Überblick
Über die Buchungsliste können Sie Teilnehmende direkt zu buchungs- oder rechnungsbezogenen Themen kontaktieren. Das eignet sich z.B. für den erneuten Versand von Buchungsbestätigungen, für Hinweise zu Rechnungsdokumenten oder für Informationen zum Status einer Nachweisprüfung.
Die E-Mail kann an einzelne Buchungen oder an mehrere ausgewählte Buchungen bzw. Teilnehmende gesendet werden. Für Betreff und Nachrichtentext stehen Vorlagen und Ersetzer zur Verfügung, damit auch bei einem Serienversand personenbezogene Inhalte und individuelle Links eingefügt werden.
Voraussetzungen
Zugang zu Verwaltung → Anmeldung → Buchungen
Es liegen bereits Buchungen vor, die als Empfänger:innen ausgewählt werden können.
Für den Versand sollten die gewünschten Inhalte für Betreff und Mailtext vorab feststehen, da die E-Mail unmittelbar versendet wird.
Konfiguration / Vorgehen
E-Mail an eine einzelne Buchung senden
Öffnen Sie Verwaltung → Anmeldung → Buchungen.
Aktivieren Sie die Checkbox der gewünschten Buchung.
Scrollen Sie an das Ende der Buchungsliste.
Öffnen Sie das Dropdown unterhalb der Liste.
Wählen Sie im Abschnitt Buchungsbestätigung die Versandaktion Mail senden aus.
Klicken Sie auf Aktion ausführen.
Bearbeiten Sie Betreff und Mailtext.
Versenden Sie die E-Mail.
E-Mail an mehrere Buchungen senden
Öffnen Sie Verwaltung → Anmeldung → Buchungen.
Wählen Sie die gewünschten Buchungen aus:
Aktivieren Sie mehrere Checkboxen, wenn Sie gezielt einzelne Buchungen auswählen möchten.
Öffnen Sie Auswahloptionen und wählen Sie Sichtbare, wenn alle aktuell angezeigten Buchungen berücksichtigt werden sollen.
Scrollen Sie an das Ende der Buchungsliste.
Öffnen Sie das Dropdown unterhalb der Liste.
Wählen Sie im Abschnitt Buchungsbestätigung die Versandaktion Mail senden aus.
Klicken Sie auf Aktion ausführen.
Bearbeiten Sie Betreff und Mailtext.
Versenden Sie die E-Mail.
Betreff und Mailtext bearbeiten
Wählen Sie die gewünschte Sprache für die E-Mail.
Prüfen Sie die vorhandenen Vorlagen für Betreff und Mailtext.
Passen Sie die Inhalte bei Bedarf an.
Ergänzen Sie Ersetzer, wenn personenbezogene Angaben oder individuelle Links automatisch eingefügt werden sollen.
Kontrollieren Sie die Inhalte vor dem Versand vollständig.
Ersetzer verwenden
Für den Versand aus der Buchungsliste stehen Ersetzer aus mehreren Bereichen zur Verfügung.
Person
Person
Anredeformel - Höfliche Anrede, Vorangesteller Namenszusatz und Nachname z.B. Sehr geehrter Herr Dr. Mustermann / Sehr geehrte Frau Dr. Musterfrau
Namensnennung (komplett) - Vorangestellter Namenszusatz, Vor- und Nachname , Nachgestellter Namenszusatz z.B. Dr. Max Mustermann PhD
Namensnennung (kompakt) - Vorangestellter Namenszusatz, Vor- und Nachname z.B. Dr. Max Mustermann
Vorname
Nachname
Anmeldename
Firma
Funktion
Abteilung
Konferenz
Konferenz
Name
Kurzbezeichnung
Buchung
Buchung
Warenkorbinhalt
ID
Buchungssumme
Link mit Beschreibung - Link zur Buchungsbestätigung mit Beschreibungstext
Link - Link zur Buchungsbestätigung
Rechnung
Rechnung
Nummer
Linktext (nur für Rechnungskontaktpersonen von Einzelbuchungen und Gruppenverwalter:innen) - Links zu Rechnung und Rechnungsübersicht mit Beschreibungstext
Link (nur für Rechnungskontaktpersonen von Einzelbuchungen und Gruppenverwalter:innen) - Link zur Rechnung
Registrierungskontakt
Registrierungskontakt
Vollständiger Name
Straße
PLZ
Stadt
E-Mail
URL
Anwendungsfälle
Erneuter Versand einer Buchungsbestätigung
Bereitstellung von Links zu Rechnungsdokumenten
Information über den Status von Nachweisprüfungen
Versand einer Nachricht an eine größere Gruppe ausgewählter Buchungen
Hinweise
In der Buchungsübersicht werden standardmäßig nur 50 Zeilen pro Seite angezeigt. Wenn Sie eine größere Anzahl von Buchungen per Serienversand anschreiben möchten, kann es sinnvoll sein, im Filter die Anzeige auf Alle umzustellen.
Wenn bei Preisgruppen E-Mail-Anhänge hinterlegt wurden, können diese preisgruppenspezifischen Anhänge gemeinsam mit der Infomail aus der Buchungsliste versendet werden.
Der Versand erfolgt sofort. Prüfen Sie daher vor dem Absenden sorgfältig, ob alle gewünschten Informationen im Betreff und im Mailtext enthalten sind.
FAQs
Kann ich E-Mails nur an einzelne Personen senden?
Nein. Der Versand ist sowohl für einzelne Buchungen als auch für mehrere ausgewählte Buchungen möglich.
Kann ich vorhandene Vorlagen für Betreff und Mailtext anpassen?
Ja. Vorlagen können verwendet und bei Bedarf individuell geändert werden. Betreff und Nachrichtentext lassen sich auch frei formulieren.
Können persönliche Angaben automatisch in die E-Mail eingefügt werden?
Ja. Dafür stehen Ersetzer zur Verfügung, z.B. für Namen, Buchungsdaten, Rechnungsinformationen und Kontaktdaten.
Werden Links zur Buchungsbestätigung oder Rechnung automatisch eingefügt?
Ja. Dafür stehen passende Ersetzer aus den Bereichen Buchung und Rechnung zur Verfügung. Ob Rechnungslinks verfügbar sind, hängt von der jeweiligen Berechtigung ab.