Überblick
Die Konfiguration des Rechnungsdokuments bestimmt, wie Rechnungen als PDF-Dokument erstellt, formatiert und bereitgestellt werden. Sie umfasst u.a. die Auswahl der PDF-Vorlage, Regeln für das Rechnungsdatum und Anzeigeoptionen (z.B. kostenlose Positionen, Zahlungen, Bestellnummern und Stornierungen). Außerdem lassen sich Rechnungstexte per Ersetzungen anpassen.
Voraussetzungen
Vorhandene PDF-Vorlage (siehe Artikel PDF-Vorlagen anlegen und bearbeiten)
Zugriff im Backoffice auf Konfiguration → Anmeldung → Konfiguration
Konfiguration / Vorgehen
Öffnen Sie Konfiguration → Anmeldung → Konfiguration.
Wechseln Sie in den Reiter Rechnungen.
Wählen Sie unter PDF-Vorlage die gewünschte Vorlage für das Rechnungsdokument aus.
Legen Sie unter Rechnungsdatum fest, ob das Datum:
dem Tag der Buchung oder
dem Datum der letzten Änderung
entsprechen soll.
Steuern Sie die Ausgabe von Buchungsdetails:
Wahloption auf Rechnung: anzeigen / nicht anzeigen
Angebotspakete mit Preis 0: kostenlose Pakete anzeigen / ausblenden
Legen Sie fest, ob Zahlungen angezeigt werden:
Zeige Zahlung auf der Rechnung
Legen Sie fest, ob eine Bestellnummer angezeigt wird:
Zeige Bestellnummer auf der Rechnung: ja / nein
Hinweis: Aktiviert das Formularfeld im Schritt Persönliche Daten der Teilnahmeanmeldung.
Steuern Sie die Bereitstellung der Rechnung im Frontend:
Rechnung im Frontend unterdrücken: Ja, wenn Rechnungen (noch) nicht ausgegeben werden sollen (z.B. Stapelprüfung oder kostenfreie Veranstaltung ohne Rechnungsbedarf).
Legen Sie fest, wie Stornos auf Folgerechnungen behandelt werden:
Zeige Stornierungen auf Folgerechnungen:
Ja: Verlauf wird sichtbar (storniert/neu gebucht etc.)
Nein: nur aktuell gebuchte Optionen; Stornobelege liegen im Belegarchiv
Optional: Prüfen Sie die Adressdarstellung:
Land Rechnungsabsender:in: Wenn das Land des Registrierungskontakts (oder das hier ausgewählte Land) dem Land der Rechnungsempfänger:innen entspricht, wird es im Adressblock nicht ausgegeben.
Pflegen Sie Texte oberhalb/unterhalb der Rechnung:
Text oben und Text unten können über Ersetzungen personalisiert werden.
Standardmäßig werden oberhalb der Rechnungsdaten u.a. ausgegeben: Veranstaltung, Veranstaltungsdatum, Teilnehmer:in.
Nutzen Sie für Rechnungstexte ausschließlich Ersetzer, die unter den Textfeldern über den Ersetzungen-Ordner verfügbar sind.
Hinweise
Es funktionieren nur Ersetzer, die Sie über den Ersetzungen-Ordner unterhalb der Textfelder hinzufügen. Ersetzer aus anderen Modulen (z.B. E-Mail-Modul) sind an dieser Stelle nicht nutzbar.
Die Rechnungsadresse kann an dieser Stelle nicht strukturell angepasst werden (z.B. für Nachstellungen im Namen).
Wenn Zeige Stornierungen auf Folgerechnungen deaktiviert ist, werden auf Folgerechnungen nur die aktuell gebuchten Optionen angezeigt; Stornobelege liegen im Belegarchiv.
Wenn Sie eine Bestellnummer auf dem Rechnungsdokument ausgeben möchten, muss die Anzeige in der Konfiguration aktiviert sein (siehe Schritt 7).
Hinterlegen Sie PDF-Vorlagen für alle Veranstaltungssprachen.
FAQs
Kann ich Rechnungen „zurückhalten“, obwohl Buchungsbestätigung sichtbar ist?
Ja. Aktivieren Sie Rechnung im Frontend unterdrücken.
Wie gebe ich einen individuellen Zusatztext pro Rechnung aus?
Fügen Sie in der jeweiligen Rechnung einen Zusatztext hinzu und platzieren Sie den Zusatztext-Ersetzer im Rechnungstext. Ohne Zusatztext bleibt die Stelle leer.