Converia unterstützt Veranstalter bei der Zahlungsabwicklung, Rechnungsstellung und buchhalterischen Weiterverarbeitung von Teilnahmegebühren. Zahlungen können entweder eigenständig durch den Veranstalter verwaltet oder über den optionalen Service Converia Pay abgewickelt werden.
Muss ich Converia Pay nutzen?
Nein. Converia Pay ist optional.
Veranstalter können Zahlungen eigenständig auf ihrem eigenen Konto verwalten. In diesem Fall werden die eigenen Kontodaten auf den Rechnungen ausgegeben, und der Zahlungsabgleich erfolgt manuell.
Dabei entstehen keine zusätzlichen Gebühren für Converia Pay.
Zusätzlich verfügt Converia über Schnittstellen zu etablierten Kreditkartenanbietern und zu PayPal. Alternativ kann Converia Pay auf Wunsch den gesamten Zahlungsprozess übernehmen.
Wie funktioniert Converia Pay?
Converia Pay läuft über einen BaFin-regulierten Zahlungsdienstleister.
Die eingenommenen Gelder werden treuhänderisch verwaltet. Sie sind insolvenzgeschützt und stehen jederzeit im Eigentum des Veranstalters.
Converia Pay umfasst:
treuhänderische Verwaltung der Gelder
automatische Zahlungsabwicklung
automatischen Zahlungsabgleich
automatische Rückerstattung bei Stornierung durch das Converia-Team
monatliche Auszahlung der eingenommenen Gelder
Was kostet Converia Pay?
Für Converia Pay fallen zusätzliche Gebühren zur Software-Gebühr an.
Die Gebühren betragen:
2,95 % der Transaktionssumme bei Überweisung
3,45 % der Transaktionssumme bei Kreditkarten- und Onlinezahlungen
Diese Gebühren gelten zusätzlich zur regulären Software-Gebühr.
Sind eingenommene Gelder bei Converia Pay sicher?
Ja. Die Gelder liegen treuhänderisch bei einem BaFin-regulierten Partner.
Das bedeutet:
Die Gelder sind insolvenzgeschützt.
Die Gelder stehen jederzeit im Eigentum der veranstaltenden Einrichtung.
Es ist kein neues Bankkonto erforderlich.
Ausschüttungen können auf bestehende Universitätskonten erfolgen.
Ausschüttungen können mit Verwendungszweck wie Kostenstelle oder Fondsnummer erfolgen.
Das ist besonders relevant für Universitäten, öffentliche Einrichtungen und Organisationen mit bestehenden Finanzprozessen.
Unterstützt Converia E-Rechnungen?
Ja. Converia unterstützt elektronische Rechnungsformate, die zunehmend für B2B-Rechnungen vorgeschrieben sind.
Dazu gehören:
XRechnung
ZUGFeRD
Peppol
Hinweis: Die Anbindung an das Peppol-Netzwerk ist verfügbar. Die Verfügbarkeit ist für das zweite Halbjahr 2026 vorgesehen.
Bietet Converia Schnittstellen zu DATEV, SAP und anderen ERP-Systemen?
Ja. Converia bietet buchhalterische Exporte und Schnittstellen für die Weiterverarbeitung in ERP- und Buchhaltungssystemen.
Unterstützt werden unter anderem:
DATEV
SAP R/3
SAP S/4HANA Cloud
andere ERP-Systeme
Converia kann buchhalterische Daten auf Positionsebene exportieren. Die Exporte können in verschiedenen Formaten bereitgestellt werden:
CSV
Excel
XML
Dabei können voreingestellte Sachkonten, Steuersätze und Auftragszuordnungen berücksichtigt werden. Für SAP S/4HANA Cloud ist eine direkte API-Anbindung über spezialisierte Partner verfügbar.
In welchen Währungen kann ich Teilnahmegebühren einnehmen?
Im Rahmen von Converia Pay können Teilnahmegebühren derzeit in Euro vereinnahmt werden.
Alternativ können eigene Zahlungsdienstleister angebunden werden, zum Beispiel PayPal Business. In diesem Fall können auch Fremdwährungen auf eigenen Konten verarbeitet werden, zum Beispiel:
USD
CHF
Die Unterstützung weiterer Währungen innerhalb von Converia Pay ist geplant.
Gut zu wissen
Converia Pay ist optional; Veranstalter können Zahlungen auch selbst verwalten.
Bei eigener Zahlungsverwaltung werden die eigenen Kontodaten auf Rechnungen ausgegeben.
Converia Pay arbeitet mit einem BaFin-regulierten Zahlungsdienstleister.
Gelder werden treuhänderisch verwaltet und bleiben Eigentum des Veranstalters.
Converia Pay unterstützt automatischen Zahlungsabgleich und Rückerstattungen bei Stornierung.
Converia unterstützt E-Rechnungen wie XRechnung, ZUGFeRD und Peppol.
Buchhalterische Exporte sind auf Positionsebene möglich.
Teilnahmegebühren über Converia Pay werden derzeit in Euro vereinnahmt; Fremdwährungen können über eigene Zahlungsdienstleister verarbeitet werden.