Überblick

Arbeitsabläufe dienen dazu, Beiträge phasenweise weiterzuführen und den Verantwortungsbereich zu ändern. In dieser Ansicht verschieben Sie Beiträge gesammelt von einer Phase in die nächste.

Beiträge können je nach Phase der Beitragseinreichung als Abstracts oder Manuscripts vorliegen. Im Artikel wird dafür einheitlich der Begriff Beiträge verwendet.

Beim Verschieben in die Bewertungsphase stehen Optionen für E-Mail-Benachrichtigungen zur Verfügung. Nach Abschluss der finalen Bewertung werden Beiträge finalisiert und Einreicher:innen/Autor:innen können automatisiert informiert werden.

Voraussetzungen

Zugriff auf Verwaltung → Beitragsbewertung → Arbeitsabläufe
Für korrekten E-Mail-Versand ist ein Kontaktpersonendatensatz der Bewertung-Kontaktperson Programmkomitee und die dafür vorgesehene Konfiguration im Bewertungsprozess erforderlich.

Konfiguration / Vorgehen

Beiträge in die Bewertungsphase verschieben (Start Gutachter:innen-Bewertung)

Öffnen Sie Verwaltung → Beitragsbewertung → Arbeitsabläufe.
Verschieben Sie Beiträge mithilfe der Pfeiltasten in die Bewertungsphase.
Nutzen Sie im folgenden Fenster bei Bedarf die folgenden Optionen:
1. Grenzen Sie die zu verschiebenden Beiträge über die verfügbaren Merkmale ein, z.B. über Präsentationsform oder Thema.
2. Aktivieren Sie den E-Mail-Versand an Gutachter:innen, wenn diese über die zugewiesenen Beiträge informiert werden sollen.
3. Aktivieren Sie die Information an (Co-)Autor:innen, wenn diese darüber informiert werden sollen, dass sich ihr Beitrag in der Bewertung befindet.
4. Deaktivieren Sie E-Mails sofort versenden, wenn Sie die erzeugten E-Mails vor dem Versand noch prüfen möchten.
5. Empfehlung: Setzen Sie eine Startzeit für den Versand (z.B. 1 Stunde in der Zukunft, um Korrekturen zu ermöglichen).
Prüfen Sie den E-Mail-Text in der Vorschau und passen Sie ihn bei Bedarf an (Reiter "Vorschau Beiträge zu Gutachter:innen verschieben").

Beiträge finalisieren (nach Programmkomitee-Entscheidung)

Öffnen Sie Verwaltung → Beitragsbewertung → Arbeitsabläufe.
Verschieben Sie Beiträge aus der Phase: Finale Beitragsbewertung in die nächste Phase: Finalisiert, um zu finalisieren.
Nutzen Sie im Finalisieren-Fenster bei Bedarf die folgenden Optionen:
1. Aktivieren Sie den E-Mail-Versand, wenn Einreicher:innen über die finale Bewertung informiert werden sollen.
2. Aktivieren Sie optional die erneute Information bereits benachrichtigter Einreicher:innen oder Autor:innen (z.B. Statusänderungen).
3. Aktivieren Sie optional "Autor:innen ebenfalls informieren", wenn zusätzliche beteiligte Personen benachrichtigt werden sollen. (bei Sessioneinreichung werden dabei nur Chairs informiert, nicht Co-Autor:innen der Unterbeiträge).
4. Deaktivieren Sie E-Mails sofort versenden, wenn Sie die erzeugten E-Mails vor dem Versand noch prüfen möchten.
5. Empfehlung: Setzen Sie eine Startzeit für den Versand (z.B. 1 Stunde in der Zukunft; generierte E-Mails liegen im E-Mail-Ordner „Bewertung“).
Prüfen Sie E-Mail-Inhalte in den Vorschau-Reitern; Vorlagen können in der Konfiguration der Bewertungs-E-Mail-Vorlagen angepasst werden.

Hinweise

Arbeitsabläufe sind für das Verschieben von Beitragsmengen zwischen Phasen vorgesehen.
In dieser Ansicht ist nicht ersichtlich, welche einzelnen Beiträge konkret verschoben werden.
Beim Verschieben in die Bewertungsphase können Sie die Auswahl vorab eingrenzen, z.B. über Präsentationsform oder Thema.
Wenn Sie „Autor:innen ebenfalls informieren“ aktivieren, werden bei Sessioneinreichungen nur die Chairs informiert, nicht die Co-Autor:innen der Unterbeiträge.
Wenn Sie E-Mails sofort versenden nicht aktivieren, können Sie die erzeugten E-Mails vor dem Versand noch prüfen und anpassen.

FAQs

Warum werden bei Sessioneinreichung nicht alle Autor:innen informiert?

Wenn Sie „Autor:innen ebenfalls informieren“ aktivieren, werden bei Sessioneinreichung nur die Chairs informiert, nicht die Co-Autor:innen der Unterbeiträge.

Kann ich in den Arbeitsabläufen einen einzelnen bestimmten Beitrag verschieben?

Nein. In den Arbeitsabläufen ist kein gezieltes Verschieben eines einzelnen bestimmten Beitrags möglich. Die Ansicht ist für Phasenwechsel von Beitragsmengen vorgesehen. Dabei ist nicht ersichtlich, welche einzelnen Beiträge konkret verschoben werden.

Kann ich die Auswahl der zu verschiebenden Beiträge eingrenzen?

Ja. Beim Verschieben in die Bewertungsphase können Sie die Auswahl über die verfügbaren Merkmale eingrenzen, z.B. über Präsentationsform oder Thema. Eine Auswahl einzelner bestimmter Beiträge ist in den Arbeitsabläufen nicht vorgesehen.

Bezieht sich der Artikel nur auf Abstracts?

Nein. Im Artikel wird einheitlich von Beiträgen gesprochen. Beiträge können je nach Phase der Beitragseinreichung als Abstracts oder Manuscripts vorliegen.