Überblick
Für den gesetzeskonformen Zahlungstransfer werden Teilnehmergelder über unseren BaFin-zertifizierten Partner secupay AG abgewickelt. Ihre Gelder bleiben vollständig in Ihrem Besitz und werden insolvenzgeschützt auf einem separaten Treuhandkonto verwahrt.
Damit Converia Pay genutzt werden kann, ist eine separate Servicevereinbarung zwischen Ihrer Institution und secupay erforderlich. Zusätzlich wird eine einmalige Identifizierung (KYC) durchgeführt.
Voraussetzungen
Ihre Institution ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts (KöR)
Sie nutzen Converia Pay (Zahlungsabwicklung via secupay), oder planen die Nutzung.
Sie haben die Servicevereinbarung (PDF) von Converia erhalten.
Eine zeichnungsberechtigte Person kann das Formular unterschreiben (alternativ: Vollmacht).
Eine persönliche E-Mail-Adresse der kontaktierbaren Person ist verfügbar (keine Funktions-/Sammeladresse).
Konfiguration / Vorgehen
Öffnen Sie die Servicevereinbarung (PDF).
Füllen Sie die Servicevereinbarung vollständig aus.
Tragen Sie die Bankverbindung ein, auf die die eingenommenen Teilnehmergelder ausgeschüttet werden sollen.
Tragen Sie unter „weitere Vereinbarungen“ den Veranstaltungsnamen und eine URL unter welcher man die Veranstaltung aufrufen kann zur Zuordnung der Gelder ein.
Hinterlegen Sie eine persönliche E-Mail-Adresse, über die secupay Rückfragen und die KYC-Identifizierung abstimmt.
Unterzeichnen Sie die Servicevereinbarung durch eine zeichnungsberechtigte Person.
Senden Sie das ausgefüllte und unterzeichnete PDF an Converia zurück, damit es an secupay weitergeleitet werden kann.
Reagieren Sie auf eventuelle Rückfragen von secupay per E-Mail.
Führen Sie die Identifizierung (KYC) gemäß den Anweisungen von secupay durch.
Nach Freigabe durch secupay kann die Anmeldung/Registrierung in Converia starten.
Hinweise
Für die Identifizierung fällt einmalig eine Gebühr von 25,00 € an.
Es muss ausschließlich die/der Vertragsunterzeichnende identifiziert werden (bzw. eine vertretende Person inkl. Vertretungsberechtigung/Vollmacht).
Wenn die Servicevereinbarung durch eine zeichnungsberechtigte Person (z.B. Leitung Finanzen/Einkauf) unterzeichnet wird, ist der Prozess in der Regel einmalig und kann für zukünftige Veranstaltungen genutzt werden.
Falls eine zeichnungsberechtigte Unterschrift nicht möglich ist, kann alternativ mit einer Vollmacht gearbeitet werden (Vorlage über Converia; Vollmacht auf Briefbogen Ihrer Institution).
Vollmacht – Prüflogik (wenn genutzt)
Es muss geprüft werden, ob der Vollmachtgeber und seine Vertretungsbefugnis verifizierbar und plausibel sind.
Ist die Vertretungsbefugnis über öffentlich zugängliche Quellen eindeutig erkennbar (z.B. im Impressum), ist kein zusätzlicher Nachweis erforderlich.
Ist die Vertretungsbefugnis nicht öffentlich ersichtlich, muss sie durch interne Unterlagen nachgewiesen werden (z.B. Satzung, Organigramm, Geschäftsordnung).
FAQs
Warum ist eine separate Servicevereinbarung mit secupay erforderlich?
Weil secupay den Zahlungstransfer der Teilnehmenden-Gelder als Zahlungsdienstleister abwickelt und dafür eine direkte vertragliche Grundlage mit Ihrer Institution benötigt.
Welche E-Mail-Adresse soll ich angeben?
Geben Sie eine persönliche E-Mail-Adresse an, über die secupay die zuständige Person zuverlässig erreichen kann (keine allgemeine Sammeladresse).
Wer muss identifiziert werden?
Ausschließlich die/der Vertragsunterzeichnende (oder bei Vertretung die vertretende Person inklusive Nachweis der Vertretungsberechtigung/Vollmacht).
Ist der Prozess für jede Veranstaltung erneut notwendig?
Nein. Wenn die Vereinbarung und Identifizierung korrekt abgeschlossen sind, ist der Prozess einmalig und gilt anschließend auch für künftige Veranstaltungen/Beauftragungen.
Was passiert nach dem Versand des unterschriebenen PDFs?
Ihre Converia-Ansprechperson leitet das Dokument an secupay weiter. secupay kontaktiert Sie ggf. per E-Mail für Rückfragen oder zur Identifizierung. Nach der Freigabe kann die Anmeldung in Converia starten.