Überblick
Beim Einrichten einer neuen Veranstaltung legen Sie zunächst die Veranstaltung an und konfigurieren die benötigten Grundeinstellungen. Anschließend sollten Sie die übernommenen oder neu eingerichteten Inhalte und Funktionen prüfen.
Welche Prüfschritte erforderlich sind, hängt davon ab, welche Bereiche Sie für Ihre Veranstaltung verwenden. Dazu können insbesondere die Webseite (CMS), Dokumente, die Beitragseinreichung und die Anmeldung gehören.
Die folgenden Schritte dienen als Einstieg und führen Sie zu den jeweils passenden Detailartikeln.
Voraussetzungen
Sie benötigen Zugriff auf Administration → Alle Konferenzen → Konferenz erstellen oder die entsprechende Berechtigung zum Anlegen von Veranstaltungen für Ihre Organisation.
Auf der Converia Express-Installation übernimmt das Converia-Team die Anlage der Veranstaltung in Abstimmung mit den Organisator:innen, wenn diese keine Berechtigung zum Anlegen eigener Veranstaltungen haben.
Konfiguration / Vorgehen
1) Veranstaltung anlegen und Grundeinstellungen prüfen
Erstellen Sie die neue Veranstaltung und legen Sie die erforderlichen Basisdaten und Sprachen fest.
Entscheiden Sie beim Anlegen, ob Daten aus einer bestehenden Veranstaltung übernommen werden sollen.
Prüfen Sie anschließend die zentralen Grundeinstellungen der neuen Veranstaltung.
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2) Übernommene Inhalte und Dokumente prüfen
Wenn Sie Inhalte aus einer bestehenden Veranstaltung übernommen haben, kontrollieren Sie diese für die neue Veranstaltung.
Prüfen Sie die übernommenen Inhalte der Webseite im CMS.
Kontrollieren Sie die verwendeten PDF-Vorlagen.
Prüfen Sie die Buchungsbestätigung und die Rechnung.
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3) Beitragseinreichung prüfen
Wenn Sie für Ihre Veranstaltung die Beitragseinreichung verwenden, kontrollieren Sie deren Konfiguration vor der Veröffentlichung.
Prüfen Sie die grundlegenden Einstellungen der Beitragseinreichung.
Kontrollieren Sie die Einstellungen für die Abstract-Einreichung.
Prüfen Sie die Themengebiete.
Prüfen Sie die verfügbaren Präsentationsformen.
Testen Sie anschließend den vollständigen Einreichungsprozess.
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4) Anmeldung prüfen
Wenn Sie für Ihre Veranstaltung die Anmeldung verwenden, prüfen Sie deren Konfiguration und testen Sie den Anmeldeprozess.
Kontrollieren Sie Angebote, Preisgruppen und Anmeldezeiträume.
Testen Sie anschließend die Anmeldung vor dem Livegang.
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Hinweise
Nicht alle beschriebenen Bereiche müssen für jede Veranstaltung relevant sein. Prüfen Sie insbesondere die Funktionen, die Sie für Ihre Veranstaltung tatsächlich verwenden.
Wenn Sie eine bestehende Veranstaltung als Vorlage verwenden, sollten Sie übernommene Einstellungen und Inhalte gezielt für die neue Veranstaltung kontrollieren.
Testen Sie öffentlich verwendete Prozesse wie die Beitragseinreichung oder Anmeldung, bevor Sie diese veröffentlichen.