Überblick
Bei Converia Pay werden Überweisungen automatisch einer Rechnung zugeordnet. Die Zuordnung erfolgt über die einmalige TA-Nummer der jeweiligen Rechnung. Damit eine Zahlung korrekt verbucht werden kann, müssen Verwendungszweck (TA-Nummer) und Zahlungsbetrag exakt mit der Rechnung übereinstimmen. Ist eine Zahlung nicht eindeutig zuordenbar, wird sie zurückgesendet und die Rechnung bleibt unbezahlt.
Voraussetzungen
Ihre Veranstaltung nutzt Converia Pay.
Ihre Teilnehmenden erhalten Rechnungen mit TA-Nummer (relevant für den Verwendungszweck).
Konfiguration / Vorgehen
Weisen Sie Teilnehmende darauf hin, dass sie die Überweisungsinformationen von der Rechnung verwenden sollen: Empfängername, IBAN, BIC.
Weisen Sie Teilnehmende darauf hin, dass der Zahlungsbetrag exakt dem Rechnungsbetrag entsprechen muss.
Betonen Sie, dass der Verwendungszweck exakt übernommen werden muss – entscheidend ist die TA-Nummer im Feld „Verwendung“, z.B. „[TA123456789]“.
Empfehlen Sie die Nutzung des QR-Codes zur Zahlung, damit Betrag und Verwendungszweck korrekt übernommen werden.
Best Practice zur Vermeidung von Fehlzuordnungen
Kommunizieren Sie als Idealfall: Eine Rechnung = eine Zahlung.
Vermeiden Sie Konstellationen, die die Zuordnung erschweren oder verhindern:
Gruppenbuchungen, bei denen mehrere Personen separat für dieselbe Rechnung zahlen
Teilzahlungen durch unterschiedliche Zahlende (z.B. Arbeitgeber zahlt einen Teilbetrag, Teilnehmende den Rest)
Hinweise
Wichtig für Ihre Kommunikation: Wenn TA-Nummer oder Betrag nicht exakt stimmen, kann die Zahlung nicht verbucht werden. Die Rechnung gilt dann weiterhin als unbezahlt.
Zahlungen, die nicht eindeutig zuordenbar sind, werden zurückgesendet.
FAQs
Was soll ich Teilnehmenden sagen, damit die Überweisung sicher verbucht wird?
Dass sie den Verwendungszweck exakt wie auf der Rechnung übernehmen müssen (inkl. TA-Nummer) und den Betrag exakt in Rechnungshöhe überweisen sollen.
Warum sollen Gruppen- oder Sammelkonstellationen vermieden werden?
Weil die automatische Zuordnung auf einer eindeutigen Kombination aus TA-Nummer und Betrag basiert. Wenn mehrere Personen für dieselbe Rechnung zahlen oder Zahlungen aufgeteilt werden, ist die Verbuchung nicht zuverlässig möglich.
Was passiert, wenn ein Teilnehmender die TA-Nummer falsch angibt oder einen anderen Betrag überweist?
Die Zahlung kann nicht verbucht werden, wird zurückgesendet und die Rechnung bleibt unbezahlt.
Kann ein Arbeitgeber einen Teilbetrag zahlen und der Rest kommt von den Teilnehmenden?
Diese Fälle sollten nicht zugelassen werden, da dadurch in der Regel keine eindeutige Zuordnung möglich ist.