Überblick
Mit dem Konferenzplaner erstellen Sie das Konferenzprogramm und stellen es für Teilnehmende in geeigneter Form dar. Der Konferenzplan ist außerdem die Grundlage für weitere Funktionen, die auf das Programm zugreifen, z.B. Referent:innenmanagement, App, Virtual Venue und API.
Der Konferenzplaner unterstützt sowohl die operative Planung von Sessions und Beiträgen als auch die Darstellung des Programms für Teilnehmende. Die eigentliche Planung erfolgt im Visual Schedule Builder.
Der Konferenzplaner dient der Programmplanung. Die Pflege von Gebäuden, Räumen und raumbezogenen Angaben erfolgt außerhalb des Konferenzplaners
Voraussetzungen
Zugriff auf Verwaltung → Organisation & Planung → Konferenzplaner
Die benötigten Gebäude und Räume sind bereits angelegt.
Gebäude und Räume werden außerhalb des Konferenzplaners verwaltet.
Die Konfiguration erfolgt unter Administration → Systemkonfiguration → Gebäudeverwaltung.Wenn Sie keinen Zugriff auf die Gebäudeverwaltung haben, muss die Pflege durch eine berechtigte Person erfolgen.
Bei klassischer Beitragseinreichung und Manuskripteinreichung, müssen außerdem folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Beiträge wurden akzeptiert.
Die finale Präsentationsform ist festgelegt.
Beiträge wurden einem Themengebiet zugewiesen.
Die Beiträge befinden sich in den Arbeitsabläufen in der letzten Phase „Finalisiert“.
Konfiguration / Vorgehen
Öffnen Sie Verwaltung → Organisation & Planung → Konferenzplaner.
Prüfen Sie, ob die für Ihre Programmplanung benötigten Gebäude und Räume bereits angelegt wurden.
Gebäude und Räume werden außerhalb des Konferenzplaners verwaltet. Wenn Sie keinen Zugriff auf Administration → Systemkonfiguration → Gebäudeverwaltung haben, lassen Sie die Pflege durch eine berechtigte Person durchführen.
Prüfen Sie bei beitragsbasierten Veranstaltungen, ob alle relevanten Beiträge final akzeptiert, einer Präsentationsform zugeordnet und im Arbeitsablauf finalisiert wurden.
Prüfen Sie bei Bedarf auch den Finalisierungsstatus der Manuskripte.
Öffnen Sie den Konferenzplaner und entscheiden Sie, ob Beiträge aus der Einreichung verplant oder später direkt im Planer angelegt werden sollen.
Konfigurieren Sie bei Bedarf zunächst die allgemeinen Einstellungen des Konferenzplans, bevor Sie mit der eigentlichen Programmplanung beginnen.
Wechseln Sie anschließend in die operative Planung im Konferenzplaner.
Anwendungsfälle
Verplanung angenommener Beiträge und Sessions
Anlegen eingeladener Beiträge und Sessions
Erstellung eines grafischen Konferenzprogramms für Teilnehmende
Vorbereitung der Programmdaten für App, Virtual Venue und weitere abhängige Funktionen
Hinweise
Gebäude und Räume können durch das Converia-Team angelegt werden, wenn Ihnen die erforderlichen Berechtigungen fehlen. Dies gilt bei Bedarf auch für die Bearbeitung der Namen von Gebäuden und Räumen.
Ohne angelegte Räume ist keine vollständige Planung von Sessions im Konferenzplaner möglich.
Wenn die klassische Beitragseinreichung nicht genutzt wurde, können Beiträge direkt im Konferenzplaner angelegt werden.
Direkt im Planer angelegte Beiträge gelten als eingeladene Beiträge, die keinen Call for Papers durchlaufen haben.
Diese Beiträge müssen die Voraussetzungen zur abgeschlossenen Beitragsbewertung und Finalisierung nicht erfüllen.
FAQs
Kann ich den Konferenzplaner ohne Räume nutzen?
Nein, für die eigentliche Programmplanung müssen Gebäude und Räume vorhanden sein. Ohne diese Grundlage können Sessions nicht korrekt verplant werden.
Was ist zu tun, wenn ich keine Berechtigung für die Gebäudeverwaltung habe?
Wenn Sie keine Berechtigung für die Gebäudeverwaltung haben, muss die Pflege durch eine berechtigte Person erfolgen. Die Gebäude- und Raumverwaltung liegt außerhalb des Konferenzplaners und ist in Rahmenvertragsinstallationen i.d.R. nur für Administrator:innen verfügbar. Alternativ können die benötigten Angaben an das Converia-Team übermittelt werden. Das Team legt Gebäude und Räume dann für Sie an, oder führt Änderungen durch.
Muss die Beitragsbewertung abgeschlossen sein, bevor ich mit dem Konferenzplaner arbeite?
Ja, wenn Sie mit einer klassischen Beitragseinreichung arbeiten. Die Beiträge sollten akzeptiert, einer Präsentationsform und einem Themengebiet zugeordnet sowie im Arbeitsablauf auf „Finalisiert“ gesetzt sein.
Wo prüfe ich den Status von Beiträgen?
Den Status prüfen Sie unter Verwaltung → Beitragsbewertung → Arbeitsabläufe. Für die Planung im Konferenzplaner sollten die Beiträge in der letzten Phase „Finalisiert“ liegen.
Kann ich den Konferenzplaner auch ohne Call for Papers verwenden?
Ja. Beiträge können auch direkt angelegt werden. Diese gelten dann als eingeladene Beiträge. In diesem Fall entfallen die Voraussetzungen zur Bewertung und zum Arbeitsablaufstatus.
Können Namen von Gebäuden und Räumen auch nachträglich bearbeitet werden?
Ja. Die Bearbeitung von Gebäude- und Raumnamen erfolgt jedoch nicht im Konferenzplaner, sondern in der Gebäudeverwaltung unter Administration → Systemkonfiguration → Gebäudeverwaltung. Wenn Ihnen die erforderlichen Berechtigungen fehlen, kann das Converia-Team nicht nur Gebäude und Räume anlegen, sondern bei Bedarf auch deren Namen/Bezeichnungen anpassen.