Überblick
Arbeitsabläufe dienen dazu, Beiträge phasenweise weiterzuführen und den Verantwortungsbereich zu ändern. Beim Verschieben in die Bewertungsphase stehen Optionen für E-Mail-Benachrichtigungen zur Verfügung. Nach Abschluss der finalen Bewertung werden Beiträge finalisiert und Einreicher:innen/Autor:innen können automatisiert informiert werden.
Voraussetzungen
Zugriff auf Verwaltung → Beitragsbewertung → Arbeitsabläufe
Für korrekten E-Mail-Versand ist u.a. eine Converia-E-Mail-Adresse am Personendatensatz der Bewertung-Kontaktperson Programmkomitee erforderlich.
Konfiguration / Vorgehen
Beiträge in die Bewertungsphase verschieben (Start Gutachter:innen-Bewertung)
Öffnen Sie Verwaltung → Beitragsbewertung → Arbeitsabläufe.
Verschieben Sie Abstracts mithilfe der Pfeiltasten in die Bewertungsphase.
Nutzen Sie im folgenden Fenster die Optionen:
Aktivieren Sie den E-Mail-Versand an Gutachter:innen (Information über zugewiesene Abstracts).
Optional: Informieren Sie alle (Co-)Autor:innen darüber, dass ihr Abstract jetzt bei einem/einer Gutachter:in liegt.
Vermeiden Sie E-Mails sofort versenden, wenn Sie vorher die generierten Mails noch prüfen möchten.
Setzen Sie eine Startzeit für den Versand (Empfehlung: mindestens 1 Stunde in der Zukunft, um Korrekturen zu ermöglichen).
Passen Sie den E-Mail-Text bei Bedarf in der Vorschau an (Reiter „Vorschau Beiträge zu Gutachter:innen verschieben“).
Bewertungen finalisieren (nach Programmkomitee-Entscheidung)
Verschieben Sie Beiträge in die nächste Phase, um zu finalisieren.
Nutzen Sie im Finalisieren-Fenster die Optionen:
Aktivieren Sie den E-Mail-Versand um die Einreicher:innen über die finale Bewertung zu informieren.
Optional: Informieren Sie bereits benachrichtigte Einreicher:innen/Autor:innen erneut (z.B. Statusänderungen).
Optional: Informieren Sie alle Autor:innen (bei Sessioneinreichung werden dabei nur Chairs informiert, nicht Co-Autor:innen der Unterbeiträge).
Vermeiden Sie E-Mails sofort versenden, wenn Sie vorher die generierten Mails noch prüfen möchten.
Setzen Sie eine Startzeit (Empfehlung: mindestens 1 Stunde in der Zukunft; generierte E-Mails liegen im E-Mail-Ordner „Bewertung“).
Prüfen Sie E-Mail-Inhalte in den Vorschau-Reitern; Vorlagen können in der Konfiguration der Bewertungs-E-Mail-Vorlagen angepasst werden.
Hinweise
Sie können beim Verschieben in die Bewertungsphase vorab eingrenzen, dass nur bestimmte Abstracts (z.B. bestimmte Präsentationsform oder Thema) bewertet werden.
FAQs
Warum werden bei Sessioneinreichung nicht alle Autor:innen informiert?
Wenn Sie „Autor:innen ebenfalls informieren“ aktivieren, werden bei Sessioneinreichung nur die Chairs informiert, nicht die Co-Autor:innen der Unterbeiträge.