail Links für Gutscheine, wenn:
mindestens eine Gutscheinkategorie definiert ist und
die Kategorie gültig ist (Ablaufdatum beachten).
Danach erscheint sie in der Ersetzerliste.
Badge anhängen: Entscheiden Sie, ob ein (Print-at-home-)Badge angehängt und mit der Buchungsbestätigung versendet werden soll.
Legen Sie fest, unter welchen Bedingungen die Buchungsbestätigung generiert/versendet wird:
Automatisch bei erfolgreicher Anmeldung (Generieren und Versand).
Erst nach Zahlungseingang: Versand, sobald die Zahlung im System hinterlegt ist.
Keine Buchungsbestätigung: Es wird kein Dokument generiert; Sie können aber weiterhin eine Mail konfigurieren, die über den erfolgreichen Abschluss informiert.
Spätere Freigabe/Versand unabhängig vom Zahlungsstatus: Versand erfolgt später, Zeitpunkt/Freigabe wird von Ihnen gesteuert (einzeln oder als Massenaktion).
Hinweise
Hinterlegen Sie PDF-Vorlagen, Mailbetreff und Mailtext für alle Veranstaltungssprachen.
Wenn Sie den Modus wählen, in dem keine Buchungsbestätigung generiert wird, sollten Sie die Mailtexte so formulieren, dass keine Verweise auf einen Dokument-Link enthalten sind.
Zwischen Text oben und Text unten zieht das System automatisch die Buchungsdaten der Teilnehmer:in, wenn nicht mit einem Ticket gearbeitet wird.
Das Converia Support-Team kann zusätzlich einstellen:
Ob Antworten auf Fragen auf der Buchungsbestätigung ausgegeben werden sollen
Wie viele Textzeichen je Antwort auf der Buchungsbestätigung erscheinen sollen
FAQs
Kann ich die Buchungsbestätigung erst später verschicken, ohne auf Zahlung zu warten?
Ja. Nutzen Sie den Modus Freigabe, bei dem Sie den Versandzeitpunkt unabhängig vom Zahlungsstatus steuern.
Kann ich eine E-Mail senden, auch wenn keine Buchungsbestätigung generiert wird?
Ja. Wenn Sie konfigurieren, dass keine Buchungsbestätigung generiert wird, können Sie dennoch eine Mail einrichten, die über den erfolgreichen Abschluss des Anmeldeprozesses informiert.