Überblick

Nach der finalen Bewertung verschieben Sie Beiträge in den Arbeitsabläufen in die nächste Phase. Dabei können automatisch E-Mails an Einreicher:innen und optional an Autor:innen versendet werden. Die E-Mails werden im E-Mail-Ordner Bewertung erzeugt und können dort vor dem Versand stichprobenhaft geprüft werden.

Voraussetzungen

Finale Bewertung im Backoffice ist abgeschlossen.
Sie haben Zugriff auf Verwaltung → Beitragsbewertung → Arbeitsabläufe.
Sie haben Zugriff auf Konfiguration → Beitragseinreichung → Konfiguration.

Konfiguration / Vorgehen

Öffnen Sie Verwaltung → Beitragsbewertung → Arbeitsabläufe.
Verschieben Sie die Beiträge mit den Pfeiltasten in die nächste Phase (Finalisieren).
Aktivieren Sie (falls gewünscht) den E-Mail-Versand an Einreicher:innen, um über die finale Bewertung zu informieren.
Optional: Aktivieren Sie den E-Mail-Versand an bereits benachrichtigte Einreicher:innen (z.B. wenn ein Wartelistenbeitrag später angenommen wird).
Optional: Aktivieren Sie zusätzlich den E-Mail-Versand an alle Autor:innen.
Legen Sie den Versandzeitpunkt fest:
- E-Mails sofort versenden (nicht empfohlen)
- oder Startzeit setzen, damit E-Mails später versendet werden (Empfehlung: mindestens 1 Stunde in der Zukunft).
Prüfen Sie die generierten E-Mails stichprobenhaft (E-Mails liegen im E-Mail-Ordner Bewertung) und passen Sie Texte bei Bedarf an.
Nutzen Sie die Vorschau-Reiter zur Kontrolle der E-Mail-Texte.

Konfigurierbare E-Mail-Vorlagen

Die beim Finalisieren verwendeten E-Mails pflegen Sie unter Konfiguration → Beitragseinreichung → Konfiguration.

Beim Finalisieren verwendet das System automatisch die passende E-Mail-Vorlage auf Basis des final gewählten Bewertungsergebnisses bzw. der dazugehörigen finalen Entscheidung für den Beitrag.

Für die finale Bewertung sind in der Konfiguration separate Vorlagen für folgende Ergebnisse sichtbar:

Beitrag akzeptiert
Beitrag akzeptiert – geänderte Präsentationsform
Beitrag auf Warteliste
Beitrag nicht akzeptiert
Beitrag zurück an Autor:in

Die Vorlagen sind jeweils als Betreff und E-Mail-Text für Einreicher:in und Autor:in angelegt. In mehreren Vorlagen kann zusätzlich eine optionale Datei hinterlegt werden. Platzhalter und Sprachversionen werden direkt in der jeweiligen Vorlage gepflegt.

Hinweise

Die Startzeit für den E-Mail-Versand sollte mindestens eine Stunde in der Zukunft liegen, um Korrekturen und Stichproben zu ermöglichen.
Bei Sessioneinreichung werden bei „Autor:innen ebenfalls informieren“ lediglich die Chairs der Session informiert, nicht die Co-Autor:innen der Unterbeiträge.
E-Mail-Texte können in der Konfiguration der Bewertungs-E-Mail-Vorlagen individuell angepasst werden.

FAQs

Können die E-Mail-Texte angepasst werden?

Ja. Die beim Finalisieren verwendeten Texte werden über die E-Mail-Vorlagen in Konfiguration → Beitragseinreichung → Konfiguration gepflegt.

Wann sollte der Versandzeitpunkt gesetzt werden?

Setzen Sie den Versand idealerweise mit zeitlichem Vorlauf, damit die erzeugten E-Mails vor dem Versand geprüft und bei Bedarf angepasst werden können. Die bestehende Empfehlung ist ein Versandstart von mindestens einer Stunde in der Zukunft.