Überblick
Vor Ort können grundsätzlich alle Zahlungsarten verwendet werden, die Sie für den Registrierungsprozess der Veranstaltung eingerichtet und aktiviert haben.
Für Barzahlungen gelten zusätzliche Anforderungen, damit Abrechnung und Rechnungsstatus im System korrekt bleiben.
Voraussetzungen
Ihre Veranstaltung nutzt Converia Pay (Ticketingservice).
Die benötigten Zahlungsarten sind für den Anmeldeprozess eingerichtet und aktiviert.
Sie haben Zugriff auf Verwaltung → Anmeldung → Rechnungen.
Konfiguration / Vorgehen
A) Bargeldlose Zahlungen vor Ort
Bargeldlose Zahlungen können jederzeit durchgeführt werden, wenn mindestens eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:
Die Anmeldung ist offen und aktiv.
Teilnehmende können an Terminals oder auf eigenen Geräten (nach-)buchen und direkt zahlen.Nachzahlung im persönlichen Login-Bereich ist aktiviert.
Dann kann das Personal am Counter die Buchung auch bei inaktiver Anmeldung im Backoffice durchführen.
B) Barzahlung vor Ort (Wichtig für die Abrechnung)
Barzahlungen werden nicht direkt „bar“ an Converia Pay übergeben, sondern müssen für die korrekte Abrechnung wie folgt verarbeitet werden:
Überweisen Sie die Bareinnahmen an SecuPay und geben Sie dabei jeweils die Transaktionsnummern (TA-Nummern) an.
Nach Eingang bei SecuPay werden die Zahlungen in den Rechnungsdetails der jeweiligen Rechnung verbucht, sodass Systemangaben und Abrechnungen übereinstimmen.
Die Bareinnahmen werden zusammen mit den restlichen Einnahmen ausgeschüttet.
C) Wenn eine bestehende Rechnung vor Ort beglichen wird
1) Zahlungsart der Rechnung umstellen
Navigieren Sie zu Verwaltung → Anmeldung → Rechnungen.
Öffnen Sie die betroffene Rechnung.
Stellen Sie die Zahlungsart der Rechnung auf Barzahlung vor Ort (Überweisung an Secupay) um.
Klicken Sie auf Speichern.
Hinweis zur Systemlogik (Wichtig für Auswertungen):
Es gibt eine Zahlungsart der Rechnung (relevant für Filter und den Zahlungsart-Textbaustein auf der Rechnung).
Es gibt eine Zahlungsart je Zahlungseintrag (relevant für den Abgleich von Zahlungsabwicklungskosten und Einnahmen je Zahlungsart).
Eine Rechnung kann in Tranchen und in unterschiedlichen Zahlungsarten bezahlt werden.
2) Rechnung aktualisieren
Aktualisieren Sie nach dem Speichern des Zahlungseintrags am Schluss die Rechnung.
Hinweise
Für Barzahlungen ist die TA-Nummer zwingend korrekt zuzuordnen, damit die Verbuchung in den Rechnungsdetails korrekt erfolgt.
Bei Unklarheiten kontaktieren Sie bitte den Ticketingservice: [email protected].
FAQs
Kann ich vor Ort jede Zahlungsart verwenden?
Ja, grundsätzlich alle Zahlungsarten, die für den Registrierungsprozess der Veranstaltung eingerichtet und aktiviert sind.
Wann sind bargeldlose Zahlungen vor Ort möglich?
Wenn die Anmeldung noch offen ist oder wenn die Nachzahlung im persönlichen Login-Bereich aktiviert ist.
Warum soll ich bei Barzahlungen die Zahlungsart der Rechnung auf „Barzahlung vor Ort (Überweisung an Secupay)“ stellen?
Damit die Rechnung im System konsistent bleibt (Filter, Rechnungstext) und die Abrechnung mit den bei SecuPay eingehenden Zahlungen korrekt nachvollzogen werden kann.