Überblick
Für die Voranmeldung können Bestätigungsmails, Double-Opt-In und zusätzliche Formularfelder konfiguriert werden. Die Funktion ist jedoch nur eingeschränkt anpassbar. Deshalb sollte vorab geprüft werden, welche Informationen bereits in der Voranmeldung und welche erst in der späteren offiziellen Anmeldung oder in der Beitragseinreichung abgefragt werden sollen.
Das Modul Voranmeldung kann technisch weiterhin genutzt werden, wird jedoch nicht mehr weiterentwickelt. Für aktuellere Veranstaltungen, insbesondere auf der Express-Installation, ist die Berechtigung zur Konfiguration und Verwaltung standardmäßig deaktiviert. Die Aktivierung und Anpassung dieser Berechtigung kann durch das Converia-Team erfolgen.
Voraussetzungen
Zugriff auf Konfiguration → Anmeldung → Voranmeldung
Die Berechtigung zur Konfiguration und Verwaltung des Moduls Voranmeldung ist für die Veranstaltung aktiviert.
Für das Double-Opt-In muss der Mailversand aktiviert sein.
Für den Mail-Kontakt wird ein Kontaktdatensatz als Absenderadresse benötigt.
Konfiguration / Vorgehen
E-Mail-Versand und Double-Opt-In einrichten
Öffnen Sie Konfiguration → Anmeldung → Voranmeldung.
Legen Sie fest, ob der Versand der Bestätigungsmail bei erfolgreicher Voranmeldung aktiv oder nicht aktiv sein soll.
Aktivieren Sie den Mailversand, wenn Sie das Double-Opt-In verwenden möchten.
Hinterlegen Sie im Feld Mail-Kontakt den gewünschten Kontaktdatensatz als Absenderadresse.
Aktivieren Sie das Double-Opt-In, wenn die angemeldete Person ihre Voranmeldung per Link in der Bestätigungsmail bestätigen soll.
Prüfen Sie die verwendeten Inhalte in Betreff und Mailtext.
Mailvorlage konfigurieren
Öffnen Sie die Einstellungen für die Bestätigungsmail.
Verwenden Sie für Betreff und Mailtext nur die dafür vorgesehenen Vorlagen und Ersetzer.
Testen Sie zusätzliche Ersetzer vor der Veröffentlichung, da andere System-Ersetzer unter Umständen nicht funktionieren.
Verwenden Sie bei Bedarf die dokumentierten Platzhalter der Voranmeldung, z.B. für Veranstaltungsname, Anrede, Personendaten, Bestätigungslink, eingegebene Zusatzinformationen und Abmeldelink.
Beispiel-Mailvorlage:
Betreff
#:ConferenceName:# - Voranmeldung
Sehr geehrte(r) #:Addresses:# #:Title:# #:FirstName:# #:LastName:# #:Suffix:#,
Sie haben Sich soeben für die Anmeldung der Veranstaltung "#:ConferenceName:#" vormerken lassen. Aus Sicherheitsgründen müssen Sie Ihre Anmeldung erst aktivieren:
#:SubscribeLink:#
Folgende Daten haben wir von Ihnen erhalten:
#:PreRegistrationInput:#
Wenn Sie sich wieder abmelden möchten, klicken Sie bitte auf folgenden Link:
#:UnsubscribeLink:#
Vielen Dank für Ihre Voranmeldung.
Ihr #:ConferenceName:# Organisationskomitee
Zusatzfelder ergänzen
Öffnen Sie in der Voranmeldung den Tab Optionen.
Legen Sie dort zusätzliche Felder für das Frontendformular an.
Passen Sie bei Bedarf die Reihenfolge der Felder an.
Hinterlegen Sie einen Schlüssel als interne Kurzbezeichnung. Dieser wird nicht im Frontend angezeigt, erscheint jedoch in der Bestätigungsmail mit den übermittelten Angaben.
Tragen Sie die Feldbezeichnung für die aktiven Sprachen ein.
Wählen Sie den passenden Feldtyp aus.
Mögliche Feldtypen
Text (einzeilig)
Dieser Feldtyp eignet sich für kurze freie Eingaben in einer Zeile, z.B. für knappe Zusatzinformationen oder kurze Antworten.
Text (mehrzeilig)
Dieser Feldtyp eignet sich für längere freie Texteingaben, z.B. für Hinweise, Bemerkungen oder ausführlichere Angaben.
Checkbox
Dieser Feldtyp eignet sich für einfache Ja-/Nein-Angaben oder einzelne Bestätigungen, die per Auswahlkästchen gesetzt werden.
Themengebiet
Bei diesem Feldtyp werden Auswahlmöglichkeiten aus den in der Beitragseinreichung angelegten Themengebieten übernommen. Der Feldtyp ist daher sinnvoll, wenn die Voranmeldung mit bereits vorhandenen Themenstrukturen verknüpft werden soll.
Captcha/Anti-Spam
Dieser Feldtyp dient dem Schutz des Formulars vor automatisierten Einträgen und Spam.
Hinweise
Für eine DSGVO-konforme Newsletter-Anmeldung sollte das Double-Opt-In verwendet werden.
Erst nach Bestätigung des Links in der E-Mail sind im Backoffice die vollständigen Personendaten sichtbar.
Wird der Bestätigungslink nicht aufgerufen, bleibt außer dem Anmeldezeitpunkt kein weiterer Dateneinblick möglich.
Zusatzfelder können nur unter den vorhandenen Standardfeldern angezeigt werden.
Das Modul Voranmeldung wird nicht weiterentwickelt. Prüfen Sie deshalb vor der Nutzung, ob die vorhandenen Funktionen für Ihren Anwendungsfall ausreichen.
Für aktuellere Veranstaltungen, insbesondere auf der Express-Installation, ist die Berechtigung zur Konfiguration und Verwaltung standardmäßig deaktiviert.
Die Aktivierung und Anpassung der Berechtigung kann durch das Converia-Team erfolgen.
FAQs
Welche Feldtypen stehen in der Voranmeldung zur Verfügung?
In der Voranmeldung stehen die Feldtypen Text (einzeilig), Text (mehrzeilig), Checkbox, Themengebiet und Captcha/Anti-Spam zur Verfügung.
Können Zusatzfelder als Pflichtfelder eingerichtet werden?
Nein. Zusatzfelder in der Voranmeldung können nicht als Pflichtfelder definiert werden.
Gibt es einen Feldtyp für eine freie Auswahl als Drop-down-Liste?
Nein. Für die Voranmeldung steht kein Feldtyp für eine freie Auswahl als Drop-down-Liste zur Verfügung.
Kann das Formular optisch mit Überschriften gegliedert werden?
Nein. In der Voranmeldung gibt es keine Möglichkeit, das Formular optisch durch Überschriften zu unterteilen.
Was kann ich tun, wenn die Einschränkungen der Voranmeldung nicht ausreichen?
Wenn bestimmte Abfragen in der Voranmeldung nicht sinnvoll umsetzbar sind, sollten diese stattdessen über Zusatzfelder in der offiziellen Teilnahmeanmeldung oder in der Beitragseinreichung abgebildet werden.
Warum kann ich die erweiterten Einstellungen zur Voranmeldung nicht bearbeiten?
Für aktuellere Veranstaltungen, insbesondere auf der Express-Installation, ist die Berechtigung zur Konfiguration und Verwaltung des Moduls Voranmeldung standardmäßig deaktiviert.
Wie kann die Berechtigung für die Voranmeldung aktiviert oder angepasst werden?
Die Aktivierung und Anpassung der Berechtigung kann durch das Converia-Team erfolgen.