Überblick
Die operative Programmplanung im Konferenzplaner erfolgt in vier Schritten. Dabei arbeiten Sie zunächst mit den bereits vorhandenen Tagen und Räumen, legen bei Bedarf zentrale Events an, erstellen Sessions bzw. Blöcke und ergänzen anschließend die einzelnen Beiträge.
Allgemeine Einstellungen wie Funktionsoptionen, Sichtbarkeiten oder E-Mail-Benachrichtigungen werden nicht in diesen vier Schritten gepflegt, sondern separat in den allgemeinen Einstellungen des Konferenzplans.
Gebäude und Räume werden nicht in diesen vier Schritten angelegt oder bearbeitet. Die Verwaltung erfolgt separat unter Administration → Systemkonfiguration → Gebäudeverwaltung.
Voraussetzungen
Zugriff zu Verwaltung → Organisation & Planung → Konferenzplaner
Gebäude und Räume sind angelegt. Die Anlage und Bearbeitung erfolgt außerhalb des Konferenzplaners in der Gebäudeverwaltung.
Für vorhandene Einreichungen: Beiträge sind akzeptiert, Präsentationsform/Themengebiet final und der Status in den Arbeitsabläufen ist Finalisiert.
Allgemeine Einstellungen des Konferenzplans sind bei Bedarf bereits gepflegt.
Konfiguration / Vorgehen
Schritt 1: Tage und Räume
Öffnen Sie im Konferenzplaner den Bereich „Schritt 1: Tage und Räume“.
Prüfen Sie die Übersicht über die bereits vorhandenen Räume, Tage, Anfangszeiten und Endzeiten.
Legen Sie fest, welche der bereits angelegten Räume im Konferenzplaner-Frontend sichtbar sein sollen.
Wenn ein benötigter Raum fehlt, prüfen Sie die Anlage in Administration → Systemkonfiguration → Gebäudeverwaltung.
Prüfen Sie die Struktur sorgfältig, bevor Sie mit der eigentlichen Programmplanung fortfahren.
Schritt 2: Zentrale Events
Öffnen Sie den Bereich „Schritt 2: Zentrale Events“.
Legen Sie zentrale Events an, z.B. Registrierung, Kaffeepausen oder andere allgemein zugängliche Programmpunkte.
Beachten Sie, dass zentrale Events Zeiten in allen Räumen blockieren können.
Verwenden Sie zentrale Events nur für Programmpunkte, die nicht als Session geplant werden sollen.
Schritt 3: Sessions/Blöcke
Öffnen Sie den Bereich „Schritt 3: Blöcke“.
Legen Sie thematische Sessions bzw. Blöcke an.
Erfassen Sie für jeden Block mindestens:
Beginn
Ende
Thema
Präsentationsart
Definieren Sie die Dauer der einzelnen Präsentationen innerhalb des Blocks.
Aktivieren Sie alternativ „zeitunabhängige Beiträge“, wenn keine feste Präsentationsdauer vorgegeben werden soll.
Öffnen Sie bei Bedarf das Schlosssymbol, um eine bereits angelegte Session zu bearbeiten.
Nutzen Sie „Session-Details“, wenn Änderungen direkt in der Session vorgenommen werden müssen, z.B. beim Thema.
Hinterlegen Sie bei Bedarf im Feld „Allgemeine Hinweise“ eine Sessionbeschreibung.
Legen Sie in den Session-Details unter Beitragsdaten mindestens eine verantwortliche Person unter „Chairs“ fest.
Schritt 4: Präsentationen/Beiträge hinzufügen
Öffnen Sie den Bereich „Schritt 4: Präsentationen“.
Ergänzen Sie Beiträge in den vorhandenen Sessionblöcken.
Wählen Sie vorhandene Beiträge aus der Einreichung aus, wenn diese bereits vorliegen.
Legen Sie einen Beitrag neu an, wenn er nicht aus einer Einreichung übernommen wird.
Erfassen Sie beim Anlegen mindestens die verfügbaren Grunddaten, z.B. Titel, verantwortliche Person und Präsentationsform.
Öffnen Sie nach dem Speichern bei Bedarf die Beitragsdetails, um im Tab „Allgemeine Informationen“ weitere Angaben wie Autor:innen oder Abstract-Inhalte zu ergänzen.
Anwendungsfälle
Sie planen ein Programm mit bereits akzeptierten Beiträgen aus der Einreichung.
Sie ergänzen eingeladene Beiträge direkt im Konferenzplaner.
Sie strukturieren Sessions nach Themen und Präsentationsformen.
Sie bauen ein vollständiges Programm für Vor-Ort-Veranstaltung, App oder Virtual Venue auf.
Hinweise
Eine Session ist der thematische Container für die Beiträge, die Sie in Schritt 4 ergänzen.
Im Konferenzplaner wird der Begriff Block an mehreren Stellen als Bezeichnung für eine Session verwendet.
Schritt 1 dient nicht der Anlage von Gebäuden oder Räumen, sondern der Arbeit mit bereits vorhandenen Raumdaten.
Wenn in Schritt 3 keine Dauer für Präsentationen definiert ist und „zeitunabhängige Beiträge“ nicht aktiviert wurde, können Beiträge im nächsten Schritt nicht sinnvoll ergänzt werden.
Für die Virtual Venue können die Schritte 1 und 2 je nach Aufbau des Programms ganz oder teilweise entfallen.
Legen Sie für die Virtual Venue zentrale Events nur an, wenn diese tatsächlich einen eigenen Programmpunkt darstellen.
Vermeiden Sie doppelte Programmpunkte, da diese sonst auch doppelt ausgegeben werden können.
FAQs
Wo lege ich Gebäude und Räume für Schritt 1 an?
Gebäude und Räume werden nicht in Schritt 1 des Konferenzplaners angelegt. Die Verwaltung erfolgt unter Administration → Systemkonfiguration → Gebäudeverwaltung.
Was ist der Unterschied zwischen einem Block und einer Session?
Im Konferenzplaner wird Block an vielen Stellen als Bezeichnung für eine Session verwendet. Gemeint ist jeweils der thematische Programmpunkt, in dem Beiträge gebündelt werden.
Wann füge ich Beiträge hinzu?
Beiträge fügen Sie in Schritt 4: Präsentationen in bereits angelegte Sessions bzw. Blöcke ein.
Kann ich Beiträge direkt im Konferenzplaner anlegen?
Ja. Wenn kein passender Beitrag aus der Einreichung vorliegt, können Sie Beiträge direkt im Konferenzplaner neu anlegen.
Warum kann ich in Schritt 4 keine Beiträge sinnvoll ergänzen?
Prüfen Sie in Schritt 3, ob für den Block eine Präsentationsdauer definiert wurde oder ob „zeitunabhängige Beiträge“ aktiviert ist.
Sind die Schritte 1 und 2 für die Virtual Venue immer erforderlich?
Nein. Je nach Aufbau des Programms können diese Schritte für die Virtual Venue entfallen oder nur eingeschränkt relevant sein.