Körperschaften des öffentlichen Rechts (KöR) benötigen für die Einrichtung die Servicevereinbarung, gegebenenfalls eine Vollmacht sowie die Identifizierung der gegenüber secupay auftretenden Person.
Für wen gilt dieser Artikel?
Dieser Artikel richtet sich an Körperschaften des öffentlichen Rechts (KöR), die Converia Pay für die Zahlungsabwicklung von Teilnehmergebühren einrichten möchten.
Die Einrichtung ist nur einmal für die gesamte Organisation erforderlich, sofern eine zeichnungs- oder vertretungsberechtigte Person unterzeichnet oder eine nachweislich bevollmächtigte Person handelt.
Welche Unterlagen werden benötigt?
Für die Einrichtung werden in der Regel folgende Unterlagen benötigt:
eine ausgefüllte und unterzeichnete Servicevereinbarung
bei Bedarf eine Vollmacht
gegebenenfalls ein Nachweis der Vertretungsbefugnis des Vollmachtgebers
die Identifizierung der gegenüber secupay auftretenden Person im Rahmen des KYC-Prozesses
Servicevereinbarung ausfüllen und unterzeichnen
Die Servicevereinbarung wird ausgefüllt und von einer berechtigten Person unterzeichnet.
Dabei sind insbesondere folgende Angaben relevant:
Bankverbindung: Geben Sie das Konto an, auf dem die Teilnehmergelder eingehen sollen.
Weitere Vereinbarungen: Tragen Sie dort den internen Verwendungszweck ein.
Mailadresse: Verwenden Sie die persönliche Mailadresse der Person, die Rückfragen von secupay zur Einrichtung und Identifizierung beantworten kann.
Unterschrift: Die Servicevereinbarung muss von einer zeichnungs- oder vertretungsberechtigten Person unterzeichnet werden, zum Beispiel durch eine Leitung im Einkauf, oder einer nachweislich bevollmächtigten Person.
Wann wird eine Vollmacht benötigt?
Eine Vollmacht wird benötigt, wenn nicht die zeichnungs- oder vertretungsberechtigte Person selbst handelt, sondern eine bevollmächtigte Person.
In diesem Fall wird die Vollmacht ausgefüllt und auf offiziellem Briefpapier gedruckt.
Wann ist ein Nachweis der Vertretungsbefugnis erforderlich?
Ein Nachweis der Vertretungsbefugnis des Vollmachtgebers ist nur dann erforderlich, wenn secupay nicht auf öffentliche Nachweise zurückgreifen kann.
Das kann der Fall sein, wenn keine ausreichenden öffentlichen Informationen, zum Beispiel über das Websiteimpressum, verfügbar sind.
Dann können interne Belege erforderlich sein, zum Beispiel:
Satzung
Organigramm
Geschäftsordnung
Identifizierung im KYC-Prozess
Die gegenüber secupay auftretende Person durchläuft den gesetzlich vorgeschriebenen Know-Your-Customer-Prozess, kurz KYC.
Für die Identifizierung per BankIdent deren Ausweiskopie bereithalten.
Hinweis: Die Ausweiskopie wird entsprechend nicht mit den Einrichtungsunterlagen eingereicht.
Unterlagen einreichen und Freigabe abwarten
Die kopierten beziehungsweise ausgefüllten und unterzeichneten Dokumente sowie die erforderlichen Nachweise werden an die aktuelle Converia-Ansprechperson übermittelt.
Danach prüft secupay die Unterlagen und gibt die Einrichtung frei.
Nach der Freigabe durch secupay kann die Teilnehmeranmeldung in Converia starten.
Gut zu wissen
Die Einrichtung ist nur einmal für die gesamte Körperschaft des öffentlichen Rechts erforderlich.
Die Servicevereinbarung muss von einer zeichnungs- oder vertretungsberechtigten oder nachweislich bevollmächtigten Person unterzeichnet werden.
Eine Vollmacht ist nur erforderlich, wenn eine bevollmächtigte Person handelt.
Ein Nachweis der Vertretungsbefugnis wird nur benötigt, wenn öffentliche Nachweise nicht ausreichen.
Die Ausweiskopie wird nicht eingereicht, sondern nur für BankIdent bereitgehalten.
Nach der Freigabe durch secupay kann die Teilnehmeranmeldung in Converia beginnen.