Überblick
Der Dokumentenexport eignet sich, wenn Rechnungen gesammelt als PDF benötigt werden, z.B. für Prüfung, Bereitstellung oder Archivierung. Sie können entweder den aktuellen Rechnungsstand oder alle vorhandenen Rechnungsversionen exportieren.
Voraussetzungen
Zugriff auf Verwaltung → Anmeldung → Rechnungen
Optional: Zeitraum oder Nummernbereich für die Auswahl der Rechnungen
Konfiguration / Vorgehen
Öffnen Sie Verwaltung → Anmeldung → Rechnungen.
Setzen Sie bei Bedarf einen Filter (z.B. Buchungsstatus, Zahlungsstatus, Zahlungsmethode)
Legen Sie optional unter Datumsbezug einen Zeitraum fest.
Wählen Sie bei Datumsbezug die passende Logik:
Anlage für neu angelegte Rechnungen im gewählten Zeitraum
Anlage/Änderung für geänderte und stornierte Rechnungen im gewählten Zeitraum
Alternativ oder zusätzlich wählen Sie die gewünschten Rechnungen über den Rechnungsnummernbereich aus.
Nutzen Sie Auswahloptionen → Alle anwählen, um alle gefilterten Datensätze zu markieren, oder wählen Sie nur die Rechnungen aus, die exportiert werden sollen.
Öffnen Sie Aktionen ausführen.
Wählen Sie die passende Exportart:
Export erzeugen für die letzte Version der Rechnung
Export mit allen Versionen erzeugen für alle vorhandenen Versionen
Bestätigen Sie den Export.
Wenn Sie Export mit allen Versionen erzeugen zusammen mit einem Datumsbezug verwenden, beantworten Sie die Abschlussabfrage:
Ja, wenn nur Versionen aus dem gewählten Zeitraum benötigt werden
Nein, alle Versionen, wenn auch Versionen außerhalb des Zeitraums enthalten sein sollen
Wechseln Sie über den Export-Button zur Ansicht der erzeugten Datei-Exporte (ZIP).
Laden Sie die erzeugte(n) ZIP-Datei(en) herunter.
Anwendungsfälle
Rechnungen vor der Veranstaltung gesammelt prüfen
Rechnungen gesammelt bereitstellen oder versenden
Rechnungsversionen nach der Veranstaltung archivieren
Hinweise
Für Verzeichnis- und Dateinamen von Rechnungsexporten kann veranstaltungs- oder installationsweit ein Benennungsmuster definiert werden.
Sie können entweder nur den aktuellen Rechnungsstand oder alle vorhandenen Versionen exportieren.