Überblick

In Converia greifen mehrere Ebenen ineinander:

Person: Datensatz in der Personendatenbank (bleibt i.d.R. erhalten, auch nach Storno).
Buchung: Teilnehmendenbuchung zu einer Person.
Rechnung: Kann mehrere Buchungen enthalten (z.B. Gruppenbuchung/Sammelrechnung).
Buchungsoptionen: Gebuchte Angebotspakete innerhalb einer Buchung.

Wichtig für die Bearbeitung: Sobald an Buchung oder Rechnung etwas geändert wird, landet die Rechnung im Bearbeitungsstatus und muss am Ende aktualisiert werden, damit ein neues Rechnungsdokument erzeugt wird.

Voraussetzungen

Zugriff auf Verwaltung → Personenverwaltung
Zugriff auf Verwaltung → Anmeldung → Buchungen
Zugriff auf Verwaltung → Anmeldung → Rechnungen

Konfiguration/Vorgehen

1) Typische Workflows im Backoffice

Buchung manuell anlegen (inkl. Buchungsoptionen und Rechnung aktualisieren).
Gruppenbuchung/Sammelrechnung erstellen, indem mehrere Buchungen auf derselben (noch nicht aktualisierten) Rechnung gesammelt werden.
Änderungen (z.B. Buchungsoptionen stornieren/ergänzen) immer abschließen durch Rechnung aktualisieren.

2) Stornierung: Welche Ebene ist die richtige?

Converia unterscheidet drei Storno-Ebenen:

Rechnung stornieren: storniert alle enthaltenen Buchungen.
Buchung stornieren: storniert alle Buchungsoptionen dieser Buchung; Rechnung bleibt bestehen und muss aktualisiert werden.
Buchungsoption stornieren: Buchung bleibt gültig; Rechnung muss aktualisiert werden.

Hinweise

Nach Änderungen immer Rechnung aktualisieren: Erst dann wird ein neues Rechnungsdokument erzeugt.
Keine automatischen E-Mails bei Bearbeitungen im Backoffice: Information erfolgt bei Bedarf manuell über Buchungs-Infomail oder Rechnungs-Infomail.
Person bleibt erhalten, auch wenn Rechnung/Buchung storniert wird – die Teilnahme-Eigenschaft kann sich aber ändern (siehe Storno-Ebenen).
Eine Person kann mehreren Buchungen zugeordnet sein, etwa bei Nachbuchungen, Buchungen durch Dritte oder der Zusammenführung von Personendatensätzen im Rahmen eines Dublettenabgleichs.