Überblick
Buchungsoptionen werden in den Buchungsdetails verwaltet. Sie können zusätzliche Angebotspakete ergänzen, bestehende Buchungsoptionen bearbeiten oder Buchungsoptionen stornieren. Für das Entfernen von Optionen wird in der Regel Stornieren verwendet. Löschen ist nur für Ausnahmefälle sinnvoll, z.B. wenn Sie eine Position direkt nach dem Hinzufügen noch vor dem Aktualisieren der Rechnung wieder entfernen möchten. Änderungen sind erst vollständig abgeschlossen, wenn Sie die Rechnung anschließend aktualisieren.
Voraussetzungen
Zugriff auf Verwaltung → Anmeldung → Buchungen.
Konfiguration/Vorgehen
Buchungsoption hinzufügen (z.B. Workshop hinzufügen)
Öffnen Sie die Buchung unter Verwaltung → Anmeldung → Buchungen.
Fügen Sie über Buchungsoption hinzufügen ein Angebotspaket hinzu
Legen Sie dabei Preisgruppe, Anmeldezeitraum und Menge fest.
Speichern Sie die Änderung. Der neue Eintrag wird danach in der Übersicht angezeigt. Diese Anzeige des Ergebnisses ist für Preisänderungen ausdrücklich beschrieben und wird hier entsprechend auf den Hinzufügeprozess übertragen.
Aktualisieren Sie anschließend die Rechnung, damit der Bearbeitungsvorgang abgeschlossen und ein neues Rechnungsdokument erstellt wird.
Buchungsoption bearbeiten oder umbuchen (z.B. Workshop wechseln, Preis anpassen)
Öffnen Sie die Buchung unter Verwaltung → Anmeldung → Buchungen.
Bearbeiten Sie die betroffene Buchungsoption in den Buchungsdetails.
Passen Sie bei Bedarf die Preisgruppe an.
Aktivieren Sie optional Preis anhand Preisgruppe neu berechnen, wenn der Preis automatisch an die neue Preisgruppe angepasst werden soll.
Passen Sie bei Bedarf den Steuersatz an.
Wählen Sie ggf. einen anderen Anmeldezeitraum, falls dies für die gewünschte Buchungsoption erforderlich ist.
Speichern Sie die Änderung. Der neu berechnete Preis wird danach in der Übersicht angezeigt.
Aktualisieren Sie anschließend die Rechnung, damit die Änderung abgeschlossen und ein neues Rechnungsdokument erstellt wird.
Buchungsoption stornieren vs. löschen
Öffnen Sie die gewünschte Buchung unter Verwaltung → Anmeldung → Buchungen.
Öffnen Sie die betroffene Buchungsoption in den Buchungsdetails.
Verwenden Sie Stornieren, wenn eine bestehende Buchungsoption regulär aus der Buchung entfernt werden soll.
Verwenden Sie Löschen nur dann, wenn Sie eine gerade hinzugefügte Position während der Bearbeitung wieder entfernen möchten, bevor die Rechnung aktualisiert wurde.
Aktualisieren Sie anschließend die Rechnung, wenn die Änderung abgeschlossen werden soll. Die Pflicht zur Rechnungsaktualisierung nach Änderungen ist in den Quellseiten ausdrücklich beschrieben.
Anwendungsfälle
Sie möchten einen Workshop oder ein anderes Zusatzangebot nachträglich zu einer Buchung hinzufügen.
Sie möchten eine bestehende Buchungsoption auf eine andere Preisgruppe umbuchen.
Sie möchten den Effekt eines Gutscheins nachträglich abbilden, obwohl der Gutschein selbst nicht mehr technisch zugewiesen werden kann.
Sie möchten zusätzliche Angebote ergänzen, die durch einen Gutschein freigeschaltet worden wären.
Hinweise
Änderungen im Backoffice lösen keine automatischen E-Mails aus. Bei Bedarf informieren Sie über Buchungs-Infomail oder Rechnungs-Infomail.
Wenn aus einer kostenfreien eine kostenpflichtige Buchung wird, prüfen Sie anschließend auch die Zahlungsart der Rechnung. Die eigentliche Änderung der Zahlungsart erfolgt in Verwaltung → Anmeldung → Rechnungen.
Wenn sich die Rechnungssumme erhöht, kann eine Nachzahlung erforderlich sein.
Nicht verwendete Gutscheine können nicht nachträglich direkt einer Buchung zugewiesen werden. Sie können den Gutscheineffekt aber manuell nachbilden, z.B. über eine Preisänderung, eine passende Preisgruppe oder zusätzliche Buchungsoptionen.
Nutzen Sie die Kommentarfunktion, um Änderungen oder Abweichungen für andere Bearbeiter:innen im Backoffice zu dokumentieren.
Bei Converia-Pay-Nutzung muss eine Rückerstattung an das Converia-Team übergeben werden.
FAQs
Wird bei der Bearbeitung einzelner Buchungsoptionen automatisch eine Bearbeitungsgebühr ergänzt?
Nein. Auf Ebene der Buchungsoptionen werden Gebühren nicht automatisch hinzugefügt.
Warum wird bei Storno/Bearbeitung von Buchungsoptionen keine Gebühr automatisch ergänzt?
Auf Ebene einzelner Buchungsoptionen werden keine automatischen Stornogebühren gezogen; Gebühren müssen über ein eigenes Angebotspaket abgebildet und zusätzlich aufgebucht werden.
Kann ich einen nicht verwendeten Gutschein nachträglich direkt einer Buchung zuweisen?
Nein. Nicht verwendete Gutscheine können nicht nachträglich einer Buchung zugewiesen werden. Sie können den Gutscheineffekt aber manuell nachbilden, z.B. über eine Preisänderung, eine passende Preisgruppe oder zusätzliche Buchungsoptionen.