Überblick
Neben den Standardformularfeldern stehen für zusätzliche Abfragen im Anmeldeprozess zwei Methoden zur Verfügung: Fragen & Antworten und Zusatzfelder.
Die Wahl zwischen beiden Methoden hängt vor allem von diesen Fragen ab:
Ist die Abfrage angebotsbezogen und gehört inhaltlich zur Angebotsauswahl?
Oder ist die Abfrage personenbezogen und soll als allgemeine Angabe zur Person erfasst werden?
Soll die Abfrage nur für bestimmte Personenkreise sichtbar sein oder für alle Personen?
Fragen & Antworten eignen sich für Abfragen, die in direktem Zusammenhang mit einem Angebot, einer Preisgruppe oder einer Auswahl innerhalb eines Angebotspakets stehen.
Zusatzfelder eignen sich für allgemeine personenbezogene Angaben, die unabhängig vom gewählten Angebot im Schritt „Persönliche Daten“ erfasst werden sollen.
Voraussetzungen
Zugriff im Backoffice auf die für Ihren Fall relevanten Bereiche:
Konfiguration → Anmeldung → Angebotswizard (Fragen & Antworten)
Administration → Zusatzfelder → Zusatzfelder (Zusatzfelder)
Für Zusatzfelder sind entsprechende Berechtigungen erforderlich. In der Regel können diese Felder nur bei eigener Installation selbst angelegt und verwaltet werden
Konfiguration / Vorgehen
Legen Sie fest, welche zusätzlichen Informationen Sie im Anmeldeprozess abfragen möchten.
Prüfen Sie, ob die Abfrage angebotsbezogen oder personenbezogen ist.
Prüfen Sie anschließend, ob die Abfrage nur für bestimmte Personenkreise oder für alle Personen sichtbar sein soll.
Nutzen Sie Fragen & Antworten, wenn die Abfrage zur Angebotsauswahl gehört oder nur für bestimmte Personenkreise sichtbar sein soll.
Nutzen Sie Zusatzfelder, wenn die Abfrage Teil der Personendaten ist und im Schritt „Persönliche Daten“ für alle Personen erfasst werden soll.
Richten Sie die Abfrage im passenden Bereich ein und testen Sie sie mit einer Testbuchung.
Prüfen Sie anschließend, wie die Daten im Backoffice weiterverarbeitet, exportiert und ggf. nachträglich geändert werden können.
Fragen & Antworten oder Zusatzfelder?
Nutzen Sie Fragen & Antworten, wenn eine Abfrage angebotsbezogen ist, z.B. bei Preisgruppen, Angebotspaketen oder auswählbaren Buchungsoptionen.
Nutzen Sie Zusatzfelder, wenn eine Abfrage personenbezogen ist und für alle Personen im Schritt „Persönliche Daten“ erscheinen soll. Die Felder werden dem Formular Kontaktadresse zugeordnet und am Personendatensatz gespeichert.
Faustregel:
Angebotsauswahl = Fragen & Antworten
Personendaten = Zusatzfelder
Hinweise
Änderungen an Abfragen nach Start der Anmeldung können Auswirkungen auf bestehende Buchungen, Listen und Exporte haben.
Nutzen Sie zielgruppenspezifische Abfragen bevorzugt über Fragen & Antworten in Angebotspaketen, wenn Sichtbarkeiten je Preisgruppe gesteuert werden sollen.
Das Anlegen von Zusatzfeldern setzt entsprechende Berechtigungen voraus und ist in der Regel nur bei eigener Installation selbst möglich.
Bei Zusatzfeldern ist die Platzierung im Formular eingeschränkt: Sie können nur zwischen dem letzten Standardfeld der Kontaktadresse und der separaten Rechnungsadresse eingefügt werden.
Achtung: Bei der Einrichtung zusätzlicher Abfragen sollten die Grundsätze der Zweckbindung und Datenminimierung gemäß Art. 5 DSGVO berücksichtigt werden: Personenbezogene Daten dürfen nur in einem dem Zweck angemessenen und relevanten Umfang erhoben werden und müssen auf das notwendige Maß für den Verarbeitungszweck beschränkt sein.
FAQs
Wann nutze ich Fragen & Antworten?
Wenn die Abfrage angebotsbezogen ist oder nur für bestimmte Personenkreise innerhalb eines Angebotspakets erscheinen soll.
Wann nutze ich Zusatzfelder?
Wenn eine Information personenbezogen ist und im Schritt „Persönliche Daten“ für alle Personen abgefragt werden soll.
Können Fragen & Antworten und Zusatzfelder kombiniert werden?
Ja. Fragen & Antworten bilden angebotsbezogene Abfragen ab, Zusatzfelder ergänzen allgemeine personenbezogene Angaben.
Können Teilnehmende ihre Angaben später selbst ändern?
Bei Fragen & Antworten nein. Nach Buchungsabschluss sind Änderungen nur noch im Backoffice möglich. Bei Zusatzfeldern kann eine spätere Änderung möglich sein, wenn das Feld zusätzlich auf anderen Formularen ausgegeben wird.