Überblick
Nachweise werden verwendet, wenn für eine nachweispflichtige Preisgruppe eingerichtet ist. Zu prüfende Nachweise können in der Buchungsübersicht über den Nachweisstatus gefiltert werden.
Für die Prüfung stehen zwei Wege zur Verfügung. Nachweise können gesammelt im Verifikationsmodus bearbeitet oder einzelne Nachweise in den Buchungsdetails prüfen. Im Anschluss kann eine Nachweis-E-Mail an ausgewählte Teilnehmende versendet werden.
Zu prüfende Nachweise sind außerdem direkt über das Dashboard auffindbar.
Voraussetzungen
Zugriff auf Verwaltung → Anmeldung → Buchungen
Es bestehen Buchungen mit nachweispflichtigen Preisgruppen
Für die betroffenen Buchungen wurde ein Nachweis hochgeladen oder ein Nachweisstatus gesetzt
Konfiguration / Vorgehen
Nachweise gesammelt im Verifikationsmodus prüfen
Öffnen Sie Verwaltung → Anmeldung → Buchungen.
Nutzen Sie den Filter Nachweisstatus, um die Buchungsliste einzugrenzen.
Wählen Sie den gewünschten Status aus. Verfügbar sind:
ignoriert
alle
nicht erbracht
ungeprüft
verifiziert
ungültig
Klicken Sie auf Zum Verifikationsmodus, um direkt in die Prüfansicht zu wechseln.
Öffnen Sie die Nachweise in der Buchungsübersicht über das Papier-Symbol, um die eingereichten Dokumente zu prüfen.
Wählen Sie die geprüften Buchungen gezielt über die Checkboxen aus.
Nutzen Sie bei Bedarf Alle auswählen oder alle sichtbaren auswählen.
Wählen Sie im Dropdown-Auswahlfeld die gewünschte Aktion.
Nachweis gültig
Nachweis ungültig
Klicken Sie auf Aktion ausführen.
Einzelne Nachweise in den Buchungsdetails prüfen
Öffnen Sie Verwaltung → Anmeldung → Buchungen.
Nutzen Sie den Filter Nachweisstatus, um die Buchungsliste einzugrenzen.
Öffnen Sie die gewünschte Buchung.
Wechseln Sie in den Buchungsdetails in den Reiter Nachweise.
Prüfen Sie im Feld Nachweisstatus den aktuellen Status des Nachweises.
Öffnen Sie die hinterlegte Datei über den Dateilink unter Datei.
Wählen Sie bei Bedarf einen neuen Wert im Feld Nachweisstatus.
Klicken Sie auf Zuweisen, um den Status zu speichern.
Nachweis-E-Mail aus der Buchungsübersicht versenden
Sie können in der Buchungsübersicht auch eine Nachweis-E-Mail an Teilnehmende versenden. Dies ist über die Sammelaktion im Verifikationsmodus möglich.
Öffnen Sie Verwaltung → Anmeldung → Buchungen.
Filtern Sie die Buchungsliste bei Bedarf nach dem gewünschten Nachweisstatus (z.B. verifiziert/gültig, ungültig).
Klicken Sie auf Zum Verifikationsmodus, um direkt in die Prüfansicht zu wechseln.
Markieren Sie die gewünschten Buchungen per Checkbox.
Sie können dafür einzelne Buchungen auswählen, alle sichtbaren auswählen oder Alle auswählen verwenden.Öffnen Sie das Dropdown-Auswahlfeld für Sammelaktionen.
Wählen Sie Nachweis-E-Mail senden.
Klicken Sie auf Aktion ausführen.
Erstellen Sie die E-Mail
für bestätigte Nachweise auf Basis der Vorlage für Nachweis gültig
für abgelehnte Nachweise auf Basis der Vorlage für Nachweis ungültig
Verwenden Sie bei Bedarf Ersetzer, um die E-Mail zu personalisieren.
Versenden Sie die E-Mail
Anwendungsfälle
Sie möchten alle neu eingereichten Nachweise prüfen und filtern auf ungeprüft.
Sie möchten Buchungen ohne eingereichten Nachweis identifizieren und filtern auf nicht erbracht.
Sie möchten bereits bearbeitete Nachweise gezielt erneut aufrufen und filtern auf verifiziert, ungültig oder ignoriert.
Sie möchten direkt aus dem Dashboard in die Prüfung offener Nachweise einsteigen.
Hinweise
Einzelne Nachweise können direkt in den Buchungsdetails im Reiter Nachweise geprüft werden.
Im Reiter Nachweise kann auch ein extern eingesammeltes Dokument als Nachweis hochgeladen und ein Nachweisstatus zugewiesen werden.
Über das Dashboard gelangen Sie ebenfalls in die Prüfung: Ein Klick auf zu prüfende Nachweise öffnet den Verifikationsmodus direkt mit der gefilterten Ansicht für ungeprüfte Nachweise.
FAQs
Wo finde ich Buchungen mit offenen Nachweisen?
Öffnen Sie Verwaltung → Anmeldung → Buchungen und nutzen Sie den Filter Nachweisstatus, z.B. mit ungeprüft oder nicht erbracht.
Wo öffne ich den Verifikationsmodus?
Über Verwaltung → Anmeldung → Buchungen → Button: Zum Verifikationsmodus. Alternativ klicken Sie im Dashboard auf zu prüfende Nachweise.
Wo prüfe ich einen einzelnen Nachweis?
Öffnen Sie die gewünschte Buchung und wechseln Sie in den Buchungsdetails in den Reiter Nachweise.
Welche Nachweisstatus stehen zur Verfügung?
Im Filter der Buchungsliste sind ignoriert, alle, nicht erbracht, ungeprüft, verifiziert und ungültig verfügbar.