Überblick
PDF-Vorlagen sind die Grundlage, damit Converia Dokumente (Buchungsbestätigungen, Rechnungen, Zahlungsbestätigungen, Teilnahmebestätigungen) als PDF generieren kann.
Sie kombinieren:
Statische Inhalte (z.B. Briefkopf, Grafiken, Unterschrift) direkt in der PDF-Datei
Dynamische Inhalte (z.B. Personendaten, Buchungsdaten) über systemseitige Ausgabe und Ersetzer
Voraussetzungen
Zugriff im Backoffice auf Einrichtung → Grundeinstellungen → PDF-Vorlagen
Eine PDF-Datei, idealerweise mit geringer Dateigröße
Hinweis zur PDF-Erstellung: PDF sollte mit Kompatibilität „Acrobat 5“ (PDF 1.4) erstellt werden
Konfiguration / Vorgehen
Öffnen Sie Einrichtung → Grundeinstellungen → PDF-Vorlagen.
Klicken Sie auf Neuen Eintrag erstellen.
Alternativ: Kopieren Sie eine bestehende Vorlage über das blaue Doppelblatt-Symbol (empfohlen z.B. für mehrsprachige Varianten mit gleicher Struktur).
Tragen Sie im Bereich Allgemein eine eindeutige Bezeichnung (z.B. Rechnung) ein.
Tipp: Ergänzen Sie bei Mehrsprachigkeit ein Sprachkürzel.
Laden Sie unter Datei die PDF-Vorlage hoch.
Achten Sie auf eine möglichst kleine Dateigröße, um Speicherplatz zu schonen (Richtwert für A4: < 100 kB).
Optional: Laden Sie ein zusätzliches statisches PDF hoch, das später als zusätzliche Seite(n) in das generierte Dokument eingebunden wird.
Speichern Sie den Eintrag.
Prüfen Sie die Vorlage über Vorschau.
Die Vorschau öffnet das entsprechende Dokument mit Dummy-Daten in einem neuen Tab.
Wichtig: Vorschau ist erst nach dem Speichern verfügbar.
Inhaltselemente positionieren (Koordinaten)
Die Positionierung erfolgt über Millimeterangaben in einem Koordinatensystem:
Y-Achse = senkrecht
X-Achse = waagerecht
Passen Sie bei Bedarf den Abschnitt Rand an.
Definieren Sie den Abstand, ab dem Text auf dem Dokument beginnt.
Optional kann für Folgeseiten ein abweichender oberer Rand gesetzt werden.
Konfigurieren Sie den Abschnitt Rechnungstext.
Hier legen Sie die Position des Haupttextbereichs fest (entspricht u.a. Text oben/Text unten und der Rechnungstabelle).
Hinweis: Der Zeichensatz ist systemseitig festgelegt (FreeSans) und nicht änderbar.
Aktivieren Sie im Abschnitt Rechnungstext die Checkbox Zusatztext ausgeben, wenn Sie in Rechnungen den Ersetzer #:invoice.additionalText:# nutzen und den Inhalt aus dem Zusatzfeld von Rechnungsadressen ausgeben möchten.
Passen Sie bei Bedarf weitere Abschnitte an:
Überschrift (Position und Schriftgröße)
Adresse (Position des Adressblocks und Schriftgröße)
Ust.-Nummer/Bestellnummer (Position/Breite des Bereichs)
Datum (Position und ggf. Fälligkeits-/Zahlungsfristangaben)
Tabelle (Spaltenstarts relativ zum Rand)
Optional: Konfigurieren Sie den Abschnitt Ticket, falls Sie Ticketgrafiken/Layouts nutzen.
Wenn kein Barcode verwendet wird, können die Koordinaten genullt oder außerhalb des Dokuments platziert werden.
Hinweise
Für jede Veranstaltung ist mindestens eine PDF-Vorlage erforderlich.
Mehrere Vorlagen sind sinnvoll, wenn sich Layout/Briefkopf/Grafiken/Texte je Dokumenttyp oder Sprache unterscheiden sollen.
Der Abschnitt Kontakt hat in aktuellen Versionen keine Wirkung (Änderungen bleiben ohne Auswirkung).
FAQs
Warum wird das Land im Adressblock nicht immer angezeigt?
Das hängt von den Einstellungen in der Rechnungskonfiguration und dem hinterlegten Kontakt ab. Wenn das Land des Registrierungskontakts, oder das ausgewählte Land in der Rechnungskonfiguration dem Land der Rechnungsempfänger:innen entspricht, wird es im Adressblock nicht ausgegeben.