Überblick
Wenn eine Veranstaltung kostenfrei ist und keine zusätzlichen kostenpflichtigen Angebote enthält, müssen Teilnehmende keine Rechnung erhalten. In Converia können Sie Rechnungen dafür im Frontend unterdrücken, während die Rechnungsfunktion im Backend/Backoffice grundsätzlich weiterhin verfügbar bleibt.
Voraussetzungen
Zugriff auf Konfiguration → Anmeldung → Konfiguration
Konfiguration / Vorgehen
A) Veranstaltung ist komplett kostenfrei (keine kostenpflichtigen Angebote)
Öffnen Sie Konfiguration → Anmeldung → Konfiguration.
Wechseln Sie zum Reiter Rechnungen.
Setzen Sie Rechnung im Frontend unterdrücken auf Ja.
Speichern Sie die Änderung.
B) Kostenfrei, aber es sollen ggf. Storno-/Bearbeitungsgebühren möglich sein
In diesem Fall sollten Sie nicht mit unterdrückten Rechnungen arbeiten.
Öffnen Sie Konfiguration → Anmeldung → Konfiguration.
Wechseln Sie zum Reiter Rechnungen.
Stellen Sie sicher, dass Angebotspakete mit Preis 0: Anzeigen ausgewählt ist.
Speichern Sie die Änderung.
Hinweise
Wenn Rechnungen im Frontend unterdrückt sind, erhält die buchende Person keine Rechnung im letzten Schritt der Anmeldung und kann im C3 – Belegarchiv keine Rechnung abrufen.
Es wird keine automatische Rechnungsmail nach Abschluss der Buchung versendet.
Die Rechnungs-Infomail enthält dann nur einen Link zur Buchungsbestätigung (nicht zur Rechnung). Passen Sie den Text vor dem Versand ggf. an.
Die Unterdrückung ist eine Frontend-Deaktivierung: Im Backend/Backoffice bleibt die Rechnungsfunktion aktiv und kann bei Bedarf weiterhin genutzt werden.
Beim Aufruf von Rechnungslinks erscheint die Meldung „This invoice document is blocked.“, außer Sie sind parallel im Backoffice eingeloggt.
Wenn Sie später wieder auf Rechnung im Frontend unterdrücken: Nein umstellen, können auch bereits eingebuchte Personen Rechnungen nachträglich abrufen – ohne dass dafür automatisch nachträgliche Mails versendet werden.
FAQs
Erhalten Teilnehmende noch Rechnungen, wenn ich „Rechnung im Frontend unterdrücken“ aktiviere?
Nein. Rechnungen werden im Frontend nicht angezeigt und nicht automatisch per Rechnungsmail versendet.
Ist die Rechnungsfunktion damit komplett deaktiviert?
Nein. Die Unterdrückung betrifft nur das Frontend; im Backend/Backoffice bleibt die Rechnungsfunktion grundsätzlich aktiv.
Was muss ich beachten, wenn die Veranstaltung kostenfrei ist, aber Gebühren (z.B. Storno) anfallen können?
Dann sollten Sie Rechnungen nicht unterdrücken und stattdessen in der Rechnungskonfiguration Angebotspakete mit Preis 0: Anzeigen auswählen, damit keine „leeren“ Rechnungen versendet werden.