Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) benötigen für die Einrichtung verschiedene Unternehmensnachweise, das Formular „Wirtschaftlich Berechtigte“, die Servicevereinbarung und die Identifizierung der gegenüber secupay auftretenden Person.
Für wen gilt dieser Artikel?
Dieser Artikel richtet sich an Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH), die Converia Pay für die Zahlungsabwicklung von Teilnehmergebühren nutzen möchten.
Die Einrichtung ist nur einmal für die gesamte Organisation erforderlich, sofern eine zeichnungs- oder vertretungsberechtigte Person unterzeichnet.
Welche Unterlagen werden benötigt?
Für die Einrichtung einer GmbH werden folgende Dokumente und Nachweise benötigt:
Gesellschafterliste
aktueller Handelsregisterauszug
gegebenenfalls aktueller Transparenzregisterauszug
Formular „Wirtschaftlich Berechtigte“
ausgefüllte und unterzeichnete Servicevereinbarung
Identifizierung der gegenüber secupay auftretenden Person im Rahmen des KYC-Prozesses
Dokumentkopien vorbereiten
Für die Einrichtung werden zunächst die erforderlichen Unternehmensdokumente kopiert.
Dazu gehören:
die Gesellschafterliste
ein aktueller Handelsregisterauszug
gegebenenfalls ein aktueller Transparenzregisterauszug
Diese Unterlagen dienen secupay zur Prüfung der Organisation und der relevanten Beteiligungs- und Vertretungsverhältnisse.
Formular „Wirtschaftlich Berechtigte“ ausfüllen
Das Formular „Wirtschaftlich Berechtigte“ wird ausgefüllt und unterzeichnet.
Es dient dazu, die wirtschaftlich berechtigten Personen der GmbH im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Identifizierungsprozesses zu erfassen.
Servicevereinbarung ausfüllen und unterzeichnen
Die Servicevereinbarung wird ausgefüllt und von einer zeichnungs- oder vertretungsberechtigten Person unterzeichnet.
Dabei sind insbesondere folgende Angaben wichtig:
Bankverbindung: Geben Sie das Konto an, auf dem die Teilnehmergelder eingehen sollen.
Weitere Vereinbarungen: Tragen Sie dort den internen Verwendungszweck ein.
Mailadresse: Verwenden Sie die persönliche Mailadresse der Person, die Rückfragen von secupay zur Einrichtung und Identifizierung beantworten kann.
Unterschrift: Die Servicevereinbarung muss von einer zeichnungs- oder vertretungsberechtigten Person unterzeichnet werden, zum Beispiel durch eine Leitung im Einkauf.
Identifizierung im KYC-Prozess
Die gegenüber secupay auftretende Person durchläuft den gesetzlich vorgeschriebenen Know-Your-Customer-Prozess, kurz KYC.
Für die Identifizierung per BankIdent deren Ausweiskopie bereithalten.
Hinweis: Die Ausweiskopie wird entsprechend nicht mit den Einrichtungsunterlagen eingereicht.
Unterlagen einreichen und Freigabe abwarten
Die kopierten beziehungsweise ausgefüllten und unterzeichneten Dokumente sowie die erforderlichen Nachweise werden an die aktuelle Converia-Ansprechperson übermittelt.
Nach der Prüfung und Freigabe durch secupay kann die Teilnehmeranmeldung in Converia starten.
Gut zu wissen
Für GmbHs werden Unternehmensnachweise wie Gesellschafterliste und Handelsregisterauszug benötigt.
Ein Transparenzregisterauszug ist nur gegebenenfalls erforderlich.
Das Formular „Wirtschaftlich Berechtigte“ muss ausgefüllt und unterzeichnet werden.
Die Servicevereinbarung wird von einer zeichnungs- oder vertretungsberechtigten Person unterzeichnet.
Die Ausweiskopie wird nur für BankIdent bereitgehalten und nicht mit den Unterlagen eingereicht.
Nach der Freigabe durch secupay kann Converia Pay für die Teilnehmeranmeldung genutzt werden.