Überblick

Sobald Sie an einer Buchung oder Rechnung etwas ändern, erzeugt Converia automatisch einen Stornobeleg für die vorherige Rechnungsversion. Die neue Version bleibt zunächst im Bearbeitungsstatus und wird erst nach dem Aktualisieren als neues Rechnungsdokument erzeugt.

Voraussetzungen

Zugriff auf Verwaltung → Anmeldung → Rechnungen.

Konfiguration/Vorgehen

Bearbeitungsstatus erkennen

Eine Rechnung im Bearbeitungsstatus erkennen Sie z.B. am Aktualisieren-Symbol in der Übersicht oder am Hinweis in Buchungs-/Rechnungsdetails, dass nach Abschluss der Änderungen aktualisiert werden muss.

Einzelne Rechnung aktualisieren

Nehmen Sie alle notwendigen Änderungen vor (z.B. Adresse ändern, Buchungsoptionen ergänzen oder stornieren).
Aktualisieren Sie die Rechnung erst nach Abschluss aller Änderungen.
Beim Aktualisieren wird eine neue Version erzeugt. Die Rechnungsnummer erhält eine Versionsnummer nach dem Muster Rechnungskreiskürzel/Rechnungsnummer/Versionsnummer (Beispiel: CDC24/001/2).

Rechnungsansicht für Teilnehmende während der Bearbeitung

Befindet sich die Rechnung im Bearbeitungsstatus, sehen Teilnehmende i.d.R. den Stornobeleg der letzten Version. Alle Versionen sind im Belegarchiv im C3 abrufbar.

Rechnungen massenhaft aktualisieren

Wenn z.B. eine Korrektur an der PDF-Vorlage auch für bestehende Rechnungen gelten soll, können Sie die Aktualisierung als Massenaktion ausführen:

In der Rechnungsübersicht nach den betreffenden Rechnungen filtern (optional).
Über Auswahloptionen alle relevanten Rechnungen auswählen (sichtbare oder alle).
Aktion ausführen → Aktualisieren.

Hinweise

Dokumentieren Sie Änderungsgründe möglichst über die Kommentarfunktion, um die Nachvollziehbarkeit zu erhöhen.
Alle Rechnungsversionen und Stornobelege sind im Belegarchiv in den Rechnungsdetails einsehbar.