Überblick
Ein Austausch ist sinnvoll, wenn die Buchung im Kern bestehen bleibt (z.B. identische Leistungen), aber eine andere Person teilnehmen soll. Der Wechsel erfolgt über die Buchung und erfordert anschließend ein Aktualisieren der Rechnung.
Voraussetzungen
Zugriff auf Verwaltung → Anmeldung → Buchungen.
Die neue Person ist entweder bereits als Personendatensatz vorhanden oder kann neu angelegt werden.
Konfiguration/Vorgehen
Rechnungsadresse und Buchungsinhalt bleiben gleich
Öffnen Sie die betroffene Buchung in Verwaltung → Anmeldung → Buchungen.
Wählen Sie über das Personen-Icon einen anderen Personendatensatz aus der Personendatenbank aus.
Falls die Person noch nicht existiert: Legen Sie einen neuen Personendatensatz an und übernehmen Sie ihn in die Buchung.
Schließen Sie den Bearbeitungsvorgang ab, indem Sie die Rechnung aktualisieren, damit ein neues Rechnungsdokument erzeugt wird.
Warnung: Überschreiben Sie niemals einen bestehenden Personendatensatz mit den Daten einer anderen Person. Der Datensatz kann an weiteren Stellen im System verknüpft sein, beispielsweise über eine Autorenverknüpfung mit eingereichten Beiträgen.
Rechnungsadresse und/oder Buchungsinhalt ändert sich
Wenn sich nur die Rechnungsadresse ändert: Passen Sie die Rechnungsadresse in der Rechnung an und aktualisieren Sie einmalig nach Abschluss.
Wenn sich zusätzlich der Buchungsinhalt ändert: Lassen Sie die neue Person nach Möglichkeit selbst buchen und stornieren Sie die ursprüngliche Rechnung vollständig (sauberer Nachweis im Belegarchiv).
Hinweise
Änderungen im Backoffice lösen keine automatischen E-Mails aus. Nutzen Sie bei Bedarf Buchungs-Infomail oder Rechnungs-Infomail.
Für Bearbeitungs-/Umbuchungsgebühren auf Ebene einzelner Buchungsoptionen muss die Gebühr als (ausgeblendetes) Angebotspaket abgebildet werden.
Dokumentieren Sie Ausnahmen und Begründungen über Kommentare (für spätere Nachvollziehbarkeit).
FAQs
Warum sehe ich die Änderung nicht im Rechnungs-PDF?
Weil das neue Dokument erst nach dem Abschluss des Bearbeitungsvorgangs und dem Aktualisieren der Rechnung entsteht.
Wie kann der Name eines Teilnehmenden nach der Bezahlung geändert werden?
Personendatensätze, die bereits mit einer Buchung oder Zahlung verknüpft sind, sollten nie mit den Daten einer anderen Person überschrieben werden. Änderungen sollten sich auf kleinere Korrekturen, beispielsweise die Berichtigung eines Tippfehlers, beschränken.
Soll die Buchung auf eine andere Person übertragen werden, kann die teilnehmende Person innerhalb der bestehenden Buchung ausgetauscht werden. Die Buchung und die bereits erfolgte Zahlung bleiben dabei erhalten.