Überblick
Die Zahlung an die Veranstalter-IBAN erfolgt nicht über den vorgesehenen Zahlungsweg (secupay) und ist damit systemseitig ein Fehlerfall. Dadurch kann Converia die Zahlung nicht automatisch zuordnen – eine manuelle Klärung ist erforderlich.
Für die Korrektur stehen drei Vorgehensweisen zur Verfügung. Empfohlen ist die Rückabwicklung und Neuzahlung, da dies den regulären Prozess wiederherstellt und spätere Komplikationen minimiert.
Voraussetzungen
Sie haben Zugriff auf das Konto des Veranstalters (für Rücküberweisung/Weiterleitung).
Sie können die Zahlung eindeutig einer TA-Nummer zuordnen (z.B. über Verwendungszweck, Betrag, Name).
Zugriff im Backoffice auf Verwaltung → Anmeldung → Rechnungen
Konfiguration / Vorgehen
Prüfen Sie den Zahlungseingang auf dem Konto des Veranstalters und dokumentieren Sie Betrag, Datum und Absender.
Klären Sie die Zuordnung zur TA-Nummer, falls sie nicht eindeutig aus dem Verwendungszweck hervorgeht.
Wählen Sie die passende Korrektur-Option:
Option 1: Rückabwicklung und Neuzahlung (empfohlen)
Erstatten Sie den Betrag an den Absender zurück.
Bitten Sie die zahlende Person, die Teilnahmegebühr erneut korrekt zu zahlen: an die auf der Rechnung angegebene IBAN (secupay).
Stellen Sie sicher, dass bei der erneuten Zahlung der vollständige Verwendungszweck inkl. TA-Nummer angegeben wird.
Vorteil: Dies ist der transparenteste und systemkonforme Weg und verhindert spätere Komplikationen bei Umbuchungen oder Rückerstattungen.
Option 2: Manuelle Weiterleitung an secupay
Überweisen Sie den fehlüberwiesenen Betrag selbst an secupay weiter.
Geben Sie dabei unbedingt die passende TA-Nummer an, damit die Zahlung korrekt zugeordnet werden kann.
Option 3: Manueller Eintrag in Converia
Erfassen Sie die Zahlung manuell in Converia und hinterlegen Sie sie an der Rechnung.
Nutzen Sie dafür den Artikel: Zahlung manuell erfassen und an Rechnung hinterlegen.
Hinweise
Fehlüberweisungen an die Veranstalter-IBAN sollten nach Möglichkeit immer über Option 1 korrigiert werden, um den regulären Zahlungsprozess wiederherzustellen.
Bei Option 2 und 3 kann ein späterer Erstattungsprozess deutlich aufwendiger sein:
Da in diesem Fall weder Converia noch secupay die Bankdaten der Teilnehmenden vorliegen, müssten mögliche Rückzahlungen direkt über das Konto des Veranstalters abgewickelt werden.
FAQs
Warum ist die Zahlung an die Veranstalter-IBAN ein Problem?
Weil sie außerhalb des vorgesehenen Zahlungswegs (secupay) eingeht und Converia sie deshalb nicht automatisch der Rechnung/TA zuordnen kann.
Was muss bei der erneuten Zahlung (Option 1) beachtet werden?
Die Zahlung muss an secupay erfolgen und der vollständige Verwendungszweck inkl. TA-Nummer muss angegeben werden.
Warum sind Rückerstattungen bei Option 2 und 3 schwieriger?
Weil bei diesen Optionen keine Bankdaten der Teilnehmenden bei Converia/secupay vorliegen und Rückzahlungen daher über das Konto des Veranstalters erfolgen müssten.