Überblick
Mit dem Konferenzplaner erstellen und verwalten Sie das Konferenzprogramm Ihrer Veranstaltung. Das Programm dient nicht nur der Darstellung für Teilnehmende, sondern ist auch die Grundlage für weitere Funktionen, z.B. Referent:innen-Management, App, Virtual Venue und API.
Damit Beiträge und Sessions im Konferenzplaner korrekt eingeplant werden können, müssen zunächst Gebäude und Räume vorhanden sein. Wenn Sie mit einer klassischen Beitragseinreichung arbeiten, müssen außerdem die Bewertung und die zugehörigen Arbeitsabläufe abgeschlossen sein.
Voraussetzungen
Zugriff auf Verwaltung → Organisation & Planung → Konferenzplaner
Zugriff auf Administration → Systemkonfiguration → Gebäudeverwaltung (zum Anlegen von Gebäude und Räumen)
Bei klassischer Beitragseinreichung und Manuskripteinreichung, müssen außerdem folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Beiträge wurden akzeptiert.
Die finale Präsentationsform ist festgelegt.
Beiträge wurden einem Themengebiet zugewiesen.
Die Beiträge befinden sich in den Arbeitsabläufen in der letzten Phase „Finalisiert“.
Konfiguration / Vorgehen
Öffnen Sie Verwaltung → Organisation & Planung → Konferenzplaner.
Prüfen Sie, ob die benötigten Gebäude und Räume bereits angelegt wurden.
Wenn Sie keine Berechtigung für die Gebäudeverwaltung haben, stellen Sie die erforderlichen Angaben für Gebäude und Räume dem Converia-Team zur Verfügung.
Wenn Sie mit klassischer Beitragseinreichung arbeiten, prüfen Sie, ob die Beitragsbewertung abgeschlossen ist.
Stellen Sie sicher, dass die Beiträge akzeptiert wurden, eine finale Präsentationsform erhalten haben und einem Themengebiet zugewiesen sind.
Öffnen Sie Verwaltung → Beitragsbewertung → Arbeitsabläufe.
Prüfen Sie, ob die Beiträge in der letzten Phase „Finalisiert“ liegen.
Wenn Sie zusätzlich mit Manuskripteinreichungen arbeiten, prüfen Sie den Status entsprechend auch für die Manuskripte.
Beginnen Sie erst danach mit der Planung im Konferenzplaner.
Sonderfall ohne klassische Einreichung
Legen Sie die Beiträge direkt im späteren Planungsschritt neu an.
Diese Beiträge gelten als eingeladene Beiträge ohne Call for Papers.
In diesem Fall müssen die Voraussetzungen zur Bewertung und zum Status „Finalisiert“ nicht erfüllt sein.
Hinweise
Gebäude und Räume können durch das Converia-Team angelegt werden, wenn Ihnen die erforderlichen Berechtigungen fehlen.
Ohne angelegte Räume ist keine vollständige Planung von Sessions im Konferenzplaner möglich.
Der Konferenzplaner baut auf den fachlichen Vorarbeiten der Einreichung und Bewertung auf, sofern ein klassischer Einreichungsprozess verwendet wird.
FAQs
Kann ich den Konferenzplaner ohne Räume nutzen?
Nein, für die eigentliche Programmplanung müssen Gebäude und Räume vorhanden sein. Ohne diese Grundlage können Sessions nicht korrekt verplant werden.
Was ist zu tun, wenn ich keine Berechtigung für die Gebäudeverwaltung habe?
In diesem Fall können die benötigten Angaben an das Converia-Team übermittelt werden. Das Team legt Gebäude und Räume dann für Sie an.
Muss die Beitragsbewertung abgeschlossen sein, bevor ich mit dem Konferenzplaner arbeite?
Ja, wenn Sie mit einer klassischen Beitragseinreichung arbeiten. Die Beiträge sollten akzeptiert, einer Präsentationsform und einem Themengebiet zugeordnet sowie im Arbeitsablauf auf „Finalisiert“ gesetzt sein.
Wo prüfe ich den Status von Beiträgen?
Den Status prüfen Sie unter Verwaltung → Beitragsbewertung → Arbeitsabläufe. Für die Planung im Konferenzplaner sollten die Beiträge in der letzten Phase „Finalisiert“ liegen.
Kann ich den Konferenzplaner auch ohne Call for Papers verwenden?
Ja. Beiträge können auch direkt angelegt werden. Diese gelten dann als eingeladene Beiträge. In diesem Fall entfallen die Voraussetzungen zur Bewertung und zum Arbeitsablaufstatus.