Überblick
Wenn eine Person absagt, muss in Converia die Rechnung storniert werden – es reicht nicht aus, nur die zugehörige Buchung zu stornieren. Die Stornierung erfolgt in den Rechnungsdetails im Tab Stornieren. Abschließend müssen Sie die Rechnung aktualisieren, damit der Vorgang abgeschlossen und ein neues Rechnungsdokument erzeugt wird.
Voraussetzungen
Zugriff auf Verwaltung → Anmeldung → Rechnungen
Stornomodalitäten sind konfiguriert, wenn Gebühren automatisiert/regelbasiert gezogen werden sollen.
Konfiguration / Vorgehen
Öffnen Sie Verwaltung → Anmeldung → Rechnungen.
Öffnen Sie die Rechnung, die storniert werden soll (Rechnungsdetails).
Wechseln Sie in den Tab Stornieren.
Legen Sie die Stornierungsgebühr fest (gemäß Konfiguration oder individuell).
Dokumentieren Sie Abweichungen bei Bedarf per Kommentar.
Schließen Sie den Vorgang ab, indem Sie die Rechnung aktualisieren (erst dadurch wird ein neues Rechnungsdokument erstellt).
Optional: Informieren Sie Beteiligte manuell über die Änderung (es werden keine automatischen E-Mails durch Backend-Bearbeitungen ausgelöst).
An die eingebuchte Person: Buchungs-Infomail (Tab in den Buchungsdetails)
An die/den Rechnungsempfänger:in: Rechnungs-Infomail (Tab in den Rechnungsdetails)
Hinweise
Bei Absagen muss immer die Rechnung storniert werden – eine reine Buchungsstornierung ist nicht ausreichend.
Nutzen Sie Kommentare, um Abweichungen und Entscheidungen (z.B. Kulanz) für andere Backoffice-Bearbeiter:innen nachvollziehbar zu dokumentieren.
Converia-Pay-Kund:innen: Rückerstattungen erfolgen nicht automatisch. Geben Sie den Vorgang spätestens nach der Bearbeitung an den Converia-Pay-Service ab (Kontakt: [email protected]).
FAQs
Warum reicht es nicht, nur die Buchung zu stornieren?
Weil im Absagefall die Rechnung storniert werden muss; andernfalls ist der Vorgang nicht vollständig erledigt.
Wann ist die Stornierung „fertig“?
Erst nachdem Sie die Rechnung aktualisiert haben. Dadurch wird der Bearbeitungsvorgang abgeschlossen und ein neues Rechnungsdokument erstellt.
Werden E-Mails automatisch verschickt, wenn ich im Backend storniere?
Nein. Backoffice-Bearbeitungen lösen keine automatischen Mails aus. Nutzen Sie bei Bedarf Buchungs-Infomail oder Rechnungs-Infomail.
Was muss ich bei Rückerstattungen im Ticketing beachten?
Rückerstattungen erfolgen nicht automatisch. Übergeben Sie den Fall nach der Bearbeitung an den Converia-Pay-Service und geben Sie u.a. Veranstaltungsname, Rechnungs-/Buchungsnummer und Erstattungssumme an.