Überblick

Sobald eine Zahlung in Converia als bezahlt verbucht wird, erstellt das System automatisch eine Zahlungsbestätigung als PDF-Dokument. Dies gilt unabhängig von der Zahlungsart und davon, ob die Zahlung automatisch oder manuell als bezahlt erfasst wurde.

Die PDF-Zahlungsbestätigung steht anschließend im Account der Person zur Verfügung, auf die die Rechnung ausgestellt wurde.

Davon zu unterscheiden ist die Zahlungsbestätigungs-Mail. Diese wird nur bei Verwendung des Zahlungsimport und bei eigenen Paypal-Schnittstellen (nicht Converia Pay) automatisch versendet oder kann beim manuellen Hinterlegen einer Zahlung optional verschickt werden.

Voraussetzungen

Zugriff im Backoffice auf Konfiguration → Anmeldung → Konfiguration
Eine bereits vorhandene & korrekt konfigurierte PDF-Vorlage

Konfiguration / Vorgehen

PDF-Vorlage für die Zahlungsbestätigung auswählen

Im Abschnitt Zahlungsbestätigung legen Sie fest, welche PDF-Vorlage Converia für das Zahlungsbestätigungs-Dokument verwendet.

Öffnen Sie Konfiguration → Anmeldung → Konfiguration.
Wechseln Sie in den Reiter Zahlungsbestätigung.
Wählen Sie im Abschnitt Zahlungsbestätigung unter PDF-Vorlage die gewünschte Vorlage aus.

Die ausgewählte Vorlage wird für die automatisch erstellten PDF-Zahlungsbestätigungen verwendet.

Wann und wie wird die automatische E-Mail zur Zahlungsbestätigung versendet?

Eine Zahlungsbestätigungs-Mail wird bei folgenden Zahlungsarten automatisch versendet:

PayPal (via PayPal-Zahlungsschnittstelle)
- automatische Mail beim tatsächlichen asynchronen Eintreffen der Zahlung, kann nicht deaktiviert werden
Zahlungsimport, z.B. beim Import von Überweisungen
- kann deaktiviert werden

In diesen Fällen versendet Converia die E-Mail auch ohne individuelle Konfiguration. Standardmäßig werden dafür die Systemeinstellungen verwendet.

Hinweis: Bei Online-Zahlungen mit direkter Erfolgsmeldung im Zahlungsprozess (Kreditkarte, Apple Pay / Google Pay) wird keine Zahlungsbestätigung via Mail versendet.

E-Mail für automatisch versendete Zahlungsbestätigungen aus Converia konfigurieren

Im Abschnitt Eigener Text für Zahlungsbestätigungs-E-Mail können Sie den Betreff und den Inhalt der automatisch versendeten E-Mail individuell festlegen.

Öffnen Sie Konfiguration → Anmeldung → Konfiguration.
Wechseln Sie in den Reiter Zahlungsbestätigung.
Tragen Sie im Abschnitt Eigener Text für Zahlungsbestätigungs-E-Mail unter Betreff den gewünschten E-Mail-Betreff ein.
Geben Sie unter Inhalt den gewünschten E-Mail-Text ein.
Fügen Sie bei Bedarf dynamische Ersetzungen in Betreff oder Inhalt ein.

Über die Ersetzungen können Sie Informationen automatisch in die E-Mail übernehmen. Es stehen beispielsweise folgende Ersetzungen zur Rechnung zur Verfügung:

Rechnungsnummer
Link zur Zahlungsbestätigung
Gezahlter Gesamtbetrag
Letzter gezahlter Betrag

Weitere Ersetzungen stehen zu Kontaktperson, Konferenz und Registration Kontakt zur Verfügung.

Mit der Ersetzung Link zur Zahlungsbestätigung können Sie einen direkten Link zum PDF-Dokument in die E-Mail einfügen.

Zahlungsbestätigungs-Mail manuell versenden

Wenn Sie eine Zahlung manuell als bezahlt hinterlegen, erstellt Converia ebenfalls automatisch die PDF-Zahlungsbestätigung. Durch Aktivieren der Option "Mail beim Speichern" kann dabei eine E-Mail mit der Zahlungsbestätigung versendet werden.

So versenden Sie die E-Mail:

Erfassen Sie die Zahlung in Converia.
Aktivieren Sie die Option Mail beim Speichern.
Passen Sie den E-Mail-Text bei Bedarf an.
Klicken Sie auf Speichern.

Der E-Mail-Text kann Informationen zur Zahlung sowie einen Link zur PDF-Zahlungsbestätigung enthalten.

Wichtig: Mit dem Klick auf Speichern wird die E-Mail direkt versendet.

Der unter Eigener Text für Zahlungsbestätigungs-E-Mail konfigurierte Text gilt ausschließlich für den automatischen E-Mail-Versand. Beim manuellen Versand wird dieser Text nicht übernommen. Die E-Mail kann für jede Zahlung individuell angepasst werden.

Hinweise

Die PDF-Zahlungsbestätigung wird bei jeder als bezahlt verbuchten Zahlung automatisch erstellt und im Account der Person bereitgestellt, auf die die Rechnung ausgestellt wurde.
Die Auswahl unter PDF-Vorlage bestimmt das verwendete PDF-Dokument, nicht den Inhalt der Zahlungsbestätigungs-Mail.
Bei Kreditkartenzahlungen oder Überweisung über SecuPay erfolgt kein automatischer Versand der hier beschriebenen Zahlungsbestätigungs-Mail.
Die individuelle Konfiguration von Betreff und Inhalt gilt ausschließlich für den automatischen E-Mail-Versand.

FAQs

Wird auch ohne E-Mail-Versand eine PDF-Zahlungsbestätigung erstellt?

Ja. Sobald eine Zahlung in Converia als bezahlt verbucht wird, erstellt das System automatisch eine PDF-Zahlungsbestätigung und stellt sie im Account der Person bereit, auf die die Rechnung ausgestellt wurde.

Wird die Zahlungsbestätigungs-Mail auch ohne eigene Konfiguration automatisch versendet?

Ja. Bei den unterstützten Zahlungsarten verwendet Converia die System-Standardeinstellungen, sofern kein individueller Betreff oder Inhalt hinterlegt wurde.

Kann ich einen Link zur PDF-Zahlungsbestätigung in der E-Mail einfügen?

Ja. Verwenden Sie dazu die Ersetzung Link zur Zahlungsbestätigung unter Rechnung.

Kann ich beim manuellen Hinterlegen einer Zahlung auf den E-Mail-Versand verzichten?

Ja. Der E-Mail-Versand ist optional und unabhängig von der automatischen Erstellung der PDF-Zahlungsbestätigung.

Wird die automatische Zahlungsbestätigungs-Mail auch bei Online-Zahlungen via Kreditkarte, oder Zahlungen versendet?

Nein, bei Online-Zahlungen mit direkter Erfolgsmeldung im Zahlungsprozess (Kreditkarte, Apple Pay / Google Pay) wird keine automatische Mail versendet.

Wird die automatische Zahlungsbestätigungs-Mail bei Zahlungsimporten von Converia Pay/secupay versendet?

Nein, beim Zahlungsimport von Überweisungen via secupay wird keine automatische Zahlungsbestätigungsmail versendet.

Zahlungsbestätigung konfigurieren (Automatik vs. manuell)