Überblick

Nach erfolgreichem Abschluss des Buchungsprozesses erhält die teilnehmende Person in der Regel eine Buchungsbestätigung. Die Buchungsbestätigung in Converia besteht aus dem PDF-Dokument und der zugehörigen E-Mail. Beide Elemente werden im Reiter Buchungsbestätigung konfiguriert. Dort legen Sie fest, welche PDF-Vorlage verwendet wird, welche Inhalte im Dokument erscheinen, wie die E-Mail formuliert ist und ob zusätzliche Inhalte wie Gutschein-Links oder Badges mit versendet werden.

Voraussetzungen

Zugriff auf Konfiguration → Anmeldung → Konfiguration → Reiter Buchungsbestätigung
Mindestens eine PDF-Vorlage ist angelegt.
Optional (für Gutschein-Links in der Mail): Mindestens eine Gutscheinkategorie ist definiert und gültig (Ablaufdatum beachten).
Optional (für Badge-Versand mit Buchungsbestätigung): Mindestens eine Badge-Gruppe ist angelegt und entsprechend definierter Bedingungen automatisch zugewiesen.

Konfiguration / Vorgehen

Öffnen Sie Konfiguration → Anmeldung → Konfiguration.
Wechseln Sie in den Reiter Buchungsbestätigung.
Wählen Sie die gewünschte PDF-Vorlage für die Buchungsbestätigung aus.
Pflegen Sie die Felder Text Oben und Text Unten.
- Standardangaben werden bei der Generierung u.a. mit Konferenzname, Veranstaltungsdatum und Name der teilnehmenden Person gefüllt.
- Ergänzen/ersetzen Sie Inhalte bei Bedarf über Ersetzungen.
Hinterlegen Sie einen Mailbetreff und Mailtext.
- Nutzen Sie Ersetzungen unter dem Textfeld, um E-Mails zu personalisieren (z.B. Rechnungsnummer, Anrede, Konferenzname).
- Optional: Wenn Sie Links für Gutscheine in der Buchungsbestätigungsmail verwenden möchten, fügen Sie den passenden Eintrag aus der Ersetzerliste in den Mailtext ein. Voraussetzung ist eine definierte und gültige Gutscheinkategorie.
Badge anhängen: Entscheiden Sie, ob ein (Print-at-home-)Badge angehängt und mit der Buchungsbestätigung versendet werden soll.
Legen Sie anschließend fest, unter welchen Bedingungen die Buchungsbestätigung generiert oder versendet wird.

Hinweise

Standardangaben werden bei der Generierung u.a. mit Konferenzname, Veranstaltungsdatum und Name der teilnehmenden Person gefüllt.
PDF-Vorlagen, Mailbetreff und Mailtext sollten für alle verwendeten Veranstaltungssprachen gepflegt werden.
Zwischen Text Oben und Text Unten fügt das System automatisch die Buchungsdaten der teilnehmenden Person ein, sofern nicht mit einem Ticket gearbeitet wird.
Das Converia Support-Team kann zusätzlich einstellen, ob Antworten auf Fragen auf der Buchungsbestätigung ausgegeben werden und wie viele Textzeichen je Antwort erscheinen sollen.