Überblick
Nach Reverse-Charge-Buchungen im Frontend müssen Rechnungen im Backoffice geprüft und freigegeben werden. Converia unterstützt dabei mit Verifikationslisten, Massenaktionen (unter Bedingungen) und einer Onlineprüfung für EU-Rechnungen.
Voraussetzungen
Reverse Charge ist für die Konferenz aktiviert und es liegen zu prüfende Rechnungen vor.
Zugriff auf Verwaltung → Anmeldung → Rechnungen
Konfiguration / Vorgehen
Prüfen Sie den Hinweis im Dashboard: Es wird angezeigt, wenn eine Rechnungsprüfung notwendig ist (roter Hinweis in der Teilnehmenden-Box).
Öffnen Sie den Verifikationsmodus: Über das Dashboard gelangen Sie direkt auf die gefilterte Rechnungsliste im Verifikationsmodus (auch über die Rechnungsliste erreichbar, sofern zu prüfende Rechnungen vorliegen).
Nutzen Sie bei Bedarf die Massenaktion „Rechnung verifizieren – Freigabe-E-Mail senden“:
Markieren Sie die gewünschten Rechnungen.
Wählen Sie „Rechnung verifizieren – Freigabe-E-Mail senden“.
Führen Sie die Aktion aus.
Beachten Sie die Einschränkung der Massenaktion: Sie ist ausschließlich für Rechnungen aus Drittländern möglich, die bereits einen Nachweis der Unternehmereigenschaft eingebracht haben. EU-Rechnungen müssen in den Rechnungsdetails im Bereich Rechnungsprüfung geprüft und verifiziert werden.
Führen Sie für EU-Rechnungen die Rechnungsprüfung in den Rechnungsdetails durch: Onlineprüfung von Umsatzsteuernummer, Land und Firmenanschrift; das Ergebnis wird farblich markiert und als Hinweis ausgegeben.
Filtern Sie weiterhin offene Fälle: Rechnungen, die nicht freigegeben werden, können über den passenden Filter weiterhin nach Rechnungsprüfung gefiltert werden (Einzelfälle ändern und Teilnehmende informieren).
Wenn Sie eine Rechnung manuell im Backoffice anlegen, beachten Sie zusätzlich:
Aktivieren Sie die Checkbox „Umsatzsteuerlast umkehrbar“.
Erfassen Sie alle relevanten Rechnungsadressinformationen (Firma, USt-IdNr., Land), damit das System entscheiden kann, ob Umsatzsteuerlastumkehr vorliegt.
Beim Setzen der Checkbox erfolgt Prüfung und Freigabe im Hintergrund; nur wenn der externe Validierungsservice nicht verfügbar ist, wird die Rechnung als gesperrt markiert.
Beachten Sie die Auswirkungen von Rechnungsbearbeitung: Jede Adressänderung oder das Setzen/Entfernen von „Umsatzsteuerlast umkehrbar“ führt zu einer Neuevaluierung inkl. möglicher Änderung von umsatzsteuerrelevanten Paketen und der Rechnungssumme; eine Meldung weist auf die Änderung und die Pflicht zur manuellen Prüfung hin.
Berücksichtigen Sie Paketbuchungen im Backoffice: Beim Bearbeiten/Hinzufügen neuer Pakete werden (sofern keine manuelle Preis-/Steuereingabe erfolgt) die aktuell geltenden Umsatzsteuerlasteinstellungen der Rechnung berücksichtigt.
Prüfen Sie das Rechnungsdokument: Für Reverse-Charge-Pakete werden Beträge ohne Umsatzsteuer ausgegeben – mit einem im Backoffice bearbeitbaren Hinweis zur Umkehr der Umsatzsteuerlast.
Hinweise
Achtung: Die Freigabe der Rechnung liegt im Verantwortungsbereich des Veranstalters. Converia kann keine rechtsverbindliche Aussage über die Richtigkeit machen.