Eingetragene Vereine (e.V.) und rechtsfähige Vereine nach § 22 BGB benötigen für die Einrichtung Vereinsnachweise, das Formular „Wirtschaftlich Berechtigte“, die Servicevereinbarung und die Identifizierung der gegenüber secupay auftretenden Person.
Für wen gilt dieser Artikel?
Dieser Artikel richtet sich an:
eingetragene Vereine (e.V.)
rechtsfähige Vereine nach § 22 BGB
Die Einrichtung ist nur einmal für den Verein erforderlich, sofern eine zeichnungs- oder vertretungsberechtigte Person unterzeichnet.
Welche Unterlagen werden benötigt?
Für die Einrichtung eines Vereins werden je nach Vereinsform folgende Dokumente und Nachweise benötigt:
nur gegebenenfalls ein aktueller Transparenzregisterauszug
nur bei eingetragenen Vereinen: aktueller Vereinsregisterauszug
nur bei rechtsfähigen Vereinen nach § 22 BGB: Vertretungsbescheinigung
Formular „Wirtschaftlich Berechtigte“
ausgefüllte und unterzeichnete Servicevereinbarung
Identifizierung der gegenüber secupay auftretenden Person im Rahmen des KYC-Prozesses
Dokumentkopien vorbereiten
Für die Einrichtung werden zunächst die erforderlichen Dokumente kopiert.
Nur gegebenenfalls wird ein aktueller Transparenzregisterauszug benötigt.
Bei einem eingetragenen Verein wird ein aktueller Vereinsregisterauszug benötigt.
Bei einem rechtsfähigen Verein nach § 22 BGB wird eine Vertretungsbescheinigung benötigt. Diese Vertretungsbescheinigung muss enthalten:
wer vertretungsberechtigt ist
auf welcher Grundlage die Vertretungsberechtigung besteht
in welcher Funktion die Person handelt
ob Einzelvertretungsberechtigung oder Gesamtvertretungsberechtigung besteht
Formular „Wirtschaftlich Berechtigte“ ausfüllen
Das Formular „Wirtschaftlich Berechtigte“ wird ausgefüllt und unterzeichnet.
Bei Vereinen wird angegeben, dass es keine natürliche Person gibt, die direkt oder indirekt mehr als 25 % des Vertragspartners kontrolliert.
Zusätzlich werden die Angaben zur relevanten vertretungsberechtigten Person gemacht, zum Beispiel:
Vereinsvorsitzender
Geschäftsführer
Person im Vereinsregister
Falls der Verein nicht im Transparenzregister eingetragen ist, wird dies im Formular entsprechend angekreuzt und kurz begründet.
Servicevereinbarung ausfüllen und unterzeichnen
Die Servicevereinbarung wird ausgefüllt und von einer zeichnungs- oder vertretungsberechtigten Person unterzeichnet.
Dabei sind insbesondere folgende Angaben wichtig:
Bankverbindung: Geben Sie das Konto an, auf dem die Teilnehmergelder eingehen sollen.
Weitere Vereinbarungen: Tragen Sie dort den internen Verwendungszweck ein.
Mailadresse: Verwenden Sie die persönliche Mailadresse der Person, die Rückfragen von secupay zur Einrichtung und Identifizierung beantworten kann.
Unterschrift: Die Servicevereinbarung muss von einer zeichnungs- oder vertretungsberechtigten Person unterzeichnet werden, zum Beispiel durch eine Leitung im Einkauf.
Identifizierung im KYC-Prozess
Die gegenüber secupay auftretende Person durchläuft den gesetzlich vorgeschriebenen Know-Your-Customer-Prozess, kurz KYC.
Für die Identifizierung per BankIdent deren Ausweiskopie bereithalten.
Hinweis: Die Ausweiskopie wird entsprechend nicht mit den Einrichtungsunterlagen eingereicht.
Unterlagen einreichen und Freigabe abwarten
Die kopierten beziehungsweise ausgefüllten und unterzeichneten Dokumente sowie die erforderlichen Nachweise werden an die aktuelle Converia-Ansprechperson übermittelt.
Nach der Prüfung und Freigabe durch secupay kann die Teilnehmeranmeldung in Converia starten.
Gut zu wissen
Für eingetragene Vereine wird ein aktueller Vereinsregisterauszug benötigt.
Für rechtsfähige Vereine nach § 22 BGB wird eine Vertretungsbescheinigung benötigt.
Eine Vertretungsbescheinigung muss Angaben zur Grundlage, Funktion und Art der Vertretungsberechtigung enthalten.
Im Formular „Wirtschaftlich Berechtigte“ wird bei Vereinen angegeben, dass keine natürliche Person direkt oder indirekt mehr als 25 % kontrolliert.
Ein Transparenzregisterauszug ist nur gegebenenfalls erforderlich.
Ist der Verein nicht im Transparenzregister eingetragen, wird dies im Formular angekreuzt und kurz begründet.
Die Ausweiskopie wird nur für BankIdent bereitgehalten und nicht mit den Unterlagen eingereicht.
Nach der Freigabe durch secupay kann Converia Pay für die Teilnehmeranmeldung genutzt werden.