Überblick
Gebäude und Räume werden zentral in der Systemkonfiguration verwaltet. Diese Daten bilden die Grundlage für programmbezogene Funktionen, z.B. für die Arbeit mit dem Konferenzplaner.
Die Pflege erfolgt nicht innerhalb des Konferenzplaners, sondern in einem separaten Administrationsbereich. Dort können Sie Gebäude anlegen und innerhalb eines Gebäudes einzelne Räume verwalten.
Voraussetzungen
Zugriff auf Administration → Systemkonfiguration → Gebäudeverwaltung.
Hinweis:
Dieser Bereich ist i.d.R. nur für Administrator:innen bei Rahmenvertragsinstallationen verfügbar.
Konfiguration / Vorgehen
Gebäude anlegen
Öffnen Sie Administration → Systemkonfiguration → Gebäudeverwaltung.
Klicken Sie auf Eintrag hinzufügen.
Bleiben Sie im Reiter Generelle Einstellungen.
Tragen Sie im Feld Name die Bezeichnung des Gebäudes ein.
Klicken Sie auf Speichern.
Räume zu einem Gebäude anlegen
Öffnen Sie das gewünschte Gebäude zur Bearbeitung.
Wechseln Sie in den Reiter Räume.
Klicken Sie auf Eintrag hinzufügen.
Pflegen Sie die verfügbaren Raumangaben. Dazu gehören je nach Bedarf z.B.:
Nr.
Name
Sitze
Etage
Bereich
Beschreibung
Technische Details
Aktivieren Sie bei Bedarf die Optionen Aktiv und Sichtbar.
Klicken Sie auf Speichern.
Vorhandene Gebäude bearbeiten
Öffnen Sie Administration → Systemkonfiguration → Gebäudeverwaltung.
Wählen Sie in der Liste das gewünschte Gebäude aus.
Bearbeiten Sie die vorhandenen Angaben.
Speichern Sie die Änderung.
Vorhandene Räume bearbeiten
Öffnen Sie das gewünschte Gebäude.
Wechseln Sie in den Reiter Räume.
Öffnen Sie den gewünschten Raumeintrag.
Aktualisieren Sie die benötigten Angaben.
Klicken Sie auf Speichern.
Anwendungsfälle
Die Gebäude- und Raumverwaltung ist relevant, wenn Sie:
Räume für den Konferenzplaner vorbereiten möchten
Raumbezeichnungen zentral pflegen möchten
Sitzplatzangaben oder Lageinformationen dokumentieren möchten
raumbezogene Informationen für interne Planungsprozesse hinterlegen möchten
Hinweise
Gebäude und Räume sind Stammdaten und werden unabhängig vom eigentlichen Konferenzplan gepflegt.
Der Konferenzplaner greift auf bereits vorhandene Gebäude- und Raumdaten zu.
Wenn Sie im Konferenzplaner keine Räume auswählen können, prüfen Sie zuerst die Anlage in der Gebäudeverwaltung.
Im Reiter Dokumente können zusätzliche gebäudebezogene Inhalte hinterlegt werden, sofern dies in Ihrer Installation verwendet wird.
FAQs
Wo finde ich die Gebäude- und Raumverwaltung?
Unter Administration → Systemkonfiguration → Gebäudeverwaltung.
Werden Räume im Konferenzplaner angelegt?
Nein. Räume werden in der Gebäudeverwaltung angelegt und anschließend im Konferenzplaner verwendet.
Wer kann Gebäude und Räume verwalten?
Das hängt von Ihrer Rechtevergabe ab. In Rahmenvertragsinstallationen ist der Zugriff i.d.R. Administrator:innen vorbehalten.
Welche Angaben kann ich bei einem Raum pflegen?
Je nach Bedarf können Sie z.B. Nr., Name, Sitze, Etage, Bereich, Beschreibung und Technische Details erfassen.